採用活動を行う際には、他社との差別化や求職者に対する魅力的なアピールなど、さまざまな工夫が必要になります。
では、どのようなポイントを意識して採用活動を進めていけば良いのでしょうか。
この記事では、採用活動をスムーズに進めるためのコツやポイント、質を上げるための対策方法について紹介します。
目次
採用活動をスムーズに進めるコツは？
採用活動をスムーズに進めるためには、コツを理解しておくことが大切です。
要領を得て採用活動を進めれば、採用の成功率も向上し、採用コストの削減や人事担当者の負担軽減につなげやすくなる可能性があるためです。
ここからは、採用活動におけるコツや業務上で重視すべきポイントについて見ていきましょう。
採用フローの確認をする
採用活動をスムーズに進めるためには、まずは採用フローの確認を行うことが大切です。
過去の採用データを分析し、採用フローの不備を見直したり簡略化、一元化を行ったりするなど、改善すべき点を見つけ出す必要があります。
採用フローは採用活動全体の流れや方向性を決定するために重要であり、採用フローそのものが確認できていなければスムーズに採用活動を進めることができません。
効率性、丁寧さ、確実さが重要
採用活動をスムーズに進めるうえで重要になるのは、効率性・丁寧さ・確実さの3つです。
どのような業務を行う場合でも、この3つの要素を意識して改善や効率化を行う必要があります。
改善の必要な採用フローはどこなのか、PDCAを回して課題を抽出し、解決・実践へと落とし込みましょう。
時間やマンパワーは有限であり、削れるフローはないか時間をかけるべき業務の優先順位などを見直しながら最適化を図る必要があります。
採用活動で効率化を行うポイント
効率性・丁寧さ・確実さをクリアしつつ、効率化を行うために必要なポイントについて、解説します。
社内連絡
社内連絡は、採用活動をスムーズに進めるうえで欠かせない業務のひとつです。
他部署との連携や人事担当者間の情報共有などは、社内のコミュニケーションを円滑化することでスピードアップを図ることができます。
どの部署でどのような人材を求めているのかや、次の担当者へスムーズに情報を引き継ぐ際の効率化などは社内連絡の強化で実現できるでしょう。
候補者との連絡
採用活動では、候補者や応募者との連絡を頻繁に取ることになります。
応募の受付・スケジュール調整に関する連絡のやり取り、内定可否の連絡、入社説明会の案内など、候補者への連絡を取る機会が多いのも採用業務の特徴です。
連絡の見落としや返信忘れなどのミスを防ぐためにも、一括管理ができるような仕組みやツールの導入も検討しましょう。
選考スケジュールの管理
選考スケジュールを管理し、スムーズに採用活動が進行できるように調整することも大切です。
合同説明会からエントリーまでの期間だけでなく、書類選考から面接に必要な時間を予測し、スケジュールを立てる必要があります。
また、スケジュールを担当者間で共有するなど、採用に携わる社員全体の進捗状況を把握するのもポイントのひとつです。
遅れが出た業務のフォローを行うなど、採用担当者個人ではなくチームとしてスケジュールを管理する意識をもつようにしましょう。
選考フェーズ
選考フェーズで重視すべきポイントは、候補者の満足度を維持することです。
例えば、面接官が威圧的な対応をすれば、せっかく内定通知を出しても内定を辞退されてしまう恐れがあります。
こちらが候補者を選んでいるというスタンスだけでなく、候補者からも企業を選ばれているという意識をもって接するように心がけましょう。
【採用活動のコツ】採用管理・連絡・面接の質を上げるためにできる3つのこと
採用活動のコツは、採用業務の効率化と質の向上を目的に、必要なツールをうまく取り入れることです。
ここからは、採用管理・連絡・面接の質を向上させるために導入すべき、業務効率化ツールのメリットや意識すべきポイントについて紹介します。
業務効率化ツールを利用
業務効率化によって負担を減らし、対応やほかの業務に割く時間を増加させ、採用の質向上につなげましょう。
そのような場合には業務効率化ツールの活用が最適で、中でも社員の年齢・性別問わず誰にでも使いやすいツールを選ぶことが大切です。
1.求人媒体
自社のホームページだけでなく、希望の条件に合う人材が多く利用している求人媒体の活用を行いましょう。
求人情報を定期的に更新すれば候補者に通知されるため、潜在層の認知獲得にも役立ちます。
2.Web会議システム
面接・面談など採用活動の一部でWeb会議システムを利用し、移動時間や費用の削減を行うのもポイントのひとつです。
遠方に住む応募者でもスケジュールの調整がしやすいため、応募者と人事担当者双方にとってスケジュールを確保しやすくなるメリットがあります。
3.LINEなどのチャットツール
LINEなどのチャットツールを活用して、候補者や応募者と連絡を取るのもおすすめです。
メールのような定型文が必要ないため、本題から入ることができ、文面の作成や送られてきた内容をチェックする時間を短縮することができます。
また、LINEであれば未読・既読がわかるため、どの候補者がどの程度自社に興味を持っているかを分析するうえでも役立つのではないでしょうか。
採用にLINEを活用！メリット・選ばれる理由から人材別の活用例を紹介
早いレスポンスを心がける
採用活動では、応募者からの連絡に関するレスポンスを早くすることも大切です。
自社がクイックレスポンスを心がければ、応募者が検討や返答に要する時間をしっかり確保することにつながり、複数社に応募している際にも負担軽減になります。
競合他社よりもレスポンスが早いことは、採用活動における重要なアピールポイントになるので、マニュアル化をするなどして徹底しておきましょう。
認知のための情報発信も行う
採用活動は、求人を出して募集を行い、採用を決定することだけではありません。
各フローを進行させながら採用広報として、候補者や潜在層に向けた自社の認知度を向上させるための取り組みが必要になります。
近年ではSNSを活用している企業も増加しているため、普段からこまめに情報を発信すれば、求職者の目にとまる機会が増え、認知度向上につながるでしょう。
採マネnext»を活用すれば、コミュニケーションを密に取りながら応募者管理も同時に行うことができるので、採用にかかる業務負担を大幅に軽減することが可能です。
採マネnext»はLINEを活用した採用管理ツールであり、メールと違って既読・未読がわかる特徴があります。
これによって応募者の関心・志望度がどの程度あるかを知ることにも役立ちます。
採用コンサルティングでツール活用のお悩みに応えます
採マネnext»では採用に関するコンサルティングプランもご用意しています。
企業様ごとに異なるお悩みを詳細までヒアリングし、より効果的な施策を提案しています。
例えば、採マネnext»をご利用の企業様へ「インターンまでは参加があったが、その後のアクションがなかった学生」「LINEの友だち登録のみだった候補者」に対する発信方法をレクチャーさせていただいた事例があります。
その結果、改めて興味をもってもらうことができ、選考へ進むきっかけにつながりました。
また、ツールの導入だけでなく今後の採用戦略に悩んでいるのでサポートを受けたい、というご担当者様も、ぜひ採マネnext»の採用コンサルティングプランをご利用ください。
採用計画のご相談をはじめ、内定者フォローの内容、現状を改善できる方法は何があるかなど、企業様ごとに異なるお悩みに寄り添って解決していくことを目指しています。
まとめ
採用活動のコツは、採用フローを見直して丁寧に行うべき業務と簡略化すべき業務のメリハリをつけることにあります。
採用活動がうまくいかないと感じたら、一度採用フローをすべて見直し、状況によっては業務効率化ツールを選ぶなど、自社に合う採用方法を構築していきましょう。
