採用担当者の負担が大きく、思ったような採用戦略が練れずに、効果的な採用活動ができていないと悩んでいませんか？
採用支援ツールを導入することで、採用担当者の負担を軽減できるため、業務の効率化が進みます。
さらに、欲しい人材の確保や自社と学生とのマッチ度も向上するため、内定辞退や早期退職されてしまうリスクも削減できます。
本記事では、採用支援ツールとは何か、導入するメリットから種類まで解説していきます。
目次
採用支援ツールとは？
採用支援ツールとは、企業における採用活動をサポートしてくれる製品やコンサルティングによるサポートのことを指します。
具体的には、採用担当者の業務負担を軽減できるように、採用に関する業務の自動化を行う製品や、採用に関するプロが実際に課題解決をサポートします。
会社の魅力を存分に伝えるために、学生と密にコミュニケーションを取りたいと思っても、採用担当者に時間がないと連絡が取れません。
さらに、効果的な採用戦略を立てたいと思っても、人手不足によりなかなか新しい業務を始められないこともあるでしょう。
そんな時、採用支援ツールを利用することで、学生とのコミュニケーションが取りやすくなったり、新しい戦略を立てる時間ができたりとメリットが多いです。
ただし、採用支援ツールには新卒紹介サービスや採用代行サービス、採用管理ツールなどさまざまな製品が販売されています。
そのため、採用支援ツールを利用する際には、自社にとってどのような課題があるのか、解決したい悩みに合わせてツールを選ぶことが必要です。
採用支援ツールとは大きく分けて5種類ある
採用支援ツールは大きく分けて5種類あり、新卒紹介や採用活動の代行、コンサルティングなど、人手によるサポートのものがあります。
製品による採用支援ツールでは、採用に関する業務を一括で管理できる採用管理ツールや、AIが採用担当者に代わり自社の魅力を自動発信するサービスなどが挙げられます。
採用支援ツールといっても、人材紹介や業務そのものを代行してくれるサービス、製品によってサポートしてくれるものなどさまざまです。
ここからは、採用支援ツール5種類について、どういったお悩みにおすすめなのか、ご紹介していきます。
新卒紹介サービス
新卒紹介サービスとは、新卒に特化した人材紹介サービスとなっており、企業と学生双方の相性がマッチした人材を紹介してくれます。
専任のコンサルタントが企業からヒアリングを行い、登録されている新卒の中からマッチ度の高い学生を紹介してくれます。
母集団形成や複数回における面接を行う必要がないため、コストを抑えつつ的確に欲しい人材を獲得できるのがメリットです。
また、登録している新卒の数が多い新卒紹介サービス会社であれば、よりハイスペックな学生が登録されていることもあります。
ただ、現在では採用する1人当たりのコストは年々高くなっているため、多くの学生を紹介してもらうのはデメリットになる可能性があります。
そのため、小数人の生活を紹介してもらいたい企業や、採用ノウハウが少なく採用活動がうまくいっていない企業におすすめです。
採用代行サービス
採用代行サービスでは、企業で行っている採用活動の多くを代行してもらうもので、採用担当者の負担軽減につながります。
具体的には、求人広告掲載の代行やエントリーシートの雛形の作成、スカウトメール配信といった、採用担当者の負担になりがちな業務を代行してもらえます。
他にも、面接代行や応募者への合否連絡、採用後には内定者研修や懇親会の企画なども対応してもらえるのが特徴です。
採用担当者としては、自社で力を入れたい業務に集中でき、より優秀な人材を獲得できるような採用戦略が練りやすくなります。
デメリットは、代行してもらう業務内容が多いとコストがかかりやすい・応募者との接点が少なくなることによるミスマッチの発生などが挙げられます。
そのため、採用担当者の数が少なく業務が逼迫している・採用業務の質を急いで向上したいと検討している企業におすすめです。
採用コンサルティング
採用コンサルティングでは、採用に関する豊富な知識を持ったプロが、企業に合わせて課題解決をサポートしてくれるサービスです。
企業ごとに採用の課題は異なるため、依頼した企業に合わせて、効果的な母集団形成を行う方法や、会社にあった採用チャネルの選定などを行ってくれます。
