採用管理システムで採用業務を一元管理!導入のメリットを解説

中小企業の多くは、採用担当者が通常業務も兼務しながら採用活動を行うため、業務負担が大きくなってしまうことがあるでしょう。そのような場合、採用管理システムを導入すれば採用活動の効率がアップし、業務負担も大幅に軽減できるかもしれません。

ここでは中小企業の採用業務における課題を踏まえた上で、採用管理システムのメリットや選び方について説明していきます。

これまでの採用業務の課題

中小企業の採用業務においては主に次のようなことが課題として挙げられます。

採用担当者の業務負担が大きい

採用業務は募集をしてから採用に至るまで煩雑な工程をこなさなければなりません。中小企業では、採用担当者がほかの業務も並行して行っているケースが多く、求人募集時には業務量が増えます。

採用担当者は採用業務に専念するのが望ましいわけですが、現実的に難しい場合も多いでしょう。そのため、採用担当者の業務負担をいかに軽減するかがひとつの課題となります。

応募者への迅速な対応

応募者は複数社へ並行して応募しているケースが多いです。対応が遅ければ、ほかの応募先で一次面接、二次面接とどんどん選考が進んでいき、早く内定を得た方に入社する応募者もいるでしょう。売り手市場の状況下で良い人材を確保するには、迅速な対応が欠かせません。

そのため、採用担当者以外の人でも、ある程度は対応できるようにしておくのが望ましいでしょう。

採用活動の進捗・情報の管理が難しい

採用活動の進捗を管理するのにエクセルなどを使っている中小企業は多いでしょう。しかし、複数の担当者が情報を共有する場合、エクセルはあまり使い勝手が良くありません。新規の情報を入力するタイミングによっては、上手く共有できない場合もあります。

また、複数の採用ツールを併用している場合も、漏れが生じるなどして情報管理が上手くいかないことがあるでしょう。

採用管理のエクセル頼みはもう古い!管理ツール導入のススメ

採用管理システムを導入するメリット

前述したような課題を抱えている企業が採用管理システムを導入することで得られるメリットについて見ていきましょう。

採用業務を効率化できる

採用管理システムを使うことで、求人の募集から応募の受け付け、選考までの一連の業務を同一システム上で一括管理することが可能です。選考の進捗状況もリアルタイムで更新されるため、情報共有もスムーズにいきます。

異なる応募経路からの応募も、採用管理システムでまとめて管理することが可能です。自動応答機能により連絡の漏れを防止し、面接日時などの調整も自動でできるような仕組みになっています。採用担当者の負担が減り、ほかの業務と兼務しながらでも正確で迅速な対応が実現可能です。

採用コストを減らせる

求人募集の時期には採用担当者の残業時間が増えて、残業代のなどの人件費がかさんでいる企業も多いでしょう。その点も、採用管理システムの導入で改善可能です。採用担当者の負担が軽くなれば残業も減り、人件費削減につながるでしょう。

さらに採用管理システムでは、利用中のデータが蓄積され、それを今後の採用活動に活用できます。より戦略的な採用活動が可能になることで採用コストを削減できる可能性も高いです。たとえば、同じ人数を採用するのに求人広告を掲載する期間が短くて済む場合もあります。

採用力を強化できる

採用担当者の負担が減れば余裕が出てくるため、採用手法の見直しなどもできるようになるでしょう。新しい採用手法にチャレンジすることでより優秀な人材を獲得できるかもしれません。
また、事務的な負担が減ることで、面接など本来力を入れるべき業務に集中できます。

採用管理システムを選ぶポイント

採用管理システムを選ぶ際にチェックしておくべきポイントについて見ていきましょう。

操作性に優れているか

操作が難しいと慣れるまでに時間がかかり、パソコン操作が苦手な人だとかえって負担に感じられるかもしれません。普段パソコン操作をあまりしない人でも簡単に操作できるものを選ぶのが望ましいでしょう。

簡単に扱えるシステムでも、機能や操作方法などについて分からなくなることがあるかもしれません。そのため、提供元の会社のサポート体制についてもチェックしておきましょう。

採用業務を一元管理できるか

採用業務の一部だけでなく全部を管理できる採用管理システムを選びましょう。一部しか管理できないと複数の採用ツールを使うことになり、情報の管理が複雑になってしまいます。それだと採用担当者の負担があまり軽減できません。

はじめて採用管理システムを導入するならnext≫がおすすめ

next≫はLINE機能を活用して利用できる採用管理システムです。候補者とコミュニケーションを取る際にLINEですべて完結させることができます。応募の受け付けや選考プロセスなどの進捗管理も一元的に行えるので、採用担当者の負担が減り、スピーディーな対応が可能になるでしょう。

また、next≫はサポート体制が整っているため、操作方法が分からなくなった場合でも心配ありません。パソコン操作にあまりなれていない人でも無理なく扱えるでしょう。
採用管理システムを導入するなら、ぜひnext≫を検討してみてください。

まとめ

採用管理システムを導入することで、採用担当者の業務負担軽減につながります。採用業務が効率化されてスピーディーな対応が可能になるでしょう。長い目で見れば採用コストの削減にもつながるなど、メリットが多いです。
採用担当者の業務負担が大きくて改善したいと考えている中小企業は、ぜひ採用管理システムの導入を検討してみましょう。

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