近年、採用活動はSNSの導入やオンライン化、少子高齢化などにより応募のきっかけや選考内容に大きな変化が表れています。
中にはこれらの変化で採用活動における業務量が増えた企業もあります。
業務効率化を良くするために、採用代行が注目を集めています。
採用代行は採用担当者の負担が軽減されるなど、メリットが多いですが、はじめて採用代行を導入する企業にとってはまだまだ不明点が多いかもしれません。
本記事では採用代行とは何か？メリットやポイント、そして人材紹介との違いについて紹介します。
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目次
採用代行とは？RPO、業務委託との違い
採用代行は、社内の採用担当者で行っていた採用活動を、外部の委託会社に任せることを指します。
採用担当者の業務負荷を軽減する目的で導入されることが多いです。
採用代行は、RPO（Recruitment Process Outsourcing）とも呼ばれ、以下に言い直されることもあります。
- 採用アウトソーシング
- 採用代行サービス
- 採用に特化した業務委託
依頼する企業によって、料金形態、代行する担当の業務形態、代行期間、業務範囲が異なります。これらについては依頼の際に確認が必要です。
では、なぜ各企業の採用業務は増え、採用代行の需要は伸びているのでしょうか。
業務量が増えている企業は多く、大きく2つの要因が挙げられます。
- SNS・IT導入、オンライン化の浸透
- 少子高齢化
では、それぞれ解説していきます。
SNS・IT導入、オンライン化の浸透
近年、企業のSNSやITの導入、オンライン化などがきっかけで、採用活動や応募の簡略化が実現しています。
特に簡略化した分、応募する方が増え、その増加した応募数に対応するために業務量が増えているケースが確認できます。
少子高齢化
少子高齢化により、若年層・労働世代の人口は今後も減っていきます。
厚生労働省「我が国の人口について」 より引用
厚生労働省が発表するデータによると、2020年時点では1億2,615万人であった人口は、2070年には8,700万人にまで減少するということが分かります。
労働人口の多くを占める15～64歳人口割合も、2070年には現在よりもおよそ5%下がることがグラフからも読み取れます。
一見、応募者の数が減るだけにも思えるかもしれませんが、採用担当者の数が今後減っていく可能性があることは理解してください。採用担当者が足りなければ、すでに勤務している採用担当者の負担は当然増えます。
「業務量が多い」「採用担当者が足りていない」という企業は採用代行を検討しましょう。
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採用代行（RPO）と人材紹介、採用コンサルティングとの違い
ここでは、採用代行とよく比較されることの多い「人材紹介」と「採用コンサルティング」との違いについて解説します。
違いを理解し、自社に合った選択を実現しましょう。
人材紹介とは？
人材紹介は、企業が求めている能力を持った人材を紹介することを指します。
実際に会社の欲しい人材かどうか、面談や条件面などの話し合いは人材紹介会社が対応しますが、母集団形成や採用活動のサポートは対応していません。
すぐに人材を集めたい企業なら人材紹介の利用がおすすめとなり、自社で欲しい人材を集めて内定まで進めたいのであれば、採用代行の利用がおすすめです。
採用コンサルティングとは？
採用コンサルティングは、企業や事業の採用活動における課題を解決し、採用の成功へ導くための戦略設計や支援、ノウハウの提供をすることを指します。
新卒採用、中途採用、キャリア採用など、どの採用方法においても適応することができ、採用活動に課題がある企業にとっておすすめできる手段です。
「業務量は問題ないか、採用がうまくいっていない」「採用ノウハウが欲しい」という方に採用コンサルティングはおすすめです。
採用コンサルティングについては以下の記事で解説しています。併せてご覧ください。
【最新】採用コンサルティングを実施しているおすすめの企業15選
採用代行を利用するメリット
採用代行を利用するメリットは以下の3つです。
- 採用活動の工数削減になり残業時間を減らせる
- 採用担当者は採用戦略に注力できる
- 採用活動の質が向上する
ここでは採用代行を利用する３つのメリットを具体的に解説していきます。
採用活動の工数削減になり残業時間を減らせる
