新卒採用において応募者からの問い合わせメール管理する方法とは?

採用に関する新卒者の方からの問い合わせメールは多く、返信や管理の仕方に困っている採用担当者の方は多いのではないでしょうか。今回は、新卒採用において応募者から問い合わせメールの返信で採用担当者が気をつけたいポイントと、手軽にメールを管理する方法をご紹介します。

新卒からよく来る問い合わせメール

新卒採用をしていると学生からメールでよく来るものが、「新卒の求人募集はしていますか?」という問い合わせです。

他にも、会社説明会や就活イベントに関する「開催要項を知りたい」という問い合わせや、求人票の書き方についての問い合わせメールが来ることも。新卒採用の問い合わせメールには、さまざまな学生側の不安から質問が多く寄せられていることが分かりますね。

問い合わせメールを返信する際のポイント

学生からの問い合わせメールに返信する場合、何よりも気をつけなければならないのは採用担当者として会社の顔になっている自覚を持つことです。

学生は、採用担当者をその企業の顔として見ます。採用担当者であるあなたは会社のブランディングを担う大切な存在です。

その際に気をつけるべきポイントは2つあります。

 

POINT

・24時間以内に返信をするということ。

返信時間や内容がずぼらになってしまうと、学生からの印象を悪くしてしまいます。また、内定が決まった後も気が抜けません。返信が遅いと会社への不信感につながり、内定辞退となってしまう可能性をあります。

・ビジネスマナーを大切にする

学生だからといってビジネスマナーをおざなりにしていいわけではありません。

きっちりしている学生ほど、社会的マナーに細かい配慮を配っています。

会社のブランディングのためにも問い合わせメールに対して宛名→名乗り挨拶→要件→結びの挨拶→著名といった一連のビジネスマナーを行いましょう。

新卒の問い合わせメールに対しては真摯に対応し、自社へ興味を持ってもらうように努めましょう。

学生からの問い合わせメール管理ができないとどうなる?

 学生からの採用に関する問い合わせメールが多くなると、メール管理に見落としが出てしまうこともあるのではないでしょうか。問い合わせメールの管理が出来ていないと他の問題につながってしまうのも事実です。それではどのようなケースがあるのか見ていきましょう。

学生からのメールが管理できないと・・・

採用担当者の中には、学生の問い合わせメールだけでなく、採用フロー全体を担当している方も多いでしょう。学生からのメールを管理出来ないと、学生に対する説明会や面接、内定者研修やインターシップの日時案内など送付物や手続きをスムーズに進めることができなくなってしまうのです。

また、返信する時間が無いからと後回しにしてしまうことは絶対にNGです。先述した通り、学生の印象を悪くしてしまいます。場合によっては優秀な人材を逃してしまう可能性にもつながるでしょう。そのうえ、内定者のフォローもうまく出来ないことから、採用活動の支障となることも十分にあります。

新卒採用の問い合わせメール管理にツールを活用

当社の採用管理ツール「next≫」であれば、CSVデータと連携をして応募者の資料作成や選考フローを一目でチェックすることが出来ます。応募者情報を一元管理することも可能になっており、クリック数や滞在時間などを分析して直帰率など学生の興味具合を分析・解析することも可能です。

対応することが出来るでしょう。たとえば、「会場」という問い合わせにオートで地図のURL付き返信を送ることが可能になっています。もちろん、自動応答となっていますので、採用担当者に負担を掛けることはありません。

また、学生との1to1トークでしっかりと学生のフォローアップを行うことも出来ますし、アンケート機能を使うことで学生が求めているポイントの認識をすり合わせることも可能です。

何よりも特徴的なのは、コミュンケーションツールLINEをベースにしていることで、新卒応募者の参入率を高めているということ。普段から身近なLINEだからこそ、採用の問い合わせに至るまでスピーディに済ませることが出来ます。学生にとって身近なツールを新卒採用ツールへ置き換えることで、採用活動を手軽かつ幅広く行うことが出来るといえるでしょう。

まとめ

新卒採用は会社にとっても非常に重要なポイントの1つとなっており、優秀な人材確保に頭を悩ませている採用担当者も多いでしょう。場合によっては、新卒からの採用に関するお問い合わせメールによって業務が圧迫されてしまうという声をお聞きすることも…。

そんなとき、採用管理ツールnext≫を導入すれば、新卒者や応募者からの問い合わせメール管理が楽になるのは間違いありません。新卒採用のお問い合わせメールに頭を悩ませている場合は、採用管理ツールnext≫へお問い合わせください。

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