【採用担当者必見】採用管理の効率化を図るならツールの導入がおすすめ!

多くの求職者が応募してきても、採用担当者が情報を正しく管理できなければ、重大な機会損失になってしまいます。そのため、企業の採用活動では、いかに採用業務を正確かつ効率的に行うかが最大の課題です。

そこで役にツールが「採用管理システム」です。事実、システムを導入した多くの企業が採用活動を有利に進めています。ここでは、採用管理システムを導入する上で、採用担当者が知っておきたい必須の知識を紹介します。

 

採用管理をするならツールを導入しよう

 

採用活動においては、応募者情報やスケジュールなど、多くの情報を管理する必要があります。以下では、そのような情報管理に役立つ採用管理システムの基礎知識を解説します。

採用管理システムとは?

「選考の各段階における情報やスケジュールをどのように管理するか」という、採用担当者の悩みを解決する便利なツールが「採用管理システム」です。業界では、英語の頭文字を取って「ATS(Applicant Tracking System)」といわれます。

採用管理システムを導入すると、それまで表計算ソフト等で管理していた応募者の個人情報や選考段階の進捗状況、説明会・面接等の日程、内定者情報などが、システムで一元管理できるようになるため、業務の効率化を実現できます。

採用管理システムには、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。オンプレミス型はソフトをダウンロードして利用する従来型のシステムで、クラウド型はクラウド上にデータを保存するタイプのシステムです。

 

採用管理システムの主な機能

採用管理システムには、以下のような機能が採用担当者の業務を助けます。

採用管理システム

・求人管理:

企業が複数の求人サイトに求人を出すことは珍しくありません。そのような求人を一括して管理するのが求人管理機能です。

・情報管理:

採用活動では、履歴書や職務経歴書など、応募者の個人情報を扱うことになります。これらの情報をシステム上で一元管理することができます。

・選考管理:

選考段階における、複数の応募者の進捗状況や評価をまとめて管理する機能です。

・内定者管理: 

内定者フォローや業務連絡等で必要になる内定者情報を管理する機能です。

採用管理ツールを導入するメリット

 

採用管理ツールを導入することで、企業や採用担当者にとってさまざまなメリットがあります。

最も大きなメリットが、採用活動を効率的に行うことができるようになる点です。従来、採用活動で得られた情報は、採用担当者が書類等から表計算ソフトに手打ちで入力していました。

しかし、手打ちには膨大な時間がかかる上、入力ミスなどのリスクもあります。

採用管理ツールを利用することで、求職者の応募と同時に情報がシステム上に保存されるようになるため、入力の手間が省けます。

また、応募者にスムーズな対応ができる点も大きなメリットです。

従来のやり方では、応募者一人ひとりにメールを作成し、送信していました。

しかし、採用管理ツールには、メールの自動送信機能が備わっているため、状況に合わせた文面のメールを設定しておくことで、手間をかけずに迅速に対応ができるようになります。この方法であれば、メールの返信漏れ等のトラブルも起こらないため安心です。

さらに、選考状況を可視化でき、情報を一目で把握できるという利点もあります。応募者一人ひとりに膨大な情報量があるため、表計算ソフトでは情報の検索に手間がかかります。

そのため、システム上に情報を整理して保存できることは、採用担当者の負担を大きく減らすことに繋がります。

 

採用管理ツールを導入する際のポイント

採用管理ツールは、一度に多くの応募者を選考するときほど効果を発揮します。

対して、毎年少数しか採用しない場合や、中途採用などで時期を変更して採用する場合は、システムの効用より導入コストが割高になる可能性があります。

ツールが必要な企業規模かどうかは、十分に検討すべきポイントです。

採用管理ツールの使いやすさも重要です。ツールには多くの製品があり、それぞれで使い勝手やレイアウト、利用できる機能が異なります。導入したシステムが使いづらく、管理が煩雑になってしまっては本末転倒です。

また、使い勝手の良さは求職者にとっても大切です。採用管理ツールでは、求人ページの編集や公開を行います。ツールで作成できる求人ページのレイアウトやデザイン、表示速度は、求職者にとっては大事な企業評価のポイントになります。昨今では、スマートフォン(以下、スマホ)対応のWEBページが当たり前になっています。スマホ非対応のページでは、応募者のアクセスは望めません。

注意
新卒者の若者や中途採用者、シニア世代など、各世代によっても好まれるデザインや使い勝手は変わります。ターゲットに合わせた求人ページが作成できるツールを選ぶことが大切です。

当社では、新卒採用に最適なLINEを活用した採用管理ツールをご案内致します。LINEは今や10代・20代の若年層にとって、無くてはならないツールです。

LINEで採用活動を行うことで、求職者に親しみを感じてもらうことができ、応募や選考への参加のハードルを下げることができます。

新卒者の採用活動に優れたLINEを使った採用管理ツールなら、当社の「next≫」をご利用ください。

 

まとめ

採用管理ツールの導入には、企業規模や採用予定人数、システムの使い勝手、ターゲットの年齢層など、複数の検討すべきポイントがあります。自社に最適なツールを導入し、採用活動を有利に進めましょう。

 

 

 

 

 

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