採用代行を利用することで、業務の集中している案件を任せられるようになるので、工数削減になり残業の抑制につながります。
採用担当者の業務は以下のように多岐にわたります。
・インターンシップの開催
・合同説明会の開催
・応募者との連絡対応
・新人社員の教育 など
採用代行の利用でノンコア業務を任せられれば、多くの工数や残業時間が削減されます。
※ノンコア業務…利益に直結しないが、メイン業務の補助的な業務全般を意味します
採用担当者は採用戦略に注力できる
採用代行に採用活動のノンコア業務や業務の集中している案件を任せることで、採用担当者は採用戦略に注力できるようになります。
さらに、社員に空いた時間ができれば採用活動におけるコスト管理もしやすくなるため、費用に見合った成果が得られているのかも可視化されます。
採用コストの削減をしつつ、採用戦略に注力できるようになれば、より採用活動を優位にするような新しい手法を取り入れやすくなります。
採用活動の質が向上する
採用代行会社は、時代に合わせた採用戦略の知識が豊富なため、課題に合わせたサポートをしてもらうことで採用活動の質が向上します。
人材像がどのような求人媒体を使っているのか、アプローチ方法が適切かどうかは、時代によって異なります。
売り手市場の現代では、ただ求人媒体で募集を行うだけでは、欲しい能力を持った人材を集めるのは難しいのが現状です。
採用代行を利用すれば、人材像にあったアプローチ方法や母集団形成の方法など、経験に基づいた提案をしてくれます。
従来よりも応募の数が増え、欲しい人材が確保しやすくでしょう。
採用代行を利用するデメリット
採用代行を利用するデメリットは以下の3つです。
- ミスマッチの発生など想定している効果が得られない
- 自社に採用活動のノウハウが蓄積されない
- 応募者との接点が薄くなる
ここでは採用代行を利用する3つのデメリットを具体的に解説していきます。
ミスマッチの発生など想定している効果が得られない
採用代行の利用は、事前に欲しい人材像を伝えておかなければ、ミスマッチが起きる可能性があります。
綿密な採用計画を立てて採用代行会社に伝えなければ、自社で想定していたような効果が得られないこともあるでしょう。
採用代行を利用する際には、いつまでにどの部署でどのような人材を雇いたいのか、詳細を伝えることが大切です。
自社に採用活動のノウハウが蓄積されない
採用代行会社に多くの採用活動を任せてしまうと、自社にノウハウが蓄積されない可能性があります。
実際に、どのような手法を取っているのかが明確なっていない・課題に合わせてどのようなアプローチをしているのかがわからないとノウハウは蓄積できません。
採用代行会社に依頼をする際には、必ず自社の採用担当者とコミュニケーションをとる環境を構築した上で、利用するようにしましょう。
応募者との接点が薄くなる
応募者との連絡対応を採用代行に任せると、自社の採用担当者が応募者と接触する機会が少なくなり、コミュニケーション不足が起こります。
応募者にとって採用担当者は、企業の顔といえる存在のため、どのような会社なのか把握するためによく注目しています。
しかし、採用代行に応募者との連絡対応を全て任せてしまうと、応募者との接点が薄くなり、応募者の生の声が届きにくくなります。
採用代行に任せる場合も応募者の声や情報が入ってくるようにしたり、応募者との接点を増やしたりする工夫をしましょう。
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【採用代行の注意点】厚生労働大臣の許可を得ないと違法になる
採用代行を利用するのであれば、採用代行会社と依頼会社が厚生労働省や都道府県労働局長の許可が必要となります。
基準に満たしていない会社で採用代行を利用してしまうと、違法になるケースがあるため注意が必要です。
採用代行会社だけでなく依頼者側も厚生労働省や都道府県知事労働局長の基準を満たす必要があります。下記をご覧ください。
労働者を雇用しようとする者が、その被用者以外の者をして報酬を与えて労働者の募集に従事させようとするときは、厚生労働大臣の許可を受けなければならない。
採用代行は、外部会社に採用活動を任せるため、委託業務となり、職業安定法第36条1項の委託募集に該当します。
報酬を支払って採用代行を利用するのであれば、法令に則る必要があり、届け出を出さなければ違法となってしまいます。
また、採用代行と依頼者側も届け出を出す必要があり、労働者が不利益を得ないような許可基準が設定されています。
