より良い採用活動を行うためには、一般的な採用業務フローを知る必要があるでしょう。
採用のためには多くの業務とその管理を行わなければなりません。
この記事では、一般的な採用業務の流れと課題について知ることができます。
目次
採用業務の５つのフロー
採用業務のフローには多くの工数があるため、5つの項目に分けて解説していきます。
採用計画
採用業務のフローで、最初に行うのが採用計画の立案です。
計画を考える際は、採用する目的を明確にするところから始めていきます。
なぜ採用する必要があるのか、入社後にはどのような活躍をして欲しいか、などのビジョンを考えてください。
そして、実際に企業が求めている人材について、スキルや性質などの人物像を決定していきましょう。
また採用計画は、年間予算に応じて活動の内容などを組み立てる必要がありますので、その予算内に収まるようスケジュールを組まなければなりません。
母集団形成
採用フローの中で母集団形成は必要な人材を集めるために重要です。
この段階では、すでに企業が求めている人材が明確になっていますので、その条件に当てはまる候補者が多く集まる採用手段を決めましょう。
求人サイトや人材派遣会社の選定、説明会やセミナーの活用、採用サイト制作など、多くの手段の中で最も効率的な活動を選択しなければなりません。
複数の採用手段を同時に進行することも有効ですが、労力やコストとのバランスを考えることも大切でしょう。
また募集を行う際は、自社の魅力を十分にアピールできるような内容になっているかも重要です。企業にとって最適な母集団形成を目指しましょう。
応募者の選定
応募者を集めることができれば、次は応募者の書類選考や面接を行います。
応募のあった段階で担当者は迅速に対応する必要があり、連絡の遅れなどが原因で応募の辞退を招く恐れもあるため注意が必要です。
面接で人材を見極めるためには面接官のスキルが必要ですが、まずは求めている人材像の共有ができていなければ基準が曖昧になります。
あらかじめ採用に関わる社員で情報を共有し、事前の研修なども計画しておきましょう。
また、個人情報を多く取り扱うことになりますので、管理には十分注意してください。
内定者の決定
選定が終わった後は、直ちに内定者に通知を出します。
応募者が複数の企業の選考を同時に受けている場合、結果が判明するタイミングなども把握しておくことが重要です。
また、自社の選定を行う期間が長すぎると競合他社に人材が流れる可能性もあります。
かといって、期間を短く設定すると人材の見極めが困難で、採用後ミスマッチにつながるリスクが高いです。
多くの企業では1ヶ月から2ヶ月と定めていますので、競合などの状況も含めて適切な選定期間を決めておきましょう。
内定者のフォロー
内定が決定したからといって、それで終わりではありません。
内定後に辞退することもあり得るため、モチベーションを維持し不安などを与えないように内定者のフォローをしっかり行う必要があります。
面談や内定後の社内見学制度などを設けておくと効果的でしょう。
採用業務・フローにおけるよくある課題
採用業務の中には、多くの担当者を悩ませる課題が存在します。事前に把握して対策を考えておきましょう。
求人方法はどうするか
数多くある求人方法からどれを選ぶかは、応募数や人材確保にも大きく影響する重要な選択です。
考え方としては、採用予算や規模などから合う方法を選ぶと良いでしょう。
求人媒体を検討する際は、求める人材の登録者数が多いものを選ぶと効率的ですので、事前にリサーチと選別の時間を設けておく必要があります。
スケジュール管理
採用業務では、さまざまなスケジュールを管理して調節しなければなりません。
説明会やセミナー、面接のスケジュール管理などが代表的でしょう。
そして、イベントにともなう連絡を個別にする必要があります。
応募者だけではなく、採用に関わる社員や外部に対しても日程調整など連絡を行うため、スケジュール管理には相当な労力と時間が必要です。
しかし、ミスがあれば企業の信用を損ねる可能性もあるため、管理の確実性も求められる業務といえるでしょう。
進捗管理
スケジュールだけではなく、進捗状況の管理も採用業務としては重要です。
採用の目標人数を達成するためには、時期や現状に合わせた判断をしなければなりません。
そのためには、常に進捗管理を行い状況を把握しておく必要があります。
各求人媒体別の応募者の数、説明会やセミナーの参加人数、応募から内定までの歩留まり率など、さまざまな情報の収集と分析が求められます。
採用担当者に必須のスキルとは
採用活動を行う上で、採用担当者にはコミュニケーション能力やプレゼンテーション能力は必要です。
他にも、採用市場における収集能力や知識が高くなければ、時代に合わせた採用活動を行えません。
また、労働に関する法令の知識は、面接時や説明会、インターンシップなどさまざまなシーンで必要となってきます。
