新卒採用の採用代行とは？メリットから費用相場まで解説

採用担当者の中には、採用管理や通常業務を並行して行うのが難しく、業務負担が多いと悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
採用代行サービスを利用することで、ピンポイントで採用業務を助けてもらうことができ、採用担当者の業務負担を軽減できます。
さらに、採用業務全般を任せられる月額固定のプランも用意されているので、採用活動のノウハウが少ない企業でも安心して任せられます。
本記事では、採用代行が注目される背景から、費用相場、メリット・デメリット、注意点まで網羅的にご紹介します。

新卒採用の代行サービスって？

新卒採用の代行サービスはRPO（Recruitment Process Outsourcing）とも呼ばれており、売り手市場の現代で非常に注目されています。
新卒採用は、母集団形成から面接対応、合否連絡や内定者フォローなど、業務量がどうしても多くなります。
人手不足も加速しており、多くの企業で採用担当者が不足していることもあり、採用活動の業務削減や効率化のために利用されています。
ただ、企業の将来や成長に関わる採用業務を採用代行サービスに任せてもいいのか、不安に感じる方も多いでしょう。
そんな時は、採用業務のすべてを任せるのではなく、ノンコア業務だけを任せるなど、課題に合わせて利用してみてください。

以下のような業務を代行してもらうことができます。

個別に対応する可能性があることから、この部分を代行してもらえるだけで随分、業務削減が可能となります。

採用代行が注目される背景

採用担当者の業務負担を軽減させるために、多くの企業が採用代行の導入を検討しています。
実際に、人手不足で欲しい人材の獲得が難しいとされている現代では、採用担当者は少数で運営している企業も多いのではないでしょうか。
採用担当者は直接利益を生む 業務ではないため、 経営層はあまり多くの人数を採用担当者に避けないというのも 背景にあります。
ただし、採用業務とは 会社の将来を左右する非常に重要な業務のため、 一人だけの 採用担当者だとしても クオリティを落とさずに業務をしなければなりません。
その結果、 母集団形成から 面接対応、応募者への連絡対応、インターンシップの開催など、多くの業務をこなすため、業務負担が非常に大きくなっています。

また、売り手市場の現代では、学生は多くの企業から内定を貰うので、内定出しをしたからといって、必ず入社してもらえるわけではありません。
採用目標数に達しなければ、また母集団形成から始める必要があり、採用が長期化してしまうのも、現代の採用活動の悩みと言えます。
採用の長期化は、採用担当者の業務負担をより多くするものなので、採用代行を利用して負担を分散させる必要があります。
新しく採用担当者を増やすよりも、採用業務のノンコアとなる部分を採用代行に任せられれば、採用担当者はコア業務に集中できます。
企業としても、新しい採用担当者を雇うよりもコストを抑えられるため、採用代行は非常に注目されています。

新卒採用の採用代行の費用相場

月額固定の採用代行の場合、月額の基本料金は新卒採用だと5～70万円、中途採用だと10～70万円となっております。
月額固定の採用代行の場合、代行できる採用業務の範囲が固定されているものの、多くの業務が依頼できるので、採用担当者が少ないもしくはノウハウの無い場合におすすめです。
5～70万円とふり幅が大きい理由は、依頼内容により基本料金が異なるので、一部任せる程度なら10万円程度で依頼可能です。

また、従量課金型での採用代行もあり、説明会代行・面接のスケジュール調整・面接実施、応募者との連絡対応など、任せたい業務だけを依頼できます。
費用も、1回2万円～、月に5万円～と、比較的安価で利用できるので、ノンコア業務だけ採用代行に任せたいなどの利用方法もおすすめです。
ただ、新卒・中途採用の管理だと、安くて5万円、高くて70万円と人数によってはコストになるため、自社の課題に合わせて採用代行を利用しましょう。

採用代行を利用するメリット

人事部門が行わなくてもよい業務を、アウトソーシングすることで、本来力をいれるべきコアな業務に集中することができます。
人事戦略を考えることや合否の判断をするといった、最終的な採用可否にかかわる業務は、他の細々とした作業があると集中しづらいものです。
これらの業務削減だけなら、別の部署のスタッフを応援に送りこむことで解決します。

採用代行は採用活動に長けたプロが行うため、採用に関するノウハウも持ち合わせています。
その会社に応じた採用プランなどを提案してくれますので、打ち合わせなどを行う時間は必要ですが、今まで取りこぼしていた良い人材の採用確率も格段にアップするでしょう。
また、採用代行に依頼することで、採用活動に必要なプロセスにかける時間を短縮することができます。無駄な残業を、発生させる必要もありません。

