欲しい能力を持った人材を確保し、会社の成長につなげたいと思っても、新卒の採用管理に負担がかかってしまい、うまくいかないと悩んでいませんか？
新卒採用の採用管理における課題には、採用・人事担当者の業務負担が高く、なかなか効果的な採用戦略が行えていないことがあげられます。
採用・人事担当者は、母集団形成から会社説明会・インターンシップの実施、面接、学生との連絡対応など多岐にわたる業務を行っています。
その結果、なかなか一つの業務に集中できず、新卒の採用管理もおろそかになっていることが多いです。
本記事では、新卒の採用管理における課題から、解決方法、システム化について詳しく解説していきます。
新卒の採用管理における課題とは？
企業側の課題としては、内定者フォローに割く時間がなく放置してしまうことで、学生とのコミュニケーションが取れていないことが挙げられます。
内定まで進んでいるケースでは、学生と円滑なコミュニケーションが取れず、結果的に内定辞退につながるケースがあります。
コミュニケーションを取ることは、企業に対する興味を高めてもらうことができ、内定承諾率の向上につながるのでとても重要です。
また、採用担当者が多忙によりうまく採用戦略が練れない・採用コストがかかるため新しい手法を取り入れられないなどの課題もあります。
自社における採用管理の課題を速やかに解決できるよう、ここからはどのような課題があるのか、解説していきます。
採用・人事担当者の業務負担が大きい
採用担当者は、人事担当も兼ねていることもあり、多岐にわたる業務に追われるがあまり、採用課題を振り返る時間が作れていないことがあります。
たとえば、母集団形成のために広告の出稿や採用戦略を行い、さらに応募者管理や面接、採用に関する書類整理といったさまざまな業務を行います。
採用活動で抱えている課題を洗い出し解決を行うことは、採用活動をスムーズにするためにとても重要です。
そのため、採用活動を効率化して、母集団形成・応募者管理といった採用活動のステップごとに課題の洗い出し・解決策の実施を行うようにしましょう。
採用活動の進捗・状況が可視化されていない
採用担当者が複数おり、それぞれ対応している学生が異なる場合、うまく情報共有がされずに採用活動の状況が可視化されていないことがあります。
どのような学生が選考に進んでくれているのか、内定しているのかなど、リアルタイムに把握しきれていないという企業も多いのではないでしょうか。
せっかく採用計画を立てていたとしても、リアルタイムでの状況がすぐにわからなければ、トラブルが起こる可能性があります。
たとえば、一次面接に合格した学生がいた場合、速やかに次の面接スケジュールを決めなければ、他の企業に取られてしまうかもしれません。
優秀な学生は、他の企業との取り合いとなるため、スピーディーにコミュニケーションを取っていかなければ、人材の確保が難しいのが現状です。
そのため、採用活動の状況が可視化されていないと、すぐに次の行動に移せない・業務漏れが起こるなどの問題が発生します。
連絡対応が遅い企業は、学生からしても本当に大丈夫なのかと不安にさせがちなので、採用活動の状況の可視化は非常に重要です。
スケジュール調整が難しい
応募者数に対して採用担当者が少ない企業だと、学生との面接・面談の日程や会社説明会、セミナーなどのスケジュール調整が難しいことがあります。
学生ごとに個別に日程を設定しなければならない面談や面談だと、うまくスケジュールを組まなければ、予定が被ってしまうこともあるでしょう。
また、参加する社員のスケジュールも合わせる必要があり、場合によってはうまく調整できない・直近でスケジュールが組めないなどの問題が起こります。
そのため、タイムリーに学生とのやり取りを行いつつ、社内調整もしやすいよう、採用管理ツールの導入といった環境づくりは、非常に重要となってきます。
学生とコミュニケーションが取れていない
学生とコミュニケーションが取れないケースは、学生にメールを送っても見てもらえない・電話に出てもらえないなどがあります。
なぜ学生に連絡しても対応してもらえないのかというと、学生が忙しいだけではなく、企業への志望度が低いためです。
志望度を無理に上げることはできませんが、企業としては、学生ごとの志望度をあらかじめ把握できるようにし、対策を取らなければなりません。
内定まで進んでいるケースでは、学生と円滑なコミュニケーションがとれず、結果的に内定辞退につながるケースがあります。
そのため、効率的な管理とフォローができるよう、採用業務を効率化して学生とコミュニケーションを取れるような環境を作らなければなりません。
欲しい人材が集まらない