また、採用コンサルタントはリアルタイムの採用市場の状況を把握しているため、より効果的な採用戦略が行えます。
ただし、採用コンサルティングの利用は月額費用が高かったり、実務は代行してくれない場合もあるので、プロから客観的な意見やサポートが欲しい企業に向いています。
採用管理ツール
採用管理ツールは、応募者の管理から採用スケジュールの調整管理、採用活動の可視化など、システムによって情報を一括管理できます。
作業担当者ごとに個別に応募者管理を行っていると、リアルタイムの状況が可視化されませんが、採用管理ツールなら一元管理が可能です。
そのため、リアルタイムで応募者の状況から採用スケジュールが可視化されるため、よりクオリティの高い採用活動が行えます。
また、採用管理ツールではどこの求人媒体から応募が多いのか、送信したURLの開封率などを分析できるのが特徴です。
作業管理システムの多くはクラウド型のため、月額費用がかかるものの比較的安い費用で導入できる製品も多いため、ランニングコストは抑えて利用できます。
ただし、セキュリティに不安がある・自社の思ったようなカスタマイズができない・欲しい機能が搭載されていない可能性があるなどのデメリットもあります。
採用活動を効率化したい企業におすすめですが、自社にとって必要な機能が揃っているのか、セキュリティ面も含めて、選ぶようにしましょう。
AIによる採用担当代行サービス
AIによる採用代行サービスでは、自社の魅力をAIに学習させることで、応募者からの問い合わせ対応を自動化できます。
具体的には、会社の求人情報やビジョン、社風を学習させておくことで、応募者からの問い合わせをAIが代行します。
弊社の提供している「AI採用担当くん」は、LINEを使った製品となっており、会社の情報を学習させることでLINEに送られてきた問い合わせに自動で回答できます。
他にも、リッチメニューにインタビュー情報を掲載できるため、代表取締役や人事担当者、リクルーターなどのインタビューが掲載できます。
24時間365日、どのタイミングで連絡が来たとしても速やかに回答できるため、採用活動がスピーディーに行えます。
どのような連絡が来ているかといった情報も蓄積できるので、採用戦略の参考として活用することも可能です。
採用支援ツールを導入するメリット
採用支援ツールを導入することにより、採用業務の効率化や効果的な母集団形成を行えるようになります。
他にも自社と学生のマッチ度が向上する・採用担当者の負担軽減につながるため、採用支援ツールの導入は会社にとって非常にメリットです。
ただし、採用担当者の数が少ない・採用に関するノウハウが少ない企業だと、欲しい人材の確保や採用目標数の達成がなかなか難しくなっています。
そんな時は、自社の課題にあった採用支援ツールの導入で、欲しい能力を持った人材の確保を行い、より良い会社の成長を目指していきましょう。
採用業務を効率化できる
採用支援ツールには、大きく分けて5つの種類がありますが、どのツールを導入しても採用業務の多くが効率化できます。
新卒紹介では、自社で欲しい人材を提示するだけで、マッチ度の高い学生を紹介してもらえるため、母集団形成から面接などの業務が省けます。
他にも、採用管理ツールでは、採用管理を一元管理でき製品によっては情報発信も自動化できるため、大幅に採用業務が効率化されます。
採用担当者は、中小企業だと人事も担当することがあり、新卒・中途採用の業務だけでなく、社員の管理から中には給与計算までさまざまな業務に携わります。
そのため、採用支援ツールを導入することで、自動化したり代行してもらったりと負担軽減され、重要なコア業務に着手しやすくなります。
効果的な母集団形成を行える
採用代行サービスを利用することで、欲しい人材に的確にアピールできるような母集団形成を行ってくれます。
また、採用コンサルティングであれば、最新の採用状況に合わせた知識を持っているため、SNSの活用といった多くの母集団形成のサポートをしてくれます。
ほかにも、より魅力をアピールできるよう、自社の求人サイトへ掲載する職場の雰囲気がわかるような動画の取り方など、さまざまな形でサポートしてもらえます。