採用代行を利用するデメリット

デメリットは、外部に委託することから費用が発生するということです。
単発で見ると大きな費用ですが、採用した質の高い社員が売上をアップさせるという利益を見越すと、将来への投資という考え方も可能です。
次に、求職者と電話などでコンタクトした際の反応を直接知ることができないために、最終的に採用者に悩んだ時の判断ができないといったことがあるでしょう。
また、一度はじめた代行利用をやめると、代行でカバーされていた部分の質が落ちるリスクも考えられます。

新卒採用に採用代行サービスを利用する際の注意点

新卒採用で採用代行サービスを利用する前に、知っておきたいポイントを4つ、ご紹介しましょう。

新卒採用のゴールを共有する

まず、新卒採用における自社のゴールを共有することが大切で、どのような人材を求めているのか決めるようにしましょう。
また、採用代行はあくまでも他社の人材となるので、自社で欲しい人材像はあらかじめ決定したうえで伝えなければなりません。
そのため、どのような人材が欲しいのか、評価している部分はどこなのかなど、基準を決めているのであれば、あらかじめ共有しましょう。

こまめに連絡を取ってすり合わせを行う

プロに依頼したからといって放置するのではなく、採用代行の担当者とは日々しっかりとコミュニケーションを取りましょう。
採用代行の担当者とコミュニケーションを取っていれば、自社が求めている人材の質を安定させられます。
さらに、学生が入社後のギャップで早期退職してしまうリスクの回避も可能です。

また、日々どのような作業をしているのか、確認を取り合いながら進めることで、ミスマッチの発生を早期に発見して軌道修正ができます。
この時、採用代行へ依頼する時には、自社と採用代行との業務範囲の棲み分けをしっかりと行い、業務分担について明確にしておきましょう。

採用情報を一元管理する

採用情報は、採用担当者が必ず一元管理し、採用代行を利用して得られたノウハウを蓄積できるようにしましょう。
これは、採用代行を利用する際のデメリットとして、ノウハウが蓄積できないというものがありますが、採用情報を自社の社員が管理すれば解決可能です。
せっかく採用代行を利用するので、ノウハウを自社のものにできるような環境を構築し、より戦略的な採用活動を行えるようにしていきましょう。

費用だけ見ずに実績で判断する

採用代行を利用する際には、費用が安いからと判断するのではなく、実績と任せられる範囲をもとに選ぶようにしましょう。
安い採用代行だと、依頼できる範囲が狭い・オプション料金で思ったよりもコストがかかることがあります。
また、採用活動とは、会社の将来にもかかわることなので、できるだけ高いノウハウを持った企業に依頼することが大切です。
そのため、事例の確認やデモの利用を行い、自社の課題解決をできる製品かどうか見極めましょう。

依頼範囲の明確化とオプション料金は事前に確認する

採用代行は、月額固定と従量課金の2種類ありますが、どのサービスも依頼できる範囲が決まっています。
そのため、契約前に依頼できる範囲を明確にしておかなければ、利用開始した時に思っていたような効果を得られない可能性があります。
また、依頼範囲外の業務も依頼するのであれば、予算オーバーにならないよう、オプション料金を事前に確認するのも重要です。
思ったようなコストがかかってしまったとならないよう、依頼範囲の明確化とオプション料金は事前に確認しましょう。

採用管理ツールのnext≫なら連絡対応を効率化できる！

採用管理システムを導入しておくと、採用代行会社との情報共有に非常に便利です。
採用管理システムのなかでも、多くの企業が導入している採用管理next≫を利用すると、LINE上で採用情報の管理を行うことができます。
応募者へ質の高いメッセージの送信はもちろん、問い合わせ対応やアンケートなどでも利用することが可能です。
応募者とのやりとりを、リアルタイムで行うことができます。採用管理でお悩みの方は、ぜひご検討ください。

まとめ

新卒採用の人事業務の多さや煩雑さ、人選に苦労している会社は、多いのではないでしょうか。
重要な採用の判断やフォローアップといった人の力が必要とする部分に、より力を集中させるためにも、一部をアウトソーシングする動きが高まっています。
採用管理システムと合わせて上手に利用することで、自社内にノウハウの定着も可能です。
ぜひ、検討してみてはいかがでしょうか。

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