採用を効率化するには？抱えている課題を見直して優秀な人材を確保

非効率な採用方法では、応募を受けてから採用までに時間がかかりすぎたり、学生に迷惑がかかったりする場合があります。

学生と企業は対等な立場のため、内定の連絡が遅れたり、面接の日程が決まらなかったりすると信頼関係が崩れてしまいます。採用の効率化を意識して、各種ツールを取り入れることで、企業の採用力を高められるでしょう。ここでは、採用で時間のかかるポイントや採用を効率化する方法について詳しくご紹介します。

一般的な採用活動は時間がかかる

採用活動には、思っている以上に時間がかかります。なぜ、時間がかかるのか詳しくみていきましょう。

計画

採用活動の最初に行うことは、採用計画の立案です。

優秀な人材を採用すればいいのですが、その定義は企業によって異なります。どのような人物が自社にとって優秀な人物なのかを考え、採用の方針を決めることが先決です。毎年学生の雰囲気かは変わるので毎年練り直すことが必要となります。

そして、優秀な人材に応募してもらうために、自社の強みやポイントを明確化し、宣伝する必要があります。採用は、企業と学生のお見合いのようなもので、それぞれがアピールすることが重要です。アピールが甘いと、優秀な人材は他社へ流れてしまうでしょう。 

活動

いきなり面接をするのではなく、まずは会社説明会を開きます。会社の強みアピールポイントを説明し、企業に興味をもってもらえるようにしなければなりません。こちらから一方的に発信するのではなく、必要に応じて質疑応答の時間を設け、適切に回答することで好印象を狙う必要もあるでしょう。

質疑応答することにより、採用側も優秀な学生の目星をつけておきたいところです。

そして、書類選考、面接、内定へと進みます。選考回数が多いほどに管理が難しくなり、学生への連絡が遅れたり、誤って優秀な人材を不採用にしてしまったりするリスクが高まります。

面接は、人事担当者による面接、役員面接、社長面接の最大3回としましょう。そして、内定者にはできるだけ早く連絡し、対応スピードのアピールと内定辞退の有無を考える時間を与えることが大切です。十分に検討できることで、他社から内定が出ても、冷静に選べるようになります。

また、内定者に対してフォローを入れることは忘れずにしましょう。企業への好印象につながります。逆に、全くフォローを入れないでいると、単なるメリットとデメリットだけで内定辞退するかどうかを決めることになるため、辞退のリスクが高まるでしょう。

しっかりフォローすれば、自社に入社したい気持ちを高められ、優秀な人材を逃さずに済みます。

採用活動で時間がかかるのは面接

採用活動で最も時間がかかるのは面接です。現場の管理職や経営者が面接をすることが多く、それぞれのスケジュールを調整しなければなりません。そのうえで、応募者の希望も踏まえて面接日を決定するため、面接の準備に時間がかかります。

また、面接場所の確保がうまくいかない場合もあるでしょう。応募者の住所によっては、その周辺の会議室をレンタルすることになります。

応募者になるの所まで行かず、交通費を支給せずに面接会場まで来てもらう場合、内定を出したとしても他社との待遇を比較されて内定を辞退される恐れがあるでしょう。

応募者の気持ちに配慮しつつ、速やかに面接をセッティングすることが大切です。直接会って面接することが難しい場合、WEB面接にするという手もあります。

採用を効率化させる方法

採用を効率化するために、どのようなことを実践すればいいのか詳しくみていきましょう。

効率化させる3つのポイント

採用を効率化させるポイントは次の3つです。

・選考方法の見直し

まずは、どの部分に一番時間がかかっているのかを把握することが大切です。面接回数が多い場合、セッティングに時間がかかるため、書類選考やグループワークである程度絞った方がいいでしょう。

選考における単純作業に時間がかかっている場合もあります。そのような場合は、チーム内での作業分担や単純作業を専任する人を置くなどの策を講じるといいかもしれません。

・評価方法の見直し

効率化のためには評価方法の見直しも必要です。評価基準が細かすぎると、複数回の面接で判断することになるため、採用までに長い時間がかかります。また、自分の評価が正しいのかわからず、上司に相談するなどして判断までに時間がかかることもあるでしょう。

すべての評価ポイントが重要とは限らないため、ポイントを厳選して明確化し、評価をしやすくするべきです。

・ツールを活用する

採用業務を全て人の手で行うと、どうしても時間がかかるものです。
採用管理ツールを導入すれば、円滑な採用管理が可能となります。

しかし、自社に合わないツールを選択すると余計に時間がかかってしまうという恐れもありますので、ツール選びには慎重にならなければなりません。

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まとめ

採用を効率化すれば、応募から採用までのスピードをアップできます。その後にしっかりフォローすれば、内定を辞退される心配も減らせるでしょう。

また、採用スピードが早い会社は、速やかに合理的な判断を下せるというイメージを与えられるため、採用者の志望度を高められます。採用を効率化するために、採用管理ツール「next≫」を導入しましょう。馴染み深いLINEを活用することで、スムーズな採用活動が可能となります。