このように、採用ノウハウの少ない会社では、自社と応募者のミスマッチが起きないように、サポートしてもらえるのは非常にメリットでしょう。
マッチ度の向上を行う
あらかじめ自社で欲しい人材像を決めておくことで、自社にマッチした人材の紹介や、ターゲットが集まるような母集団の方法を教えてもらえます。
新卒採用の場合、学生の属性によって利用している求人媒体も異なってくるので、豊富な知識を持っている企業からのサポートは非常に重要です。
また、AIによる採用担当者代行サービスでは、自社の情報をあらかじめ登録しておくことで、応募者からの質問に自動で回答できます。
応募者としても、採用担当者に直接問い合わせをするよりも、AIへなら問い合わせしやすいため、細かい情報を伝えやすくなります。
その結果、自社と応募者とのマッチ度が向上しやすくなるため、内定承諾率の向上や入社後の早期退職を防止できます。
採用支援ツールを導入する際の注意点
採用支援ツールを導入する際には、自社の課題を解決できる製品を選ぶようにし、費用面だけでなく対応範囲もしっかりと確認しましょう。
また、製品によっては導入支援やアフターサポートなどが充実していない可能性があるため、費用に見合った対応が受けられるか確認も必要です。
製品を導入する際には、最低でも2社以上から見積を取得し、自社の採用担当者が使いやすいのか、欲しい機能が揃っているのか確認しましょう。
ここからは、採用支援ツールを導入する際の注意点について、具体的に解説していきます。
課題解決のできる採用支援ツールを選ぶ
採用支援ツールは、大きく分けて5種類あるため、どのような課題を解決したいのかに合わせて選ぶようにしましょう。
採用目標数がわずかに足りないため、急ぎ新卒を確保したいのであれば、新卒紹介サービスがおすすめです。
また、応募者との連絡対応を自動化したい・複数の採用担当者がいてもリアルタイムで情報が伝わるように一元管理したいなら、採用管理ツールを選ぶと良いでしょう。
このように、課題に合わせて選ぶべき採用支援ツールは異なるため、自社にとって必要な機能が揃っている製品を選んでみてください。
費用に見合った対応を受けられるか確認する
採用支援ツールの多くは、買い切りではなく、毎月のランニングコストがかかるため、費用に見合った機能か、導入後もサポートがあるのか確認をしましょう。
採用管理ツールやAIによる採用担当代行サービスでは、導入時のサポートだけでなく導入後も困った時には速やかに対応してもらえるのか確認が必要です。
たとえば、実際に導入して運用していると、導入時には気にならなかった細かい点がだんだん見えてきます。
他にも、時代に合わせて定期的に製品のアップデートやセキュリティの強化がされているのかも、チェックポイントです。
そのため、導入後でも困った際には電話や対面によるサポートが受けられるのか、定期的なアップデートがあるのかは、導入前に必ず確認をしておきましょう。
採用支援ツールの活用で採用活動を効率化しよう
採用支援ツールの活用により、採用担当者の負担を軽減して採用業務を効率化でき、効果的な母集団形成から自社と応募者とのマッチ度の向上が見込めます。
ただし、採用支援ツールには対人によるサービスから、採用管理ツール、AIを使った採用担当代行サービスなどさまざまなため、課題に合わせて選ぶようにしましょう。
弊社では、AI採用担当くんという、LINEを活用した自社の魅力を存分に発信できる製品を提供しております。
会社概要や求人情報、福利厚生など、さまざまな情報をAIに学習させることで、応募者からの問い合わせに365日24時間対応できます。
他にも、会社インタビューを担当者ごとに掲載でき、リッチメニューでタップするだけで聞きたい社員のインタビューを簡単に閲覧可能です。
応募者にとっても、AIであれば質問しやすいため、採用担当者に聞きづらいことでも気兼ねなく質問ができます。
その結果、自社の魅力が存分に応募者に伝えられるようになり、選考への移行率向上やマッチ度の向上による早期退職のリスクが削減されます。
デモご用意しておりますので、まずはどのような機能なのか知りたい方は、ぜひお問い合わせください。
