新卒の採用管理ができていないと、優秀な人材をのがしてしまう・内定辞退が増加するといった課題が起こりがちです。
欲しい人材を獲得できないと、企業としての成長が滞ってしまい、利益や安定性が保たれず、業績が悪化してしまうこともあります。
そのため、新卒の採用管理の課題を分析して洗い出し、適切に管理することで、優秀な人材を逃さず、スムーズな採用が可能となります。
ここでは、新卒の採用管理の課題と、管理する際のポイントについて詳しくご紹介します。
目次
新卒の採用管理における課題
新卒の採用管理における課題はいくつかありますが、そもそも採用担当が多忙で課題を振り返れていないことがあります。
また、実際の採用活動の現場で多いのは、学生とのコミュニケーション不足による内定辞退が上げられます。
他には、応募が来ない・応募者管理ができていない・採用活動の工数が多いなどの課題もあり、1つひとつ分析して最適化しなければなりません。
ここからは、新卒の採用管理におけるよくある課題について、解説していきます。
採用課題を振り返る時間が作れていない
採用担当者は、母集団形成のために広告の出稿や採用戦略を行い、さらに応募者管理や面接、採用に関する書類整理といったさまざまな業務を行います。
人事担当も兼ねていることもあり、多岐にわたる業務に追われるがあまり、採用課題を振り返る時間が作れていないことがあります。
抱えている課題の発見や解決を行うことは、採用活動をスムーズにするには非常に重要です。
そのため、採用活動を効率化して、母集団形成・応募者管理といった採用活動のステップごとに課題の洗い出し・解決策の実施を行うようにしましょう。
学生とのコミュニケーションがとれない
内定まで進んでいるケースでは、学生と円滑なコミュニケーションがとれず、結果的に内定辞退につながるケースがあります。
コミュニケーションをとることは、企業に対する興味を高めてもらうことができ、内定率の向上につながるのでとても重要です。
コミュニケーションが取れないケースには、学生にメールを送っても見てもらえない・電話に出てもらえないなどがあります。
企業側の課題としては、内定者フォローに割く時間がなく放置してしまうこともしばしば起こりがちです。
また、メールや電話によるコミュニケーションが難しい理由には、単に学生が忙しいだけではなく、企業への志望度が低いことが挙げられます。
志望度を無理に上げることはできないため、学生ごとの志望度を知ることが重要です。
そして、内定者を逃さないように、しっかりフォローする必要があります。
しかし、他の業務に追われて内定者をフォローできない場合もあるでしょう。
だからこそ、効率的な管理とフォローができるよう社内の状況を整えなければならないのです。
内定者の確保にたどりつかない
書類選考に通過した学生と面接したくても、面接日程の確保に時間がかかり、辞退されてしまうケースがあります。
結果、内定の報告が遅れたために、他の企業を選ばれてしまったり、内定を辞退されたりするケースもあるのです。
そのため、企業としては、面接日を確保できない状況は一刻も早く解消しなければなりません。
また、内定の報告が遅れることは、企業が思っている以上に学生の精神に揺さぶりをかけるため、たとえ内定の報告を受けたとしても辞退されるリスクが高まります。
このような、企業側に原因がある採用ミスをできるだけ少なくすることで、優秀な人材の確保につながります。
応募情報の管理がうまくいかない
人気の企業は、日々たくさんの応募書類が届きます。
応募者があまりに多いと、書類選考の基準を引き上げざるを得ません。
また、応募者を振り落としたとしても、大量の応募情報の適切な管理が求められます。
このような情報の管理は、エクセルで行っている会社が多いのではないでしょうか。
エクセルもノートに手書きをするのも大した違いがありません。
管理が複雑化することで、応募情報を適切に運用することが難しくなるのです。
工数がかかる
学生にメールを送るまでに時間がかかったり、そこに行き着くまでの作業が多かったりすることも、採用の課題といえます。
連絡を送りたい学生を、エクセルで管理しているファイルの中から探し、メールアドレスをコピーしてメールを開くという複数の工程があるとします。
もし、100人にメールを送るとなると、それだけで多大な時間が必要となります。
