採用担当者の方は、毎年多くの応募がある、新卒者の採用管理業務に悩まされることも多いのではないでしょうか。
「新卒者への対応に業務の時間が取られる」「人が集まらない」「囲い込みがうまくいかない」など、企業によってさまざまな悩みがあります。
そんな採用担当者におすすめなのが「採用管理システム」です。
この記事では、採用管理システムの機能やメリットについて紹介していきます。
目次
採用管理システムとは
採用管理システムとは、応募から入社までの採用に関わる業務を一元管理できるシステムです。情報を一元管理できるので、大量の求人情報もスマートに管理できます。
これまでは、一般的に応募者の情報はExcelなどで管理されていました。
しかしExcelはあくまでも表計算ソフトですので、「応募者の情報」「面接の評価」「日程調整」「内定通知」「内定者フォロー」などといった、多岐に渡る採用業務の管理に向いているとはいえません。
ですが、採用管理システムであれば、こういった複雑な管理業務をシンプルにしてくれるでしょう。
弊社アローリンクでも、採用業務を効率よくサポートする「next≫」を提供しています。
「next»」は、LINE＠と連携しており、LINE＠を採用活動に使いやすいツールへと機能拡張する、多機能な採用管理システムです。
次項より始まる「採用管理システム導入のメリット」は、上記の「next»」の機能についても併せて解説させていただきます。
採用管理システム導入のメリット
採用管理システムを導入すると、採用活動にどのようなメリットがあるのでしょうか？
採用管理システムの具体的な効果について、「next»」を例に紹介していきます。
業務の効率化
採用管理システムを使えば、応募と同時に応募者の情報をシステム上で管理できます。
「next»」の場合、エントリーからリマインドまでの採用管理を自動化します。そのため「当日挨拶」、「日程調整」、「日程確定」、「3日前リマインド」「前日リマインド」に割く担当者の時間を効率化できるでしょう。「送付し忘れ」のリスクも減らせます。
迅速な対応ができる
採用担当者は、応募者へのメールを都度作成しているケースも多いのでないでしょうか。しかしこの方法だと、応募に気づかなかったり、返信が遅れたりする場合もあります。すると応募者のモチベーションの下がり、採用効率も落ちてしまいます。
採用管理システムには自動返信メール機能があるため、メールの送り忘れがなくなります。
「next»」では1対1だけでなくグループ配信もできます。そのため「明日のセミナーに出席する50名のみに情報を配信する」などが可能です。
応募者情報を一元管理できる
採用管理システムは情報を一元管理できるので、画面を開くだけで一度に多くの情報を把握できます。
「next»」であれば、学生情報を個別で管理でき、個人情報を好きなだけ紐づけられます。顔写真やPDFも保存できるので、プロフィールを把握しやすくなっています。
また、一元管理で情報がシンプル化されることで、「担当者以外でも状況を把握しやすくなる」というメリットもあります。それにより、仮に担当者が不在であっても、別の人間がスムーズな対応を行うことができるでしょう。こういった採用業務の属人化を防げるというのも採用管理システムの特徴です。
人為的ミスを防ぐ
応募者情報をそのつど担当者が入力する場合、人為的なミスが起こる可能性があります。それだけでなく、メールの見落としなども起こりやすいでしょう。
採用管理システムを使えば、これらの人為的ミスを防ぎやすくなります。
「next»」の機能
このように、さまざまな機能を備えた採用管理システムは、企業の採用活動に業務効率化という大きなメリットを与えてくれます。
最後は、弊社の採用管理システム「next»」の、より詳細な機能について紹介します。
選考エントリー
QRコードを読み込み、開催希望日・名前・大学などを入力することでエントリー可能です。
日程の確認もすぐにでき、イベントの日程が近くなった際には、企業側が設定したリマインドメッセージが応募者側に立ち上がります。
またGoogleマップも一緒に立ち上がることで、応募した学生が会場まで迷わないよう誘導もできます。
応募者の管理
学校別、顔写真、PDFのアップロードが可能です。
また、どの説明会に参加したかなどの検索も可能です。
シナリオ配信
あらかじめ登録しておいた複数のメッセージを、好きなタイミングで自動送信する機能です。「個人の興味」に合ったメッセージが送られるので、選考者のエンゲージメントを高めることができます。
プレミアムリッチメニュー
一般向け、年度卒向け、中途向け、内定者向けなど、対象者ごとにメニューの切り替えが可能です。これにより対象者ごとに必要な情報だけを表示できます。
CSVダウンロード
選考者情報や資料などをCSV形式でダウンロードできるので、Excelでの分析も可能となります。
追跡QR機能
イベントごとにQRコードを作成できるので、応募者がどのイベントから流入したのか把握できます。そのため、イベント参加数からQRコードを読み込んだ人数を把握可能です。
また、「中途採用向けのQRコードを読み込んだ人は、中途採用に関するメニューしか表示されない」など、特定の目的に合わせた設定を行うこともできます。
さらに、お礼メッセージを自動配信することも可能です。
まとめ
採用に関する業務は膨大なため、通常の業務が滞ってしまう可能性もあります。また逆に通常の業務と並行して行うため、応募者へのメールのレスポンスが滞ってしまうこともあります。
採用管理システムはそんな問題を解決してくれる便利なサービスです。
特に、「next»」は、利用者の多いLINE＠を利用したシステムですので、メッセージの開封率が高くレスポンスの早い採用業務を行うことができるでしょう。
採用に関する業務をもっと効率化させたいとお悩みの方は、ぜひ採用管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
