採用管理システムの費用相場は？内訳から機能まで徹底解説

新卒採用では、応募者と連絡を取り合ったりデータを分析したりとすることが多く、人事担当者の負担は大きいです。
そこで、採用管理システムの導入を検討している会社も多いでしょう。
ただ、料金がどのくらいかかるのか気になるところです。
ここでは採用管理システムの導入でどのくらいの料金がかかるのか解説していきます。

採用管理システムの料金の内訳と相場

採用管理システムの料金は、初期料金と月額料金の2種類にわけられます。
クラウド型が主流となり、コストも抑えられるのが特徴で、オンプレミスだと初期費用はかかりますが、製品のランニングコストはかかりません。
また、クラウド型の場合、従量課金制だと利用者数によって費用が変わるので、導入時にはプランについてもしっかりと確認が必要です。

クラウド型とオンプレミス型の違い

クラウド型は、インターネットがあればすぐに導入でき、製品のセキュリティ対策やアップデート、障害対応なども任せられるものです。
ランニングコストはかかりますが、製品の使い方を覚えるだけで利用できるので、システムに関する専門的な知識が無くても利用しやすいのが特徴です。
オンプレミス型とは、製品を購入して自社のサーバーに組み込み、社内SEによる管理・運営にて利用するものとなっています。

アップデートの際には、必要であれば機能を追加購入するといった使い方ができ、セキュリティも社内規格に沿ったものを利用できます。
初期費用はかかるものの、ランニングコストはかからないのが特徴で、自社向けにカスタマイズしたい方におすすめです。
ただし、社内SEのリソースが足りない・そもそもエンジニアが少ない企業だと、かえってコストになるので注意してください。

初期料金

初期料金は、採用管理システムの契約時にのみ発生する料金です。
専用機器の購入やアカウントの初期設定などをするときにかかります。
相場は3万円から10万円程度で、企業が利用するシステムとしてはそれほど高くはありません。
クラウドサーバーを使用するものの場合には、初期料金が無料のものもあります。

月額料金

月額料金は採用管理システムを利用している期間、毎月発生する料金のことです。
その内訳としては、サーバー代やシステム管理費、アップデート費用などがあり、全体的な相場としては、2万円から10万円程度です。
アカウント数や登録可能人数などを基準にして金額が決まるケースが多いため、規模の大きな企業ほど高くなるでしょう。
※システムによっても料金は異なります。また、同じシステムでも利用可能な機能やプランなどによって、料金が変わることもあります。

従量課金制は利用者数によって費用が変わる

クラウド型の場合、従量課金制を取り入れている製品も多々あるので、最低利用人数が決まっているのかどうか、事前に確認しましょう。
さらに、利用人数が多ければ多いほど、1ユーザーあたりの費用が安くなることもあるので、お得に利用できることがあります。
社内でシステムを使いたい従業員数と、導入予定の製品のプランを照らし合わせて、お得に導入してみてはいかがでしょうか。

採用管理システムではどんなことができるのか

そもそも採用管理システムとは、企業の採用活動をサポートするような機能が搭載されているものです。
たとえば、応募者とのコミュニケーションが取りやすいツールや、応募者のデータ管理、情報の自動発信といったものがあります。
採用担当者は、採用や選考方法の決定、面接、内定者フォロー、入社手続きといった多くの業務に携わります。
採用管理システムがあれば、多くの業務が効率化でき、より戦略的に採用活動を行えるのが魅力です。

応募者とのコミュニケーションツール

採用活動の中で、応募者とコミュニケーションを取る機会は多いです。
内定前の段階だけでなく、内定後においても辞退防止のために、適度なコミュニケーションを取る必要があります。
電話やメールだと、大勢の応募者とやり取りするのはかなり大変でしょう。
採用管理システムなら、コミュニケーション機能が付いていて、連絡や内定後のフォローなども簡単に行うことができ、個別に1対1でのコミュニケーションも可能です。

応募者のデータの管理

採用管理システムでは、応募者の履歴書に記載されている情報や選考状況など、管理を行う機能があります。
履歴書など個人情報は慎重な扱いが求められますが、採用管理システムを利用することで人為的なミスを防止し安全に管理できます。
また、選考状況に関しては、筆記テストや面接の評価などを登録して管理できるので、社内で情報を共有したいときなどに便利です。
どの応募者がどこまで選考が進んでいるのか簡単に把握できるため、内定後に関しても簡単に管理できます。

