「採用人数を増やしたいけれど、なかなか人材が集まらない…」と現在の採用方法に限界を感じてはいませんか？
そこでおすすめなのが採用管理システムの活用です。
採用管理システムとは、採用ページの公開や応募者とのやり取り、選考状況などの採用業務を一括管理するシステムのことです。
近年、その中でも日ごろ使うことの多いLINEと連携したものが注目を集めています。
この記事では、LINEを使用した採用システムのメリットや実際の活用例を紹介していきますので、これを機にシステムの導入を検討してみてくださいね。
目次
なぜLINEを使った採用管理システムが選ばれているのか？
まず初めに、LINEを使った採用管理システムが多くの企業から選ばれている理由を解説していきます。
先に結論から述べてしまうと「LINEは多くの人が日ごろから使っているため」です。それでは実際のデータをもとに見ていきましょう。
学生が連絡手段でもっとも使うのはLINE
総務省が発表している「令和3年度情報通信メディアの利用時間と情報行動に関する調査報告書」では、10代のLINE使用率は92.2％でした。
さらに、20代でも98.15％となっており、多くの学生がLINEを連絡手段として活用しているのがわかります。
そのため、LINEを使って採用活動を行うことで、より学生へ会社の魅力を伝えられるようになります。
また、学生自身もLINEであればメールや電話よりも緊張せずに返信できるので、返信率が高くなっています。
そのため、コミュニケーションツールとしてLINEを導入すれば、選考へ移行してもらいやすく内定辞退の防止にも役立ちます。
LINEを使った採用システムの5つのメリット
それでは次にLINEと連携した採用システムを活用するメリットを5つ紹介していきます。
1.スピーディで気軽なやりとりができる
企業にメールを送ったり電話をかけたりするのは、応募者にとって心理的なハードルが高いものです。
しかし、LINEでやりとりをすることによって、気軽にメッセージを送りやすくなるというメリットがあります。
LINEであれば定型文なども必要ないため、短文ですぐに送ることが可能になり、応募者だけでなく企業側の返信スピードも上がることが期待されます。
2.メッセージに気付きやすい
普段メールを使い慣れていない応募者だと、メールが来ても確認しないことが多いです。
電話なども、知らない番号からの着信だったら不審に思って出なかったり、折り返さなかったりする人もいます。
従来のメールや電話に頼った採用活動だと、応募者との連絡がなかなか取れないため、選考スケジュールが組みにくいという難点もあったのではないでしょうか。
しかし、LINEならプッシュ通知をオンにしている人が多いため、気付きやすいというメリットがあります。
また、誰から送られてきたのかがすぐにわかるため、返信率が上がるでしょう。
3.応募者の志望度がわかりやすい
LINEを活用した採用管理システムを使うことで応募者の志望度が分かるというメリットがあります。
なぜ志望度が分かるのかというと、LINEには「既読機能」が付いているためです。
つまり、未読状態が長く続いていたり、返信がない状態だったりすると志望度が低いと判断できるため、何度も電話をかけたりメッセージを送ったりする必要がありません。
反対に返信が来る応募者は志望度が高いと判断できるため、個別メッセージなどで手厚いフォローができるようになります。
応募者の志望度合いが分かるということは、それぞれに沿ったアプローチができるようになるため、効率良く採用業務を進められるようになるということです。今までの無駄な手間を省くことができるため、工数も増えるでしょう。
4.業務時間を短縮できる
LINEを使用した採用管理システムを使うと、メッセージを自動で一斉に送れる設定にもできるため、メールや電話の手間を削減することにもつながります。
また、問い合わせに自動で対応するメッセージを設定しておくこともできるため、応募者からの基本的な質問であればわざわざ返信する必要もありません。
今までメールやり取りに使っていた時間をほかの業務に回すことができるようになります。
5.応募者が知りたい情報にすぐアクセスできる
これまでの就活サイトでは、毎回ログインが必要で面倒に感じたり、システムがややこしくて得たい情報を得ることができなかったりと、不便に感じる応募者もいました。
しかし、LINEであればリッチメニューをタッチすることですぐにエントリーフォームに飛べたり、企業ページに簡単にアクセスできたりするため、応募者がアクセスしやすいというメリットがあります。
そのため、企業ページの閲覧数が増え、応募者からのエントリー数が増えることが期待されます。
【人材別】採用システムにLINEを活用した例