結果、時間がかかりすぎるといった問題が起こり、内定の報告が遅れるなど他のトラブルにつながるのです。
新卒の採用課題を解決するために検討すべきこと
まずは、自社にどのような課題が発生しているのかをしっかりと洗い出すことから始めましょう。
もし、母集団形成ができていないことによる応募者不足が起きているのであれば、広告や求人の出し方、採用チャネルを見直す必要があります。
ほかには、想定しているターゲット層からの応募が来ないのであれば、求人内容の見直しや面接時の評価の見直しが必要です。
また、内定辞退に悩んでいるのであれば、内定者フォローをしやすい環境の構築や懇親会の開催によるコミュニケーションを取るようにします。
このように、採用課題によって対策すべきことが変わってくるので、まずは採用課題を洗い出して分析、解決策の実施ができるようにしましょう。
新卒採用を効果的にするならシステムの導入がおすすめ
新卒採用を行う際には、中途採用よりも多くの時間がかかってしまうので、効果的かつ効率化するのであれば、システムの導入がおすすめです。
新卒採用の場合、インターンシップや合同説明会、1～3次面接、内定、入社式と行うべき段階が多く、非常に時間がかかります。
これは、数ヶ月以上も期間がかかるので、自動化できる業務は自動化して効率化しなければなりません。
採用管理システムがあれば、応募者管理や定期的な情報の発信、新卒ごとの進捗確認など、採用業務を幅広くシステム化できます。
余った時間には、今後の新卒採用ではどのように戦略をしていくべきかを検討できるようになるので、ぜひこの機会に導入してみてはいかがでしょうか。
新卒の採用管理は「採用管理システム」で解決しよう
新卒の採用管理の課題は、「採用管理システム」を活用することで解決できます。
採用管理システムの特徴や導入のメリットについて、詳しくみていきましょう。
採用業務を一元管理できる
応募から内定までの流れを一括で管理できます。
応募者ごとの状況が一目でわかるため、次のステップへスムーズに進めるのです。
また、面倒なメール送信も自動化できるため、他の業務を圧迫しません。
そして、簡単に情報を共有できることで、他部署との連携や学生への連絡漏れを防げるでしょう。
企業と学生の双方にとって、対応の負担を大きく減らせます。
このようなシステムを導入している企業は、最新の情報やソフトウェアに敏感なイメージを与えられるため、将来性があるといった印象を与えられるでしょう。
学生とのコミュニケーションがとりやすくなる
学生の志望度を可視化できるため、内定辞退の可能性を確認できます。
保険として、内定を出す人数を増やすといった戦略もとりやすくなるでしょう。
採用管理システムの中でもおすすめなのが、メールや電話ではなく、ほとんどの学生が利用しているLINEを使用した採用管理システムです。
「next≫」であれば、LINEを通じて学生とコミュニケーションをとれるため、より一層連絡ミスを防ぎやすくなります。
学生としても気軽に変身しやすく、企業に対して親近感を覚えやすくなるでしょう。
蓄積したデータを分析して戦略を立てられる
採用管理システムと求人媒体を連携させることで、どの媒体から多くの応募が来ているかといった分析が可能です。
多くの採用チャネルを使っている場合、月額費用もかかりがちなので、効果の高いサイトがわかれば、対策もしやすくなるでしょう。
また、弊社の提供するnext≫では、公式LINEアカウントで設定したリッチメニューのタップ数を分析できる機能を提供しています。
さらに、送信URLのタップ数や友だち数の分析といった、さまざまな機能を備えており、採用活動の課題を見つけられるようになっています。
next≫でできる、データ分析や出力の詳細が知りたい方はサポートサイトをチェックしてみてください。
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まとめ
新卒の採用管理を徹底すれば、優秀な人材を確実に採用できるようになります。
逆に、採用管理ができていないと、せっかくの人材を逃してしまうでしょう。
採用管理システムを導入すれば、日々の業務負担や連絡ミスのリスクを大きく減らせます。
企業と応募者は対等な立場のため、円滑な連絡やフォローに力を入れることが大切です。
採用管理システムの「next≫」を導入して、学生がなじみやすいLINEを用いた採用活動を試してみてはいかがでしょうか。
