毎年新卒の採用を行っているが、採用管理をはじめとした業務を、通常業務と並行して行うのが難しいという企業も多いのではないでしょうか。
そんなお悩みを、解決してくれるのが採用代行サービスです。
利用することで得られるメリットや、実際に活用する際のポイントについてご紹介します。
目次
新卒採用の代行サービスって？
新卒採用の代行サービスはRPO（Recruitment Process Outsourcing）とも呼ばれます。
新卒採用時期は業務量がどうしても多くなることから、採用活動における業務削減を目的に行われているサービスです。
採用代行サービスとはいえ、すべてを代行に依頼するのには不安が残るでしょう。
そこで、間接的業務部分を任せることで、面接や選考といったコアな部分に集中することができます。
以下のような業務を代行してもらうことができます。
・採用に当たっての求人広告や求人票の作成
・母集団形成により、募集媒体の選定や説明会の実施
・スカウトメールなどの送信
・エントリー対応
・面接の日程調整
・候補者の管理
・合否の連絡など
個別に対応する可能性があることから、この部分を代行してもらえるだけで随分、業務削減が可能となります。
採用代行を利用するメリット・デメリット
では、採用代行を利用するメリットとデメリットについて、解説していきましょう。
メリット
人事部門が行わなくてもよい業務を、アウトソーシングすることで、本来力をいれるべきコアな業務に集中することができます。
人事戦略を考えることや合否の判断をするといった、最終的な採用可否にかかわる業務は、他の細々とした作業があると集中しづらいものです。
これらの業務削減だけなら、別の部署のスタッフを応援に送りこむことで解決します。
採用代行は採用活動に長けたプロが行うため、採用に関するノウハウも持ち合わせています。その会社に応じた採用プランなどを提案してくれますので、打ち合わせなどを行う時間を取る必要はありますが、今まで取りこぼしていた良い人材の採用確率も格段にアップするでしょう。
また採用代行に依頼することで、採用活動に必要なプロセスにかける時間を短縮することができます。無駄な残業を、発生させる必要もありません。
デメリット
デメリットは、外部に委託することから費用が発生するということです。
単発で見ると大きな費用ですが、採用した質の高い社員が売上をアップさせるという利益を見越すと、将来への投資という考え方も可能です。
次に、求職者と電話などでコンタクトした際の反応を直接知ることができないために、最終的に採用者に悩んだ時の判断ができないといったことがあるでしょう。
また、一度はじめた代行利用をやめると、代行でカバーされていた部分の質が落ちるリスクも考えられます。
新卒採用に採用代行サービスを利用する前にしっておきたいこと
新卒採用で採用代行サービスを利用する前に、知っておきたいポイントを2つ、ご紹介しましょう。
新卒採用のゴールを共有する
まず、新卒採用における自社のゴールを共有することです。
自社内ですべて、採用活動を行うのであれば、どのような人材を求めているのかということが、定まらないことはないでしょう。
しかし、採用代行サービスを利用する場合は、当然ですが自社の人間ではありません。
そこでどういった人材が欲しいのか、そのためにこういった部分を見て評価している、といた基準などがあれば、共有しておくことをおすすめします。
「プロに依頼しているから、全て任せておけば大丈夫だろう」と考えるのではなく、こまめに採用代行担当者とコミュニケーションを取るようにしましょう。
そうすることで、自社が求めている質を安定させることにも繋がりますし、採用された側としても、入社後にギャップを感じてしまうリスクを回避することができます。
ポイントごとに、確認を取り合いながら進めることで、軌道修正もしやすくなります。
当然ですが、依頼する前にどの部分は自社で行い、どの部は代行へお願いしたいという業務分担について明確にしておきましょう。
採用情報を一元管理する
採用情報は、一元管理することをおすすめします。
これは、採用代行を利用することのデメリットである採用ノウハウが、定着しないというリスクを少しでも補完するために欠かせません。
昨今、採用に関しても、応募を待つというスタイルではなく、アクションを起こす採用が重視されています。そのため、ノウハウを共有することは重要です。
採用管理システムを導入しておくと、採用代行会社との情報共有に非常に便利です。
採用管理システムのなかでも、多くの企業が導入している採用管理next≫を利用すると、LINE上で採用情報の管理を行うことができます。
応募者へ質の高いメッセージの送信はもちろん、問い合わせ対応やアンケートなどでも利用することが可能。応募者とのやりとりを、リアルタイムで行うことができます。採用管理でお悩みの方は、ぜひご検討ください。
まとめ
新卒採用の人事業務の多さや煩雑さ、人選に苦労している会社は、多いのではないでしょうか。
重要な採用の判断やフォローアップといった人の力が必要とする部分に、より力を集中させるためにも、一部をアウトソーシングする動きが高まっています。
採用管理システムと合わせて上手に利用することで、自社内にノウハウの定着も可能です。
ぜひ、検討してみてはいかがでしょうか。
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