採用管理システムを利用している企業が増えています。採用管理システムを使えば、採用活動をスムーズに行うことが可能です。応募者と連絡がつきにくくて困るようなこともなくなるでしょう。
ただ、採用管理システムの導入にあたっては、その機能についてよく理解しておかなければなりません。ここでは採用管理システムの主な機能と活用方法について解説していきます。
目次
採用管理システムの主な機能
採用管理システムによくある基本的な機能について、ひととおり見ていきましょう。
1.求人情報の管理
採用活動では、求人サイトなどの媒体に求人情報を掲載することになるでしょう。
企業によっては、ひとつの求人媒体だけでなく、複数の求人媒体を利用することもあるかもしれません。
採用管理システムでは、その掲載内容を管理することができます。
どの求人媒体に掲載しているのか、募集人員や募集期限などもまとめて管理することが可能です。
2.応募者の一元管理
応募者に関する情報の管理も、採用管理システムで行うことができます。
履歴書記載の内容や紹介元などは、個人情報であるため慎重に管理しなければなりません。
個人情報の管理に神経を使う人事担当者も多いでしょう。
その点、採用管理システムなら、個人情報へのアクセス権限を制限することが可能です。外部に漏れる心配がなく、必要なときにはすぐに参照できます。
3.選考状況の管理
個々の応募者に関して、選考の進捗状況を管理する機能もあります。
これとあわせて、面接のスケジュール管理も可能です。
応募者の人数が多いとスケジュール管理が大変ですが、採用管理システムを使えば負担が軽減できるでしょう。
また、筆記テストの結果や面接での評価も登録できます。
評価内容を数値化して社内で共有することもできるため、選考がスムーズに行えるでしょう。
4.内定者フォロー
どの応募者に内定通知を出したのか登録し、内定者に対するフォローも行うことができます。
人材不足に悩まされている場合には、内定者へのフォローが重要です。
こまめにコミュニケーションを取ることで内定辞退の防止につながります。
この機能があれば採用活動の業務がよりスムーズに
採用管理システムにあると、より業務がスムーズになる機能を紹介します。
採用ページの作成
採用活動をするにあたって、自社のサイトに採用ページを設置している企業も多いでしょう。
求人サイトだけでなく、自社のサイトでも募集することで、より多くの応募が見込めます。
そこで、採用管理システムの中には、募集サイトの作成機能が付いているものもあります。
WEB制作の専門的な知識がなくても、自社サイト設置用の応募フォームなどをカスタマイズして簡単に作成することが可能です。
こうした機能がなければ、採用ページを外部委託することになるでしょう。
その場合には費用も高くなります。
その点、採用管理システムの機能を使って採用ページを作ることができれば、コスト削減にもつながるでしょう。
別のサービスとの連携
採用活動では採用管理システムのほかにも、さまざまなサービスを併用することになります。
しかし、複数のシステムやサービスを別々に使っていると、効率が悪くなるでしょう。
そこで、別のサービスと連携できる採用管理システムだと便利です。
たとえば、普段使用しているカレンダーアプリと連携できる採用管理システムなら、面接の日程調整などがスムーズに行えます。
応募者との連絡をLINEで行っている場合には、LINEと連携できる採用管理システムを使うとスムーズにコミュニケーションが取れるでしょう。
会社にとって使いやすいシステムかどうかを見極めるには
たくさんある採用管理システムの中から、どれを選べば良いのでしょうか。
会社の状況に合ったものを選ぶことが大切です。そのためにはどんな点に着目すれば良いのか見ていきましょう。
企業規模に合っているか確認する
採用管理システムによって、想定している企業規模はさまざまです。
そのため、自社の規模や予算、採用人数などを考慮したうえで選ぶようにしましょう。
また、採用活動においては、他部署の意見を聞くような場面も多いです。
そのため部署間のコミュニケーションが取りやすい機能かどうかもチェックしておきましょう。
応募者でも問題なく利用できる
応募者にとって使いにくいと感じるシステムだと、他社に流れて行く人も出てくるかもしれません。
扱いにくいせいで、円滑なコミュニケーションが困難になることもあるでしょう。
そうならないためには、長い目で見て操作しやすいものを選ぶことが大切です。
採用活動で応募者とスムーズにやり取りをしたいなら、next≫を利用してみてはいかがでしょうか。
LINEと連携して使用する採用管理システムで、応募者とのコミュニケーションはすべてLINEで行えます。
LINEはほとんどの学生が普段から使っているため、開封率が高く、レスポンスも速いです。
また、next≫なら採用コンサルの実績もあり、サポート体制も充実しています。
採用管理システムを導入するならぜひ、next≫を検討してみてください。
まとめ
採用管理システムは、応募者や選考状況などを一元的に管理できる機能があり、導入すれば採用活動がスムーズになります。
採用ページの作成や別のサービスとの連携が可能なものなら、さらに便利でしょう。
そして、使いやすく会社に合った採用管理システムを選ぶことが大切です。