採用管理では、学生ごとの能力や適正なども管理できるので、新卒採用における採用管理が正しく行えていないと、欲しい人材が集まりません。
せっかくターゲット像を設定していたとしても、応募者の採用管理がおろそかになっていた結果、欲しい能力を持っていない学生が内定する可能性があります。
採用担当者は複数いるため、しっかりと欲しい人材像が周知されていないと、会社と学生のミスマッチが発生してしまいます。
会社と学生のマッチ度が低いと、せっかく入社してもらっても早期退職されるリスクが高まるため、新卒採用における採用管理は非常に重要です。
採用コストがかかりすぎている
採用管理を行うために、新しく人材を雇うとなると、採用コストがかかりすぎてしまう場合があります。
採用活動において、求人広告を出す費用や面接や会社説明会、インターンシップに対応する社員の人件費など多くのコストがかかります。
母集団形成がうまくいっていない場合、現在利用している求人媒体以外にも、募集先を広げなければならないこともあるでしょう。
採用活動においてコストは非常にかかるものなので、連絡対応はある程度自動化させるなど、コスト削減できるような環境作りが必要です。
新卒の採用管理ならシステムの導入がおすすめ
新卒採用を行う際には、中途採用よりも多くの時間がかかってしまうので、効果的かつ効率化するのであれば、システムの導入がおすすめです。
新卒採用の場合、インターンシップや合同説明会、1～3次面接、内定、入社式と行うべき段階が多く、非常に時間がかかります。
これは、数ヶ月以上も期間がかかるので、自動化できる業務は自動化して効率化しなければなりません。
採用管理システムがあれば、応募者管理や定期的な情報の発信、学生ごとの進捗確認など、採用業務を幅広くシステム化できます。
余った時間には、今後の新卒採用ではどのように戦略をしていくべきかを検討できるようになるので、ぜひこの機会に導入してみてはいかがでしょうか。
採用業務を一元管理により効率化
採用管理ツールでは、応募から内定までの流れを一括で管理でき、応募者ごとの状況を可視化できるのがメリットです。
そのため、次のステップへスムーズに進めるようになり、学生とのコミュニケーションに遅延が起こらなくなります。
学生からの問い合わせなどの返事も、内容に合わせて自動返信できるようにデータを登録しておくことで効率的に対応が可能です。
また、採用管理ツール内で学生の情報を共有できることで、他部署との連携や学生への連絡漏れを防げるようになります。
企業と学生の双方にとって、対応の負担を大きく減らせるため、業務を大きく効率化でき、採用戦略の検討に多くの時間を割けるようになるでしょう。
学生とのコミュニケーションが取りやすい
採用管理ツールの導入は、学生の志望度を可視化できるため、内定辞退の可能性をあらかじめ把握できるのがメリットです。
現代では、学生は複数の企業から内定をもらい、その中から自分にとって最適な会社を選ぶため、内定承諾後に辞退される可能性があります。
そのため、事前にある程度学生の志望度が可視化できていれば、保険として、内定を出す人数を増やすといった戦略も取りやすくなります。
また、採用管理ツールにもさまざまな種類がありますが、LINEを活用した採用管理ツールであれば、学生とのコミュニケーションが取りやすいのが特徴です。
メールや電話よりも、学生からの返信率が高いのも特徴で、連絡に対する自動返信にも対応しています。
普段から学生が使っているSNSを活用することで、より学生との距離も近くなるので、採用管理ツールを選ぶ際にはぜひLINEを活用した製品を導入してみてください。
採用管理ツールならLINEで利用できる「next≫」がおすすめ
蓄積したデータを分析して戦略を立てられる
採用管理システムと求人媒体を連携させることで、どの媒体から多くの応募が来ているかといった分析が可能です。
多くの採用チャネルを使っている場合、月額費用もかかりがちなので、効果の高いサイトがわかれば、対策もしやすくなるでしょう。
弊社の提供するnext≫では、公式LINEアカウントで設定したリッチメニューのタップ数を分析できる機能を提供しています。
さらに、送信URLのタップ数や友だち数の分析といった、さまざまな機能を備えており、採用活動の課題を見つけられるようになっています。
このように、分析にも特化した採用管理ツールであれば、より効果的な採用戦略を練るための材料を増やすことができます。
弊社のnext≫では、より分析しやすいように、集まったデータをグラフ化できるため、より短時間で分析から戦略立てまで行えます。
採用コンサルティングも利用できる
製品によっては、採用コンサルティングも利用しつつ採用管理ツールを提供しているため、より効果的な採用活動が行えます。
