昨今、人材の確保が難しくなる一方で、採用担当者の業務負担は増加しています。
業務に追われると候補者への対応が丁寧にできず、内定辞退につながるリスクが高まります。
内定辞退を防ぐためにも、採用を効率化して対応の質を上げたいと考えている担当者も多いでしょう。
この記事では、採用活動を効率化させることの重要性と、その方法について紹介します。
目次
採用を効率化させることはなぜ重要
採用業務は人材確保のために必要な仕事ですが、効率化がなぜ重要なのでしょうか。効率化の利点や効果について見ていきましょう。
内定率の維持につながりやすいため
内定を出しても、すべての応募者がそのまま入社するわけではありません。
2017年の新卒採用状況では内定者のうち43.9％が内定辞退している結果が出ています。
その内の5.3%（約20人にひとり）は、内定通知が遅かったことを辞退の理由としてあげていることから、企業にはスピーディーな対応が求められています。
自社よりも早く内定を出した他社に流れてしまったケースもあります。
そのため、採用を効率化して競合よりも素早い対応をすることが、内定率の維持につながりやすくなります。
また、効率化はトラブルが生じた際もスムーズに解決しやすくなります。信用を保つことで、辞退を減らす効果にも期待が持てるでしょう。
出典：「就職白書2017 −採用活動・就職活動編−」（リクルートキャリア 就職みらい研究所）
採用コスト削減につなげるため
企業の採用活動にはコストがかかります。
一般的には、新卒採用は中小企業のほうが高コスト、中途採用は大手企業のほうが高コストとなる傾向があります。
採用を効率化することで、採用数を増やしたり、離職数を減らしたりなどの対策に時間を費やせるようになります。
最終的には、採用コスト自体を節減できるでしょう。
費用が節約できると、ほかの事業や設備投資などへの有効活用をすることもできます。
しかしコストを削減することで、人材の確保ができなくなっては意味がありません。
採用活動の質は担保しつつ、効率化を目指す必要があるといえるでしょう。
採用者の負担軽減のため
採用業務は多くの工数がかかるため、時期によっては、採用担当者は時間外での働きをする場合もあります。
しかし労働時間には限りがあります。
人事の担当者は採用業務以外の仕事も兼務している場合が多く、工数が増えるほど、ほかの業務へのしわ寄せも増えてしまうでしょう。
採用担当者の身体的・精神的負担を軽減していくためにも、効率化は重要だといえます。
効率的な採用活動の実現は、会社全体として見ても良いサイクルを生むでしょう。
滞りのない業務によって、ほかの社員の仕事効率も改善し、残業代などの人件費の削減にも期待できます。
採用業務の効率化における課題
採用活動を行う際には、 学生との連絡業務は必ず発生しており、その対応に採用担当者が追われてしまい 負担が増えているという課題があります。
採用担当者が 少数の企業では、多くの学生と連絡を取るのは非常に負担で、他に必要なコア業務に注力できないのがネックです。
しかし、 学生とコミュニケーションを取ることは、内定承諾してもらいやすくなる・ 内定辞退を防止できるなどの効果があります。
そのため、 できるだけ 綿密に 学生とコミュニケーションをとることが 重要で、負担軽減するのであれば連絡方法の自動化が必要です。
また、より効果的な採用活動を行いたいと思っても、新しい施策を取り入れる時間・コストが無いなどの 課題もあります。
少ない 採用担当者でも、効果的な採用活動を行うためには、まずは自社の採用フローの棚卸しを行い、 本当に必要な業務を優先できるように施策していきましょう。
採用業務で効率化するための施策
効率化といっても、どの部分にロスを感じているのかは、採用環境によっても異なります。
自社の採用フローについて棚卸しをして、最適な効率化を目指しましょう。
採用フローをマニュアル化する
採用活動は、工数が多くさまざまな業務を行わなければならないため、社内での共通認識が得られていない場合があります。
採用業務で認識の差があると、対応にブレが発生し効率を悪くする原因になるでしょう。
対策としては、定型的な採用フローはマニュアルを作るなどしてシンプル化することです。
シンプル化して、社内で情報共有すれば効率化が図れます。
また、面接やその後の選考も時間を費やしやすい工程です。
企業が求める人材を明確にして、面接評価シートなども作成しておくことで、合否の判断がしやすくなります。
時間の短縮だけでなく、面接官の意識を統一することで、採用の質を保つ役割も果たせるでしょう。
説明会・面接をオンライン化
説明会は、自社の魅力や企業の理解を深めるために重要ですが、会場の準備や日程の調整など業務の負担としては大きいでしょう。
面接も多くの調整を行う必要がありますが、人材の見極めや選考のためには外すことはできません。
しかし、この2つをオンライン化することで、会場コストや遠方の候補者に来てもらう移動費などのコストが削減できます。
日程や時間の調整もしやすいため、働きながら就職活動をしている候補者に対しても柔軟な対応ができるでしょう。
オンライン上でのやり取りは、Web会議ツールを使うことが主流になってきていますので、比較的導入もしやすいです。
コスト削減と時間の効率化の両方に期待ができるため、今後はさらに活用する企業も増えることでしょう。
連絡方法を自動化
採用活動の中でも、多くの時間を費やすのが連絡業務です。
候補者との連絡では、応募の受付や面接日程の調整、選考結果の連絡など、人数が多いほど連絡のフローは複雑化しやすくなります。
また、外部だけではなく採用に関わる社内にも、応募者情報の共有や面接のフィードバックなど連絡しなければなりません。
採用活動における連絡は、正確性とスピードも求められる重要な業務です。ミスが起こると企業への信頼にも影響を与えます。
連絡方法を自動化することで、確実で素早い対応が可能となり、業務負担を大きく軽減することができるでしょう。
採用管理ツールの導入で採用活動を効率化
採用活動を効率化するには、採用管理ツールが役立ち、連絡方法の自動化や学生の管理、分析などを行えます。
弊社の提供している採用管理ツールnext»は、LINEを活用したツールなので、採用に関する連絡をよりスピーディーに完結させることができます。
レスポンススピードが大幅に向上することで他社との差別化ができ、メールでは分からない候補者の既読状況も確認可能です。
採用活動の効率化を検討中の方は、ぜひnext»をご利用ください。
まとめ
今回は採用の効率化について解説しました。
効率化することで、業務負担やコストを削減できるだけでなく、内定率の維持にもつながりやすくなります。
採用フローのマニュアル化などでも効率の向上を図ることはできますが、より効果の高い効率化を目指すなら、next»をはじめとした採用管理ツールの使用がおすすめです。
うまく活用して、採用業務にかかる負担を軽減させましょう。
