採用業務はポイントを押さえるだけで効率化が可能になります!

企業において採用活動は、将来の業績や会社の成長を左右する重要な役割を担っています。

採用活動の担当者は選考を行うこと以外にも、採用広報で潜在層を増やすなど、あらゆる業務を行っていることが多いのではないでしょうか。

そのため、採用担当者の負担軽減については多くの企業から注目されており、業務の効率化や採用コストの削減を目指す企業も増加傾向にあります。

この記事では、採用に関する業務の効率化が必要な理由や、実際に業務効率化を図る方法について紹介します。

採用で業務効率化が必要な理由

採用において業務効率化が必要な理由には、どのようなものがあるのでしょうか。ここからは、業務効率化が必要な理由や効率化を図るメリットについて紹介します。

採用管理の工数がかかっている

採用活動を行う際に、担当者が負担している業務の工数は多岐にわたります。

採用管理の工数が多いほど、ひとつずつの業務に集中するためのマンパワーが必要になってくるでしょう。

たとえば、説明会の準備や開催、エントリー対応、求職者の面談や選考業務など、幅広い業務につねに追われている状態です。

内定者が辞退すればさらに業務負担は増加するため、時間外労働の増加などの労働環境悪化にもつながりかねません。

そのような状況を抑止し、応募者ひとりひとりに丁寧に対応できる環境を整えるためにも、採用の業務効率化が必要になります。

採用コストがかかりすぎる

採用の業務効率化が必要な理由のひとつとして、採用コストがかかりすぎることが挙げられます。

担当者の人件費だけでなく、求人広告費用や説明会・イベントにかかる会場費用などを含め、ひとりを採用するために必要になるコストは膨大です。

そのような場合でも、採用業務の効率化を図ることができれば残業代といったような人件費などが抑えられるようになります。

結果的に採用コストが削減できるうえに担当者の負担軽減にもつながるため、企業や社員双方にとってメリットがあるといえるでしょう。

コミュニケーションの機会が多い

採用の業務では、コミュニケーションの機会が多い特徴があります。社内外問わずさまざまな企業や応募者、社内の他部署との連絡など多くの人とやり取りを行わなければなりません。

連絡の頻度が多いことからコミュニケーションの頻度も必然的に増加し、連絡に関する業務の負担がつねにあるのが採用担当者です。

問い合わせ対応をエージェントや自社のHP、メールなどの多様なツールで行う必要があり、場合によっては見落としなどのミスが発生することもあります。

そのような事態を防ぐためにも、コミュニケーションツールの一元化や、対応する必要がある連絡の可視化・リスト化を行うなどの工夫が必要です。

業務効率化を行えば、連絡時間の短縮による連絡業務の負担軽減や、ミスの予防にもつなげることができるでしょう。

 

また近年では採用担当者がSNSで発信する機会が増えています。こちらの記事ではSNSを始めるメリットについて紹介しています。ぜひ参考にしてください。

採用担当者が新卒採用でSNSを始める前に見るべき記事。

時間外労働が発生しやすい

採用の業務を担当する部署は、時間外労働が発生しやすい傾向にあります。

応募者の動きによって対応量が変動するので、業務量が多い時期になると業務時間内ですべての業務をこなすことができなくなるためです。

応募者対応や説明会の案内、内定通知、内定辞退への対応など、選考活動が本格化する繁忙期はとくに残業や休日出勤が必要になることもあります。

労働環境が悪化すれば人事担当者の負担が増加し、業務中のミスや対応不足などが発生する恐れがあることも効率化が必要になる理由のひとつです。

採用業務を効率的に進めるための方法

採用業務を効率的に進めるためには、採用フローを部分的に自動化できる採用管理システムなどのツール導入や、情報共有スピードの向上といったように、さまざまな方法を取ることが可能です。

ここからは、採用業務の効率をアップさせるための手段やポイント、意識すべき採用活動の進め方について紹介します。

応募者対応はスピーディーに

採用業務を効率的に進めるためには、応募者対応をスピーディーに行うことが大切です。

連絡をもらってすぐに対応することで、応募者が安心して選考に臨むことができるようになります。

また、こまめな連絡を行うことで「ザイオンス効果」が生まれ、企業に対する印象が良くなった結果、内定受諾率も向上するでしょう。

ザイオンス効果とは、相手に何度も接触を図ることで愛着や評価が向上していくものです。

応募者対応に加え、説明会参加者への密な対応などを行うことで効率良く応募者を集め、内定辞退を減らすことにもつながるのではないでしょうか。

応募者対応を効率化するためには、エクセルなどで連絡状況の管理を行うほか、採用管理システムなどを活用するのもおすすめです。

採用管理システムを利用

採用管理システムを利用すれば、採用にかかわるさまざまな業務を効率化することが可能です。

採用管理システムは、採用活動における応募者管理やデータベース化、連絡ツールなど多種多様なサービスがあります。

採用管理ツールnext≫なら、採用活動を効率化させる機能が豊富にあり、応募者管理や対応も簡単です。一般に浸透しているLINEをカスタマイズしたツールなので、メッセージのやり取りはもちろん、情報へのリアクションも手軽に確認できます。

登録データを設定しておけば、応募者の属性に応じて自動で情報を発信できるため、ホームページ以上の発信力・訴求力をもたせることも可能です。

このように見込み客・応募を検討している層を育てながら自社への応募や就職希望につなげるための「ナーチャリング効果」を活用した採用が可能になります。

基本的な操作方法のレクチャーはもちろん、さらに応用した活用方法や、企業様の状況をヒアリングの上で最適な施策の提案をいたします。その際は、next≫の導入コンサルティングプランもご検討ください。

選考プロセスの見直し

選考プロセスを見直すことも、採用の業務効率化に欠かせません。

選考プロセスは一番ムダが発生しやすい部分であるため、採用フローをまるごと見直して選考をスムーズに進められるようにしましょう。

とくに、対応や情報の発信にかかわる業務を自動化する方法がおすすめです。

採用フローを見直す際に、どの業務に重点をおくべきかという優先順位をつけ、自動化できる業務はnext≫のようなツールに任せることができます。

ツールを活用できれば業務負担が解消され、応募者対応や採用選出などの時間・労力をかけるべき業務に集中できるようになるでしょう。

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まとめ

採用業務の効率化は、人事担当者の業務負担軽減や採用コストの削減に加え、重要な採用業務に集中できるのもメリットのひとつです。

密なやり取りや採用広報活動による潜在層の増加など、将来的な採用活動への投資を行うこともできるでしょう。

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