採用連絡のメールの作成方法とは【テンプレート付き】

採用連絡の手段として、メールを活用している企業も多いのではないでしょうか。

採用連絡の通知文面には、合否やその後の手続きなどの情報を盛り込む必要があるため、読みやすい文章にすることが大切です。

この記事では、採用連絡メールの作成方法について、テンプレートだけでなくメールを作成する際のコツについても紹介します。

 

採用連絡のテンプレート

 

まずは採用連絡メールの文面で使用する基本のテンプレートを紹介します。

必要な情報や案内などがあれば、テンプレートに追加で記載するなどして適宜カスタマイズしてください。

応募受付の段階

採用連絡は、合否だけでなく応募段階にも送ることがあります。

応募受付を相手に通知するために必要になるので、「連絡を後で行う場合」と「履歴書送付を依頼する場合」の2パターンを作成しておきましょう。

 

後ほど連絡するとき

 

件名:ご応募を受付いたしました。

本文:この度は〇〇へご応募いただきありがとうございます。

株式会社〇〇の採用担当 〇〇と申します。

 

今後の選考については後ほどご連絡させていただきますので、今しばらくお待ちくださいませ。

 

5営業日以内を目途にご連絡させていただきますので、よろしくお願いいたします。

 

不明点などは以下の連絡先までお気軽にお問い合せください。

 

※返信は不要です。

【連絡先】

 

 

履歴書送付を依頼するとき

 

件名:【履歴書送付のお願い】ご応募ありがとうございます。

本文:この度は、株式会社〇〇の〇〇へご応募いただきありがとうございます。

採用担当の〇〇と申します。

 

早速ですが選考に移らせていただくにあたり、履歴書・職務経歴書・ポートフォリオの送付をお願いしたくご連絡させていただきました。

 

つきましては5営業日以内に以下まで送付いただきますよう、よろしくお願いいたします。

 

ご不明点等ございましたら、下記連絡先までお問い合わせくださいませ。

※ご返信していただく必要はございません。

【連絡先】

 

書類選考の段階

書類選考を終えたら合否通知を行い、合格者には面接を受ける意思確認の連絡を行う必要があります。

不合格のとき

 

件名:書類選考結果のご連絡

本文:お世話になっております。株式会社〇〇の採用担当〇〇です。

 

先日はお忙しい中、履歴書等を送付していただき、ありがとうございました。

 

お送りいただいた履歴書等を拝見しましたので、結果のご連絡をさせていただきます。

 

厳正なる選考を行わせていただいた結果、誠に申し訳ございませんが今回は採用を見送らせていただくことになりました。

 

多くの企業の中から弊社にご応募いただき、誠にありがとうございました。今後〇〇様のますますのご活躍とご多幸をお祈り申し上げます。

 

 

合格のとき

 

件名:書類選考結果についてのご連絡

本文:こんにちは。〇〇株式会社採用担当の〇〇です。

 

先日は履歴書等を送付いただきありがとうございました。

 

拝見させていただき厳正に選考いたしました結果、〇〇様にはぜひ面接を受けていただきたく、書類選考通過の旨ご連絡いたします。

 

面接をお受けいただけるようであれば、こちらのメールに返信いただけますと幸いです。

 

それでは、面接会場にてお会いできるのを楽しみにお待ち申し上げます。

 

面接の段階

面接段階に進んだら、面接日程を決定するために自社のスケジュールを連絡しましょう。

また、面接の結果不合格となった場合にも早めに結果の連絡を行う必要があります。

 

面接日程の連絡

 

件名:面接日程についてのご連絡

本文:お世話になっております。株式会社〇〇の採用担当〇〇です。

 

先日は、弊社の面接を受けていただけるとのご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

 

早速ではございますが、面接の日程を調整いただきたく存じます。

〇月〇日〇時 面接時間は20分程度を予定しております。

 

場所:〇〇 持ち物:〇〇

 

服装:普段着でお越しください。

 

もし、ご都合が合わなければ日程を調整させていただきますので、候補日を2~3ほどお知らせいただけますでしょうか?