LINEと連携した採用管理システムが活用できるのは新卒採用のみではありません。
そのほかにも、中途採用やアルバイト採用にも使用できるため、それぞれの使用例を見ていきましょう。
【新卒採用】就活イベントで友達登録を促す
新卒採用の場合は就活イベントなどでLINEの友達登録を促しましょう。
それからタイムラインなどを使用して今後の説明会や選考日程の情報を一斉送信し、希望者からの申し込みを待つだけです。
また、採用管理システムによって内定者のフォローもできます。
たとえば定期的に社内の情報をアナウンスしたり、個別でのやり取りを行ったりすることができます。そうすることによって内定辞退者を減少させることができるでしょう。
【中途採用】個別のやり取りで信頼関係を築く
中途採用の場合は個別のやり取りをメインで行うことによって、応募者と信頼関係を築きましょう。
転職状況を確認したり、転職活動を応援するスタンスを見せたりするとなお良いですね。
また、内定後に情報提供やフォローをすることによってエンゲージメントを高める効果もあります。
【アルバイト採用】タイムラインで求人情報を公開する
アルバイト採用の場合はタイムラインを活用して求人情報を公開しましょう。
そこから応募が来たら、面接日程の調整をLINEで行うと電話やメールよりもスムーズにいきます。
リマインド機能や再送機能を使って面接前にアナウンスすれば、面接忘れや直前のキャンセルを防げます。
採用活動にLINEを取り入れる際の注意点
採用活動に LINE を取り入れることで、電話やメールよりも スピーディーなやり取りができますが、注意しなければならない点もあります。
LINE は 全年齢の方が幅広く利用しており、手軽に利用できるため、運用体制や 担当者、ルールなどをしっかりと決めなければ問題が起きる可能性があります。
さらに、情報漏洩の リスクもあるため、 セキュリティ面もしっかりと考えながら 運用しなければなりません。
そのため、 採用活動にLINE を取り入れるのであれば、運用に対する知識をしっかりと 身につけた上で導入しましょう。
運用担当者とルールを決める
採用活動に LINE を取り入れる際には、 運用担当者とルールを事前にしっかりと決めておきましょう。
運用担当者を1人にしてしまい、 投稿も 第三者が チェックしない環境だと、不適切な投稿をしてしまったり、 学生のアプローチに 問題が発生する可能性があります。
実際に、採用担当者が学生に個別で連絡してしまったといった事件も起きているため、リーダーと運用担当者を決めて投稿前に確認できる体制が望ましいです。
そのため、運用担当者や運用に関するルールを明確にし、トラブルの起きないような体制を作りましょう。
KPIを設定する
採用活動に LINE を導入するのであれば、 最終目標の達成に向けて、個別のプロセスを評価できるように、KPIを設定しましょう。
せっかく LINE を導入するのであれば、どのような効果があったのか 数値として 可視化されることが望ましいため、 KPI の設定は重要です。
LINE を活用して 情報発信した際の開封率や、LINE から 企業説明会 や選考への予約率など、 KPI を設定してどのような効果があったか可視化していきましょう。
next≫でLINEにしかできない採用活動をしよう
LINEと連携した採用管理システムを使うことで連絡が取りやすくなったり、業務効率化したりすることが分かりました。
next≫は、LINEと連携した採用管理システムのひとつです。
ほかの採用管理システムがもち合わせていない機能を多数搭載しておりますので、ぜひご活用ください。
自動応答
応募者が特定のキーワードを送信した際に自動で返答を送信します。
たとえば、応募者から「会場」とメッセージが来れば、面接会場の地図を送るなど、活用シーンは多岐に渡ります。
セミナー振り分け
セミナーにエントリーした応募者の振り分けを日付ごとに行うため、管理しやすく、確認できていなかったなどのミスも減ります。
応募者管理
応募者の名前や住所などの基本的な情報だけでなく、エントリー日程や選考状況なども把握することが可能です。
リッチメニュー機能
応募者が友達追加時のアンケートに答えているかどうかで表示するリッチメニューが変更します。
志望度合いに合ったアプローチができるようになるため、業務効率が上がるでしょう。
まとめ
LINEを活用した採用管理システムについてご紹介してきました。
応募者が普段使うことの多いLINEを採用に使うことで、見てもらいやすくなったり、返信率が上がったりと、良いことばかりです。
採用管理ツールの導入をお考えの際には、ぜひともnext≫をご活用ください。
業務効率化し、応募者が増加すること間違いなしです。
