採用連絡手段はどれを使うべきか!採用連絡を効率化させよう

企業が一度に多数の採用を行った場合、合否の連絡は一人ずつに行うため大変な労力が掛かります。また、合格者へ採用の連絡が追いつかずに、困っている人事・採用担当者の方は多くいるのではないでしょうか。

ここでは、採用連絡を効率化させるために、応募者と連絡を効率よく取り合える方法をお伝えします。

採用結果を連絡する際の基本!

採用結果を連絡する方法は、企業によってそれぞれのルールがあります。ここでは、採用結果通達の基本についてお伝えします。自社はどのように行っているのか、照らし合わせながら読み進めてみてください。

連絡は3日~1週間以内

応募が多数の場合は、面接から選考まで時間が掛かるため、採否の連絡までは2週間以上の時間が必要になる場合があります。 しかし、採用の連絡はできる限り3日~1週間以内に行いたいものです。面接をしてから、1週間以上の間が空いてしまうと、学生のモチベーションが下がってしまうことが予想されます。また、他の企業で採用が先に決まってしまう場合もあり得るのです。

優秀な学生を確実に確保するためには、早めに採用通知の連絡を行うことが大切です。もし、結果通知が遅れる場合は、その旨を先に連絡しておくことが信頼関係につながります。

学生は結果が早くほしい

学生は選考結果が届くまで、「1日でも早く結果を知りたい」と思いながら、不安な気持ちで採用結果を待っています。

対して、採用担当側は多数の応募の選考に追われていることが多く、なかなか連絡できない場合もあるでしょう。特に、不採用通知の対応は、採用者よりも後回しにしてしまうことが多いようです。

とはいうものの、採用不採用にかかわらず応募者への対応が遅いと企業の印象が悪くなる場合があるので注意が必要です。

採用連絡手段 

採用連絡には、主に以下の3つの手段があります。

電話

手早く応募者の意思確認を取りたい場合は、電話がよいでしょう。会話がリアルタイムであるため、今後のスケジュールや事務手続きなどもスムーズに行えます。

しかし、見慣れない番号からの着信は、安全面での兼ね合いから電話に出てもらえない可能性が考えられます。この場合、面接の際にあらかじめ「採否の連絡は電話で行う」旨と、通知する番号を併せて伝えておくとよいでしょう。

メール

メールは連絡内容が文章で残るため、内容の行き違いを防ぎやすいことがメリットのひとつです。また、24時間、時間に縛られず送ることができます。

一方で、「メールはほとんど利用しない」という学生も近年は多くいるため、「読んでいない」という心配点が挙げられます。

その場合も、「メールで連絡する」旨を応募者に事前に伝えておくことで、トラブルを回避することができます。

郵送

郵送の場合も、メールと同じく文章で残るため、内容の行き違いが防ぎやすいのが特徴です。

また、入社時に必要な書類と一緒に送ることができるので、手続きの手間が省けます。

万が一、迷子郵便になってしまわないように、記録が残る方法で郵送するとよいでしょう。

採用活動の効率を高める採用管理システム

採用活動を行う際は、専門のシステムを導入すると効率よく進められます。以下で詳しく見ていきましょう。

採用管理システムが注目される背景

企業において、人材獲得の重要性が高まり続けている昨今。

ただ、「必要な人員を予算内で確保する」のではなく、「いかに有能な人材を採用するか」が必須の条件となります。

LINEを活用した採用管理システム

LINEを活用した3つの採用管理システム、それぞれの特徴を紹介します。

・Reworks

Reworksは、新卒採用に特化した採用管理システムです。応募から内定までを一元管理し、分析も行えます。

Reworksの特徴は、メールとLINEを同じ画面で管理・送信できるという点です。LINEと連携することで、セミナー参加率を上げ、コミュニケーションの強化を図ることができます。

学生は電話番号のみで、選考フローへ参加することができます。

・MOCHIKA

MOCHIKAは、応募者とLINEやり取りする、チャット型採用管理システムです。学部や性別などのフラグで学生を分類することができ、フラグごとにメッセージを送ることが可能です。

学生は電話番号のみで選考フローに参加でき、合否通知などはLINEで送れるため、大幅なコストダウンと効率化が期待できます。LINEとメールと連絡手段を分類できるのも特徴のひとつです。

・next≫

「next≫」は、学生のセグメントにあったメッセージを配信することができます。たとえば、各個人の興味に合うメッセージを行動履歴から割り当てて、配信のタイミングや内容、回数を設定して届ける方法です。

大事な連絡ごとはあらかじめ登録しておくことで、自動でリマインド配信がされるため、連絡洩れを防ぐことができます。

また、「next≫」は、導入前から導入後まで、専門スタッフがしっかりサポートを行うため、操作に悩むこともありません。

このようにして、学生にとって最も身近なコミュニケーションツールのLINEを活用することで、コミュニケーションの密度は格段に上がり、企業と学生との距離感が縮まります。

これからの採用管理には、次世代型のツールが必要不可欠であるといえます。

まとめ

学生が毎日利用しているLINEを活用することで、採用連絡効率化が図れることがわかりました。

採用連絡の効率化だけでなく、「採用業務の管理」も任せられるツールであれば、工数を削減することができるため、人事担当者にとっては大変便利です。

「next≫」をはじめとする、LINEを活用した採用管理システムを取り入れて、採用業務の効率を上げていきましょう。

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