 

当日、会場でお待ちしております。引き続きよろしくお願いいたします。

 

 

 

面接に不合格のとき

 

件名:選考結果についてのご連絡

本文:〇〇株式会社採用担当の〇〇です。

 

先日は弊社の面接にお越しいただき、ありがとうございました。

 

選考の結果、誠に残念ではございますが、〇〇様の採用は見送りとさせていただきました。

 

選考にあたりまして、お時間を頂戴し、ご協力をいただき、ありがとうございました。

厚く御礼申し上げます。

 

〇〇様の、ますますのご活躍をお祈り申し上げます。

 

 

 

面接に不合格のときは上述の書類選考のテンプレートを参考に、不合格通知を行ってください。

 

採用の段階

書類選考・面接ともに合格し採用を決定した際には、その旨を応募者に通知する必要があります。

 

また、内定を辞退された場合にも、きちんと連絡をしておくことが大切です。

 

採用通知

 

件名:面接選考の結果

本文:お世話になっております。〇〇株式会社 採用担当の〇〇です。

 

先日はお忙しい中、弊社まで面接にお越しいただきありがとうございました。

厳正なる選考の結果、〇〇様にはぜひ当社でご尽力いただきたく、採用とさせていただくことに決定いたしましたのでご連絡させていただきます。

 

つきましては、契約書類等を後日郵送させていただきますので、〇月〇日までにご返送いただけますでしょうか?

 

〇〇様の入社を社員一同心よりお待ち申し上げております。

今後ともよろしくお願いいたします。

 

 

辞退者への対応

 

件名:選考辞退のご連絡をお受けいたしました

本文:〇〇株式会社〇〇の採用担当〇〇です。

先日はお忙しい中、弊社の選考をお受けいただきありがとうございました。

 

誠に残念ではございますが、採用選考辞退のご連絡を確認させていただきました。

 

〇〇様の今後のご活躍をお祈りいたしますとともに、この度のご縁に感謝申し上げます。

 

なお、お送りいただきました履歴書等は、責任をもって弊社で処分させていただきます。何卒ご了承くださいませ。

 

 

採用連絡のコツ

 

採用連絡を行うとき、どのようなポイントを押さえておく必要があるのでしょうか。

伝えるべき内容と注意点について見ていきましょう。

 

伝えた方が良いこと

採用連絡で伝えた方が良いことは、自社からの言葉です。

テンプレートに則っただけのものよりも、応募への感謝などを採用担当者の言葉で伝えましょう。

また、採用決定後の手続きの手順をわかりやすく伝え、結果や手続きの連絡はできる限り早く行うことが大切です。

メールであれば「〇月〇日までに詳細を送ります」など、期日を設定する方法もあります。

 

相手からの返信には可能な限りこちらも返信するように心掛け、やり取りの回数を増やしてコミュニケーションを取りましょう。

LINEを活用した採用連絡であれば、手軽に応募者とコミュニケーションを取ることができるので活用してみるのもおすすめです。

 

注意すべき点

採用連絡のメールを送る際には、不適切な言葉遣いをしないように注意が必要です。

また、読みやすいように文章の長さを適度に区切り、改行などもうまく活用しましょう。

 

メールを送信する際には、時間帯にも注意す必要があります。

深夜の時間帯は避け、始業後すぐの時間帯などにまとめて行うなど、相手の迷惑にならない時間帯に返信することが大切です。

 

採用連絡をメールでする課題

 

採用連絡をメールでする場合、いくつかの課題があります。

たとえば、応募者ひとりひとりにメールを送らなければならないため、工数がかかるなど業務負担が大きくなる点です。

また、複数の企業へ応募しているような求職者の場合、メールが埋もれて開封されにくくなる場合もあります。

そのような場合におすすめなのがnext≫の活用です。

next≫であれば、LINE上で応募者とのコミュニケーションがすべて完結するほか、応募者情報のデータベース化も可能な利点があります。

従来のメールなどによる採用連絡と比べて、開封率が向上するのもnext≫のメリットです。

自動応答機能なども搭載しているため、応募者の連絡にすべて対応するような業務負担がの軽減ができるようになります。

スピード感ある採用業務と応募者との密なコミュニケーションが実現できる手段として、next≫の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

 

まとめ

 

採用連絡は、採用の可否にかかわらず必ず行うべきものです。

今回は縁がなかったとしても、将来的に中途採用などで縁がある可能性もあるでしょう。

採用に至らなかった場合でも相手に好印象を残せるよう、将来的な応募者の潜在層まで意識した対応が重要になると考えられます。

 

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