採用活動が上手くいかず、人材不足が解消できない場合は、採用フローの見直しが必要です。採用フローを変えるだけで、効果的な採用活動が行えるようになり、優秀な人材を確保できるようになります。
ここでは、採用フローの作り方や、その際の注意点をご紹介します。効果的な採用フローを確立するためにも、しっかり基本を押さえておきましょう。
目次
採用フローとは
採用フローとは、人材を採用するまでの一連の流れを指します。一般的には、エントリー→書類選考→面接→採用という順序の工程を図式化したものを「採用フロー」と呼ぶことが多いです。
工程設計自体を「採用フロー」、それを図式化したものを「採用フローチャート」と呼ぶこともあります。
この採用フローの工程や内容、順序は企業によってさまざまで、新卒採用か中途採用かによっても異なることがあります。
採用フローは、その組み立てによって採用結果に大きな差が生まれることがわかっています。
組織人事戦略や採用戦略の効果を最大限得るためにも、採用フローを意識して活用していきましょう。
採用フローの作り方
採用フローは、業種や役職、人数によっても変わるので、「これが正解！」といえるテンプレートはありません。自社に合った採用フローを作ることが、効果的な採用活動を行えるコツなのです。
ここからは、自社に合った採用フローの作り方を、3つの項目に分けてご紹介します。
1．採用計画を立てる
まずは、採用したい人材や採用のスケジュールを、具体的に細かく決めていきましょう。スケジュールを細かく決めにくい場合は、採用活動の開始時期から内定式までを大まかに決めていきます。
採用活動のスケジュールを決めていないと競合に遅れをとって、優秀な人材を逃してしまう可能性が高いです。
開始時期や内定式など、ある程度タイミングが取りやすい部分を基準にして、ざっくりとでも決めておいてください。
2．採用フローを構成する採用活動を決める
次は、採用計画を元に、必要な採用活動を書き出します。ここは、企業によって最も大きく異なる部分です。ボリュームが大きくなる企業もあれば、シンプルな構成になる企業もあるでしょう。
基本的な工程例を、以下に挙げました。
・採用開始
・募集要項を公開
・プレエントリー
・企業説明会開催
・本エントリー
・書類選考
・面接
・内定者フォロー
企業ごとに、企業説明会が省かれていたり、筆記試験が追加されていたりと、違いが見られます。
3．それぞれの採用活動について具体的な内容を決める
先ほど書き出した構成を元に、より具体的なアクションを決めていきます。例えば、採用開始の具体的なアクションは、求人を出す媒体の選定などが当てはまるでしょう。
何を基準にして選考していくのか、内定者のフォローは具体的にどのような内容で実施するのかなど、どんどん細分化していきながら詳しく決定してしていきます。
採用フローを作る際のポイント
ただやみくもに、他社がやっているからという理由だけで採用フローを作っても、採用活動の成果にはつながりません。
ここからは、採用フローを作る際に押さえておきたいポイントを3つご紹介します。
自社に合った採用フローを作成する
先ほども解説しましたが、採用フローには正解がありません。そのため、採用活動の成果を上げている企業の真似をしたからといって、自社の採用活動が成功するとは限らないのです。
採用フローは、採用方法や採用戦略によって、それぞれ異なります。業種によっても異なるため、自社に合ったものを作成しなければ意味がないのです。
まずは、自社の採用戦略をしっかり立てること、そしてその採用戦略に合った採用フローを作成するのが成功するコツといえます。
求職者の目線に立って考える
採用フローを作成するときは、採用側の目線ではなく、求職者の目線で考えましょう。例えば、面接方法や内定の連絡など、求職者の負担にならないフローを作成することが重要です。
また、面接回数や面接までのスピードが遅いなども、応募者の面接辞退につながります。採用フローが大まかに完成した時点で、求職者の負担になっていないかもう一度振り返って改善することが大切です。
結果を振り返り改善を繰り返す
採用フローは、一度作ったら毎年同じものを繰り返し使うのではなく、採用の結果を振り返りながら、適宜改善していきましょう。採用課題を見つけるには、行程ごとの結果をデータ化することが有効です。
しかし、最適な採用フローの確立が重要とはいえ、データを蓄積し管理していくことは、採用担当者の負担を増やすことにもつながります。
採用活動の費用や、担当者の負担増で悩んでいるなら、next≫を活用してみてください。next≫は、LINEでコミュニケーションが取れる新しい採用ツールで、情報のデータベースとしての機能を持っています。
それぞれの工程の結果が数値で見られるので、改めてデータ化する作業を行わずに済み、振り返りが簡単です。
更に、その数値を見ることで改善すべきポイントがわかりやすくなるので、今後の採用フローに活かすことができます。
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まとめ
採用フローを作って上手く活用できれば、採用活動がスムーズに進行しやすくなります。また、振り返って改善を繰り返すことで、効率的に人手不足を解消できます。
求職者の視点を考えながら、自社に合った採用フローを作成し、優秀な人材を確保しましょう。