スケジュール調節

採用担当者が応募者と面接をするにあたって、スケジュール調整が必要になります。
応募者の人数が多いと、ほかの採用担当者への連絡漏れなどの人為的なミスが発生する可能性も出てくるでしょう。
その点、採用管理システムならスケジュール管理機能が付いており、連絡漏れの心配はありません。予約フォームを配信する機能が備わっているものもあります。

データの分析

採用ツールには、採用活動で得たデータを分析する機能も備わっています。
どんなルートで応募してきた人が多いのか、応募ルート別にどんな傾向があるのか分析することが可能です。
内定者の数が多い応募ルートなどもわかり、翌年以降の採用活動に役立てられます。

採用管理システムの選び方

採用管理システムを選ぶ際には、セキュリティ対策が万全かどうかを確認しましょう。
応募者のデータ管理を行っている場合、もし情報漏えいしてしまうと会社の信頼を失ってしまう・賠償金の支払いが発生する可能性があります。
また、自社の課題を解決できる機能があるのかどうかも重要となるので、必ず課題の洗い出しを行ったのち、採用管理システムを選ぶことが大切です。
このとき、無料トライアルやデモを活用できれば、より導入後のイメージがつきやすいので、ぜひ利用してみてください。

セキュリティ対策が万全か

クラウド型の採用管理システムだと、セキュリティ対策は製品販売会社のものとなるので、どのような対策を取っているかは必ず確認しましょう。
具体的には、セキュリティポリシーやPマークの取得の有無、もし情報漏えいしてしまった際の対応方法など、細かく確認が必要です。
応募者の情報や社内の機密事項など、漏えいしてしまうと、会社にとって非常に大きな問題となるので、しっかりと確認しましょう。

自社の課題を解決できる機能があるか

製品によって、搭載されている機能が異なるので、自社の課題に合った製品を選ばなければなりません。
もし、内定辞退を防止したいのであれば、コミュニケーションを取りやすいツールがあるかどうかで選ぶことになります。
しかし、もし連絡できるツールはあるものの、情報の自動発信に対応していない製品の場合、従来どおり手作業で発信しなければなりません。
このように、課題によって選ぶべき機能が異なるので、自社の課題解決に最適かどうかといった点でも確認をしましょう。

無料トライアルやデモを活用する

採用管理システムは、採用担当者の抱えている業務を効率化できるものですが、製品によって機能や使い勝手はさまざまです。
まずは、無料トライアルを従業員にも扱ってもらい、操作性がどうか、使いやすくわかりやすい機能かについて確認してみましょう。
また、他の製品との比較としても、無料トライアルやデモは非常に活用しやすくなっているので、導入に失敗しないためにも、ぜひ活用してください。

next≫で効率的に採用活動を進めよう

next≫は、クラウド型のサービスとして提供しており、採用管理システムの中でも、LINEと連携して使用できるのが特徴です。
連絡手段としてほとんどの学生が使用しているLINEなら、コミュニケーションが取りやすいというメリットがあります。

next≫では「ライト」と「プレミアム」の2種類のプランを用意しており、従量課金制ではなく管理者単位でのプランとなります。
初期料金はどちらのプランも10万円で、月額料金は「ライト」が39,800円、「プレミアム」が69,800円です。
また、コンサルティングサポートはどちらのプランでもご契約が可能ですので、システムだけでなく、コンサルティングも受けたい方におすすめです。

「ライト」では、next≫の主な機能をほとんど利用できます。
応募者管理機能や選考機能、業務効率化機能、便利機能に関しては「プレミアム」と変わりません。
そのため、「ライト」プランでも採用活動は十分に効率化できるでしょう。

「プレミアム」では、「ライト」の機能に加えて、セキュリティや分析などの機能が付いています。
分析機能が豊富につくので、ターゲットに合わせたアプローチのための戦略だてがしやすくなります。
さらに、二段階認証やIPアドレス認証が利用できるため、情報が外部に漏れてしまう心配はありません。

複数の送信者名やアイコンを切り替えて使用できるアイコンスイッチ機能も付いており、個別のコミュニケーションを取るときにも便利です。
採用活動の効率化を図りたいと考えているのであれば、ぜひnext≫の利用を検討してみてください。

まとめ

採用管理システムを導入すれば、応募者とのやり取りや個人情報の管理、スケジュール管理などが簡単に行えます。
人為的なミスなども減らせて採用活動の効率が上がるでしょう。
料金の相場は、初期料金の方は3万円から10万円程度、月額料金は1万円から10万円程度です。
採用活動に力を入れるなら、ぜひ採用管理システムを活用してみましょう。

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