急な面接辞退はどうすれば減らせる？傾向と防止策を解説

人事担当者にとって、面接の準備を入念に行ったあとの面接辞退は本当にがっかりするものです。

しかし、辞退の原因を応募者のせいにしていても状況は改善されません。

今回の記事では、面接辞退の背景や原因を探りながら、辞退の予防策を詳しく解説していきます。

面接の面接辞退の連絡はいつ来ることが多いのか

エン･ジャパン株式会社が発表した。

『エン転職』1万人アンケート（2020年3月）「面接辞退」実態調査によると、「辞退を決めたタイミングはいつでしたか？」という質問に対し以下のような結果が出ました。

実態調査のデータをもとに面接辞退のタイミングと応募者の心理について詳しくみていきましょう。

多いのは面接の前日まで

実態調査によると、面接の連絡が来てから、面接前日までの間に辞退が多いという結果がでています。

つまり、書類選考通過後、面接までの期間が長ければ長いほど辞退リスクは高まるということです。

長く待たせた結果、ほかの会社で内定が決まってしまうことも多いです。

また、面接を待っている間に、応募者はさまざまなことを調べたり考えたりします。

気持ちの変化が起きやすいので、密にコミュニケーションを取っておくことが大事です。

面接当日の辞退も

面接当日の辞退に肩を落とした経験のある人事担当者は多いでしょう。

まれに連絡すらしない応募者もいるようです。ぎりぎりまで悩んだ挙句、辞退する人が多いのではないでしょうか。

面接の当日辞退は、時間やコストの損失となります。

面接のために準備をした人事担当の時間が無駄になるだけでなく、ほかの面接官の人件費にも影響があります。

面接官が社長や役員である場合、その損失はさらに大きいといえるでしょう。

採用業務の生産性向上のためにも面接辞退の対策を確実に行う必要があります。

応募者が面接辞退にいたる理由

ここからは、応募者が辞退を決断する理由をご紹介します。

再検討した結果ミスマッチが判明した

先述の「面接辞退」実態調査によると、辞退理由で一番多かった回答は「応募後再考し、希望と異なると判断したため」です。

応募段階では、興味がある会社にとりあえず複数社応募し、書類選考通過後にじっくり考えるという応募者が多いせいでしょう。

改めて考えた結果、条件が合わない、期待と違っていたというミスマッチが判明し、辞退につながるというわけです。

再検討の際にも、「ぜひ面接したい」というモチベーションをキープしてもらう対策があると良いでしょう。

コミュニケーションの不足

「履歴書を送ったのに何日も連絡がない」「エントリーしたのに連絡がまったくこない」など、企業からのレスポンスが遅いと感じたら、応募者のモチベーションは下がります。

待っている間に、不安な気持ちを募らせたり、ほかの魅力的な求人に応募したりしてしまう可能性が高いでしょう。スピーディな対応や、応募者の気持ちに寄り添ったコミュニケーションを心掛けなければいけません。

印象が悪い

応募した際、企業の対応が悪ければ辞退率は上がります。

電話対応やメール対応で、事務的で冷たい対応をしたり、雑に対応したりしていませんか。

自社の対応を改めて振り返ってみてください。

また、ネットの口コミでネガティブな情報を入手した場合も応募者は不安になります。退職者に悪い口コミを書かれないよう、日ごろから職場環境向上に取り組んでおくべきでしょう。

応募者側の面接への準備不足

面接日当日までに、応募者の準備が整わず辞退になるケースもあります。

たとえば、エントリーしてから連絡が来るまでは時間がかかったのに、連絡から面接までは時間が無い場合、応募者はあせります。

連絡が遅いうえに、面接の準備にかける時間が少ないと、応募者はやる気を無くし辞退してしまう可能性が高くなるでしょう。

また、準備に手間のかかる書類の提出を求められたりした場合は、応募者の負担となり面接を諦めてしまうこともあります。

体調不良・天候不良・事故などやむを得ない事情

体調不良や天候不良など、やむを得ない理由で面接辞退となることもあります。

企業側は、別の日程を準備したり、オンライン面接を行ったり、柔軟な体制を整えておくと良いでしょう。

ただし、面接の再調整を提案しても、応募者本人に面接をする意思が感じられない場合は、別の辞退理由が考えられます。

面接辞退の防止策

就職や転職は自分の人生を決める大きなターニングポイントです。

応募者たちは、常に不安や迷いを抱えながら就職活動を行っています。

だからこそ、応募者の気持ちに寄り添った対応が面接辞退の防止につながるといえるでしょう。

応募受付時点での防止策

募集要項では、より細かい条件や具体的な仕事内容を提示すると良いでしょう。

さらに、社内の様子が分かる動画や社員のインタビュー記事などがあると、働く姿が想像しやすくなるので、辞退が防げる可能性が高くなります。

また、応募者は企業側の誠実性に敏感に反応します。

電話やメール、受付での対応など丁寧に対応する姿勢が不可欠です。人事担当者だけでなく、ほかの社員たちにも丁寧な対応を心掛けるよう周知しておきましょう。

面接日程や条件交渉など柔軟に対応できる準備をしておくのも良いです。応募者は真摯に対応してもらっていると感じ、志望度が高まるでしょう。

面接当日までの防止策

面接当日までの間に、応募者に安心感と信頼感を持ってもらうことが辞退防止につながります。

素早い対応と細かなコミュニケーションを取ることで、応募者のとりこぼしを防ぐことができるでしょう。

たとえば、質問に真摯に対応したり、面接の前日確認などきめ細やかに対応したりすることが重要です。しかし応募者とのやりとりが増えれば、負担が増えるのではと心配する採用担当者も多いと思います。

応募者とのやり取りを効率化する手段として、採用管理ツールの導入がおすすめです。なかでも採用管理ツールの「next≫」は、LINEを通じたやり取りで、スピーディかつ効率的に応募者と連絡を取ることができます。

多くの応募者に一斉送信する機能もあれば、個別チャットでの柔軟な対応も可能です。LINEならメッセージ開封率も高いため、レスポンスが早いのはもちろん、応募者のモチベーション維持にも有効にはたらくでしょう。

まとめ

面接辞退を防ぐには、細やかな対応と効率性の両立を図ることが重要です。

応募者とのコミュニケーションの方法に限界を感じたら、採用管理ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。