そして、その中でも一番重要なのは自社業務への深い理解となり、自社のことを知らなければ効果のある採用活動が行えません。
ここからは、採用担当者に必須とされているスキルについて詳しく解説していきます。
面接で使えるコミュニケーション能力
面接時には、緊張している学生から必要な情報をしっかりと引き出す必要があり、高いコミュニケーション能力が必要です。
相手に威圧感を与えないように質問を行い、欲しい情報を引き出すのはなかなか難しいでしょう。
実際に、採用担当者側にそのような意図がなくても、質問ばかりしてしまうと高圧的な印象を与えやすく、学生からは圧迫面接だと思われがちです。
また、高いコミュニケーション能力があると、自社の欲しい人材かどうか見極める力も備わっていると考えられます。
そのため、学生に対する先入観を持たずに、欲しい情報をしっかりと引き出せるようなコミュニケーション能力を持った採用担当者を配置するようにしましょう。
自社をアピールできるプレゼンテーション能力
採用担当者には、自社をアピールできるプレゼンテーション能力が必要となり、面接や説明会インターンなどで自社を売り込む能力が大切です。
欲しい能力を持った学生に合わせた募集方法を検討したり、文章やコンテンツを考えるのは採用担当者の仕事となっています。
そのため、どうすれば入社したいと思ってもらえるかといった検討が必要となり、プレゼンテーション能力が役に立ちます。
採用市場における情報収集能力・知識
採用市場における効果的なアピール方法は日々変わっているので、採用市場における情報収集能力や知識は必要です。
現代では、SNSを活用した情報収集を学生が行っているので、SNSを活用した採用活動は有効です。
インターネットが普及している現代では、多くの求人サイトがあるので、ただ求人広告を出しているだけでは学生は集まりません。
どうすれば、自社を多くの学生に知ってもらえるのか、どのようにアピールすれば母集団形成できるのか、情報収集能力や知識が重要です。
労働に関する法令の知識
労働に関する法令は、日々改正されていくため、採用担当者は法令に準じて採用活動を行わなければなりません。
たとえば、男女雇用均等法により性別による差別は行ってはならない・労働施策総合推進法では、年齢による差別を行ってはならないなどの決まりがあります。
そのため、求人を出す際には決められた法律に則り、差別とならないように募集を行わなければなりません。
また、募集を行う際には、法令に定められた労働条件の明示が必要となっており、必ず対応する必要があります。
採用担当者は、学生が一番初めに出会う会社の人となるので、法令違反や公平性にかける採用活動を行ってはなりません。
そのため、しっかりと労働に関する法令の知識を身につけ、間違いのないように採用活動を行いましょう。
自社業務への深い理解
学生に、自社の業務について深く理解してもらうためには、採用者自身もしっかりと会社について理解していなければなりません。
実際に募集をかけている部署についての理解が薄ければ、欲しい人材の設定やアプローチ方法などが曖昧になってしまいます。
せっかく学生が選考に参加してくれて入社してくれたとしても、会社とのミスマッチによる早期退職をされてしまう可能性もあります。
また、面接時に学生からの質問に速やかに答えられないと、この会社で本当に大丈夫かという不安を与えてしまい、信用もされにくくなります。
会社に対してしっかりと理解してもらい、ミスマッチなく募集を行うのであれば、採用担当者自身も自社業務へ深い理解をしておきましょう。
next≫で効率の良い採用業務フローを目指す
採用業務フローは工数が多く、さらに幅広い情報の管理が必要です。
採用担当者がクリアしなければならない課題も多くありますが、業務を効率化することで、より良い採用活動が行えるようになるでしょう。
特に、連絡業務は対応の時間が求められる上、確実性の高さも重要です。
採用に関する連絡の効率アップに特化しているのが、採用管理ツールのnext≫です。
LINEを媒体としていますので、連絡などのコミュニケーションはLINEで完結できます。
自動応答やシナリオ配信機能の内容は、候補者の志望フェーズごとにカスタマイズが可能です。
確実でスピーディーな対応が可能となり、連絡業務は格段に効率化されるでしょう。
もちろん、管理に必要なデータベースとしての機能ももっています。
採用業務フローの効率改善を考えている方は、ぜひnext≫をご活用ください。
まとめ
今回は採用業務フローについて解説しました。
採用活動を行うためには、計画立案から内定者フォローまで、多くの業務を行わなければなりません。
それも、スケジュールと進捗を管理しながらですので、フローの効率化も重要になるでしょう。
連絡業務をスムーズに行いたい方は、next≫を利用した採用管理をご検討ください。
