紙媒体の管理に比べて、便利だと思い導入したエクセルの採用管理も、利用する人数が増えるにつれ、利用するのが困難になってきますよね。
データ容量から動作が重くなり、手詰まり感を否めない方に、是非知っていただきたい管理ツール導入のメリットをご紹介いたします。
目次
採用管理をエクセルで行う際の困りごと
採用管理を、エクセルで行う際に発生しがちな困りごとには、どのようなものがあるでしょうか。
まずエクセル特有の仕様である、同時編集ができない点があげられるでしょう。
閲覧のみであれば、別の人がエクセルを編集していても可能ですが、最新データではない可能性があります。
またエクセルは、個人でカスタマイズすると、改変した人には使いやすくても、他の人からすると急に仕様が変わるため使いづらくなり、作業効率が下がってしまう可能性もあるでしょう。最悪の場合、データが消える、壊れるというリスクもあるのです。
最初はよかったけれど、データをどんどん入力していくうちに、ファイルの立ち上がりはもちろん、作業時にも「動作が重くなってしまった」と感じることは、ないでしょうか。
「サクサク入力できない」「閲覧できない」というのは、忙しいこの現代にストレスを感じます。
採用までを一貫して確認することができればいいのですが、上記のようになるエクセルでは難しいですよね。シートを上下にスクロールして確認したり、別のシートを確認したりと手間が増え、比較ができず、手間がかかります。
また使用しているエクセルのバージョンが異なることで、利用できない機能が発生することもあるためエクセルで採用の管理は向いていないでしょう。
採用管理をエクセルで上手く行えない場合
採用管理がエクセルで上手く行えないとき、どのような対処法があるのかをご紹介します。
はじめに試すこと
まず、はじめに試すことは、便利なエクセル用のテンプレートを利用することです。
自社のケースに合わせて使いやすいように、テンプレートにプラスをしたり、不要なものを削除したりといったカスタマイズができるものを選びましょう。
また、Googleスプレッドシートを利用する方法もあります。多くの機能が無料で使える上、エクセルにはできない同時編集も可能で、更新がリアルタイムに反映されるのがメリットです。
採用管理システム
次にご紹介するのは、採用管理システムを導入することです。
採用管理システム導入の最も大きなメリットは、採用業務の効率化をはかれることです。
それにともない、迅速な採用に繋げる事ができるでしょう。
たとえば、複数の職種や雇用体系での募集がある場合に自動でエントリーを振り分けてくれます。
応募者数を増やすために活用できる、SEO対策のできた採用サイトを作ることも可能です。
採用時の面接の日程調整なども一貫してシステム上で行えるので時短に繋がります。
このように、採用における人的コストを削減できる採用管理システムですが、当然のことながら費用が発生します。
また応募者の個人情報漏えいなど、セキュリティ的な問題についても注意が必要ですので、導入は慎重に行う必要があるでしょう。
SNSやアプリによる採用管理
SNSやアプリを利用した採用管理を行う方法もあります。
採用に応募してくる学生の多くが、コミュニケーションツールとしてLINEなどのアプリを利用しているため、手軽にやり取りができるのがメリットです。
メールなどに比べて返信も早く、親密度も高まりやすいという特徴もあります。
面接の日程調整などもアプリ上で行えるのが便利です。デメリットとしては内定者の対するフォロー体制が難しい点でしょう。
FacebookやTwitterなどのSNSを用いると、企業情報や採用情報などの配信はもちろん、個別のやり取りも可能です。
ただし発信内容を考慮しないと、企業イメージをダウンさせる可能性もあるので、注意は必要です。
「採用管理ツール」next≫はメリット満載
多くの企業が、既に導入している採用管理ツール「next≫」には非常に多くのメリットがあります。
LINEと採用管理ツールを掛け合わせた仕様になっており、以下の機能を備えています。
・応募者管理
・説明会管理
・選考進捗管理
・学校群管理
・タグ分類管理
CSVデータと連携しているのはもちろんのこと、応募者情報をタップ数、クリック数、滞在時間などで、一元管理することが可能です。
応募者にあった質の高いメッセージの送信や問い合わせ対応、アンケートなどを利用することができます。企業セミナーの予約をLINEで行えるので、参加率のアップも期待できるでしょう。
エクセルではデータの一元管理はもちろん、どうしても手間がかかっていた採用管理が、採用管理ツールnext≫を用いることで、改善につながります。
無料で資料請求ができますので、お気軽にお問い合わせください。
まとめ
採用管理は、未来の人材を募集するにあたり非常に重要なデータとなります。
しかし、エクセルで個々のケースを見やすく可視化するには、限界があるでしょう。
手間と時間をそこに費やすのであれば、採用管理ツールを導入することで、その人力を別の部分に生かすことが可能となるのです。
ツールに任せられるところは任せ、人間の判断や力が必要な部分に、より注力することをおすすめします。