弊社のnext≫を例にご紹介させていただくと、採用管理ツールをご利用いただいている方向けに、弊社の採用コンサルタントが皆様のお悩みの解決をサポートしております。
具体的には、採用管理ツール「next≫」の効果的な活用方法だけでなく、どのように母集団形成を行えばいいのかなどのお悩みにも対応しています。
他にも、時代に合わせた効果的な採用活動についてもご提案できますので、採用管理ツールを利用する際には、コンサルティングも受けられる製品がおすすめです。
採用管理ツールを導入する際の注意点
採用管理ツールを導入する場合、初めてのシステム化だと採用・人事担当者が慣れるまでに時間がかかる場合があります。
他にも、初期費用・月額費用がかかるため、自社にとって採用管理ツールの導入が負担にならないかどうかも事前に検討しなければなりません。
また、採用管理ツールは多くの製品が販売されているため、費用だけで決めてしまうと使いたい機能がない場合があります。
自社にとってどのような課題を解決したいのか、システム化により課題解決ができるのかを含めて、採用管理ツールを導入するようにしましょう。
初めてのシステム化だと慣れるのに時間がかかる
これまで人手により採用活動を行ってきた企業だと、採用管理ツールの導入から運用、定着まで時間がかかることがあります。
初めてでも使いやすい製品であれば、抵抗なく採用・人事担当者は利用できますが、使いにくい製品だとかえって時間がかかってしまいます。
そのため、マニュアルやメールによるサポートだけでなく、電話や直接対応してくれるようなサポート体制が万全な製品がおすすめです。
製品によっては、導入サポートは行っていても、運用時のサポートまでは細かく行っていない製品もあるため、導入前には必ず確認しましょう。
初期費用・月額費用がかかる
採用管理ツールは、初期費用・月額費用がかかるため、導入により採用コストの削減ができるのかはしっかりと確認を行いましょう。
採用管理ツールにより、学生の管理やメールの自動返信など対応できますが、毎月の費用負担が高い製品だと、コスト削減には繋がりません。
しかし、費用面ばかりを見て製品を選んでしまうと、思っていたような機能がない・使いづらいなどの課題が出てしまいます。
そのため、費用対効果の高い製品かどうか、導入することで採用担当者の負担軽減につながり、クオリティの高い採用活動が行える製品かどうか見極めが必要です。
使いたい機能が無い場合がある
採用管理ツールは多くの製品が販売されているので、有名な製品だから・費用が安いからと選んでしまうと、自社の課題を解決できない場合があります。
また、豊富な機能が搭載されていたとしても、使わない機能が多い場合かえって使いづらい製品となってしまいます。
そのため、導入することで自社にとってメリットになる機能が多いのか、欲しい機能が搭載されているのかは必ず下調べを行いましょう。
他にも、こういった機能が欲しいと依頼をした場合、対応してくれる製品だと、より使いやすくなっていきます。
利用者側の意見も反映してくれて、サポート体制もしっかりとしている製品かどうか、合わせて確認しましょう。
新卒の採用管理の課題を解決して採用活動を成功させよう
新卒採用における採用管理は、中途採用に比べて対応することが多く、採用・人事担当者の負担が大きくかかります。
その結果、学生とのコミュニケーションがあまり取れておらず、選考に繋がらない・内定辞退が増えてしまうなどの課題が発生します。
しかし、新卒採用における採用管理が効率化できれば、採用・人事担当者の負担も軽減され、より戦略的な採用活動が行えるようになります。
弊社の提供するLINEを使った採用管理ツールのnext≫は、初期費用は11万円（税込）かかりますが、月額費用は4万3,780円（税込）からと安価で利用できます。
導入までの流れとしては、まずは初回オンライン商談をさせていただき、その後課題のヒアリングから解決策のご提案をさせていただきます。
内容にご納得をいただけたら、ご契約締結となり、その後構築の打ち合わせから導入サポートまでしっかりと行っております。
サポート体制も充実しており、専属のフォロー担当者が活用提案のミーティングや個別レクチャー、チャット・動画FAQによるサポートなどを提供しています。
学生とのコミュニケーションが取りやすいように、自動返信や疑似AIによるチャットbotなども搭載しています。
また、応募者管理やファイル提出機能、歩留まり分析など、豊富な機能を搭載していますので、導入いただくと採用管理における課題の多くが解決できます。
まずはどのような機能があるのか資料をご用意していますので、新卒の採用管理にお悩みであればぜひご利用ください。
