内定者に対して送るメールは、内定承諾の有無を左右するため十分な注意と配慮が必要です。
内容やタイミング次第では、企業に対する信頼を失って内定辞退につながってしまうかもしれません。
必要な情報をきちんと伝えつつ、内定者の不安を解消できるような企業側のフォローが不可欠です。
この記事では、内定者に送るメールの例文や作成時のポイントについて解説しています。
目次
内定者メールの例文集
まずは内定者に送るメールの例文を紹介します。
どの企業でも必要となる採用通知メールと内定式の通知メールの例文を用意しましたので、ぜひ参考にしてみてください。
採用通知メール
件名：選考結果のご連絡 （社名） 採用通知
（内定者名）様
（社名）人事部の（担当者名）と申します。
先日は弊社の採用選考（または最終面接、採用試験など）にお越しいただき、誠にありがとうございました。
厳正なる審査の結果、（内定者名）様の採用が内定しましたことをお知らせいたします。
つきましては、入社にあたって提出が必要となる書類を本日郵送いたします。
内容をご確認の上、必要事項をご記入いただき、◯月◯日までに同封の返信用封筒にて弊社までご返送ください。
なお、入社式（研修、入社日など）は◯年◯月◯日の実施を予定しております。
詳細については後ほどメールにてご連絡いたしますので、お待ちくださいませ。
ご不明な点などがございましたら、採用担当の（名前）（電話番号・メールアドレス）までお気軽にご連絡ください。
（内定者名）様とお会いできる日を、社員一同心待ちにしております。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
（署名）
内定式の通知メール
件名：内定式のお知らせ
（内定者名）様
（会社名） 採用担当の（担当者名）です。
暑さの厳しい日が続きますが、いかがお過ごしでしょうか。
さて、来る◯月◯日に、令和〇〇年度新卒採用予定者の内定式を実施いたします。
お忙しい中とは存じますが、ご参加くださいますようお願い申し上げます。
■内定式の詳細について
日程：◯月◯日（◯曜日）
会場：◯◯会館
住所：◯◯市◯◯町◯－◯－◯
服装：スーツ着用
準備物：◯◯、◯◯
9：00 弊社ロビー集合
10：15 会場へ移動
10：30 内定式
12：00 同会場にて昼食（立食形式）
14：30 内定者懇親会
昼食には一緒に働く先輩社員も参加します。仕事内容について気になることなど、どうぞ気軽にお尋ねください。
不明な点などがありましたら、メールで構いませんので遠慮なくご連絡ください。
どうぞよろしくお願いいたします。
（署名）
内定者へのフォローメール作成のポイント
会社側にとっては、内定者へのメールは事務連絡のひとつかもしれません。
しかしまだ入社前の内定者にとって、安心して入社できるかを判断する重要な要素となります。
フォローメールには内定者一人ひとりに配慮していることが伝わるような心遣いが必要です。
ここからは、フォローメールを作成するときに意識したいポイントを具体的に解説していきましょう。
適切な距離感を保つ
フォローメールは冷たく感じられる言葉遣いだったり、あまりに事務的な印象を受けたりするような文章は好ましくありません。
内定者は、これから会社で一緒に働く仲間となる人物です。
入社後の生活や仕事に期待をもってもらえるよう、適度な温度感の文体で、相手のことを考えていると伝わるような内容にするよう意識してみましょう。
ただし、必要以上にフランクな書き方になると不快に思われてしまうこともあります。
社会人としての節度を保ちつつ、距離感を意識した対応を心がけてください。
メールの頻度は高すぎず低すぎず
フォローメールは、内定が決まってから入社までの間に内定者と定期的に関わる機会をもつためのものです。
内定者のモチベーションを保ち、会社との関係を築くという意味でも重要な意味をもちます。
だからといって、あまりに頻繁にメールを送り過ぎると、学業が残っている内定者にとっては負担となってしまいます。
逆に少な過ぎると、「本当に内定しているのか」「入社までこのままで大丈夫か」などの不安につながるかもしれません。
もちろんケースによりますが、フォローメールは1ヶ月に1回ほどの頻度で送るようにすると良いでしょう。
内定通知を送る際に今後のスケジュールを先に伝えておくなど、連絡が多くならないような工夫も必要です。
内定者からの連絡にはできるだけ早く返信する
相談や問い合わせなど、内定者から入社前に連絡が来ることも少なくありません。
その際は、できるだけ24時間以内に早く返信するように心がけましょう。
早く内定を出していたとしても、印象が良い企業から内定が出ればそちらに流れてしまう可能性があります。
連絡の遅れが不安や不信感を生み、内定辞退につながるかもしれません。
内定者フォローの方法については以下の記事をご参考ください。
内定者フォローが内定辞退を防ぐ！効果的な方法と注意点
メール以外のコミュニケーションも取り入れる
メールだけだとどうしても業務的な連絡にとどまることが多く、内定者との距離を縮めることは難しいことがあります。
もっと気軽にコミュニケーションをとって親近感をもってもらうためには、SNSを活用した内定者フォローがおすすめです。
そこでおすすめなのが、採用管理ツールnext≫です。
next≫はLINEを活用したツールで、SNSに慣れている若い世代にとってメールよりもメッセージを読んでもらいやすいという特徴があります。
より気軽にやり取りができて、親密感のあるコミュニケーションが実現します。
内定者との関わりをより良くしたいとお考えの方は、ぜひ一度ご検討ください。
まとめ
採用内定者へのメールは、うまく活用すれば内定者のモチベーションを維持し、入社後の関係をより良いものへ導いてくれます。
ただ必要な連絡を行うだけなく、内定者個人からの信頼を得ることを意識して作成しましょう。
今回紹介したポイントなども、ぜひ参考にしてみてください。