ただし、採用の募集や選考を採用代行に依頼しないのであれば、許可は不要となり、あくまでも労働者の募集を委託するのであれば必要となります。
許可の必要なケースをしっかりと把握したうえで、違法にならないように採用代行を利用しましょう。
採用代行の利用をおすすめするケース
ここでは採用代行が向いている企業について具体的に紹介します。
いずれかの企業に当てはまる方はぜひ採用代行を検討しましょう。
多くの人材を確保する必要のある企業
事業拡大のため、急遽多くの人材を確保する必要のある企業であれば、採用代行を利用することで応募者との連絡対応を一任できます。
応募者との連絡対応は時間がかかる業務のため、採用担当者の少ない企業であれば任せてしまった方が良いでしょう。
また、これまで以上に採用数を増やしたいという企業も、採用代行に母集団形成を依頼することでより多くの応募者を確保できます。
採用担当者の負担軽減をしたい企業
採用担当者の業務負担が多く、残業時間が増え続けている企業の場合、採用代行の導入で工数削減を行うと良いでしょう。
選考や面接対応は採用担当者が行い、母集団形成や応募者との連絡対応などのノンコア業務を採用代行に任せるだけでも、採用担当者の負担軽減ができます。
また、採用活動以外に人事も担当しているケースだと、コア業務に集中できないという課題を持っていることもあります。
採用担当者の業務負担が軽減できれば、コア業務に集中できるため、採用代行の利用がおすすめです。
採用プロセスの改善を目指している企業
採用代行を利用することで、第三者視点での意見や豊富な知識を持った採用コンサルタントからサポートを受けられるため、採用プロセスの改善ができます。
より効果的な採用活動を行いたい、新しい戦略を導入し、コストを抑えつつも欲しい人材をしっかり確保したいなど、課題解決が可能です。
時代によって、学生の特徴も異なってくるため、効果的な採用プロセスは時代に合わせて変更しなければなりません。
より時代に合わせた採用プロセスの改善を行いたい企業にとって、採用代行はおすすめです。
採用代行を選ぶ際の4つのポイント
ここからは採用代行を選ぶ際に、押さえるべきポイントについて解説します。
採用代行を依頼する際は以下のポイントを意識しましょう。
・自社の課題を事前に洗い出す
・依頼する業務範囲を細かく決めておく
・採用ターゲットを明確に伝える
・採用状況が可視化されるように仕組作りをする
自社の課題を事前に洗い出す
採用代行を選ぶ際には、まずは採用活動における自社の課題を事前に洗い出すようにしましょう。
採用活動がうまくいっていないから採用代行に頼ろうと、漠然とした理由だと思ったような効果は得られません。
採用担当者の負担軽減のためノンコア業務を採用代行会社に依頼したい・豊富な知識をもとに戦略的な採用プロセスを練ってほしいなど具体的に決めます。
採用代行会社によっては、採用課題の洗い出しも対応してくれる場合があります。
自社にどのような課題があるか知りたい場合は、聞いてみると良いでしょう。
依頼する業務範囲を細かく決めておく
採用代行会社に依頼する業務範囲を細かく決めておくことで、スムーズな採用活動を行えるようになります。
採用活動では非常に幅広い業務を行うため、明確な業務範囲を決めておかなければ、作業の重複や対応漏れなどが発生する恐れがあります。
さらに、具体的な業務範囲を決めずに依頼してしまうと、コストが多くかかったり、ノウハウが蓄積できなかったりする可能性もあるでしょう。
そのため、依頼する業務範囲を採用担当者全員に通知し、新しく業務を依頼する場合事前に社内で相談するように体制を整えておくことが大切です。
採用ターゲットを明確に伝える
採用ターゲットの詳細を事前に決めておき、採用代行に伝えることでミスマッチが起きずに採用活動を進められます。
採用ターゲットが明確に伝えられていないと、効果のある採用活動の方向性は決められません。
また、採用媒体の選定や母集団形成を依頼しない場合でも、どのようなターゲット像を採用したいのか伝えておくのは非常に大切です。
ミスマッチや採用活動の方向性にズレが起きないように、必ず採用ターゲットは詳細に伝えるようにしましょう。
採用状況が可視化されるように仕組作りをする
せっかく採用代行会社を活用するのであれば、その知識やノウハウは自社にとって大切なので、採用状況が可視化されるような仕組みづくりを行いましょう。
具体例を2つご紹介します。
・自社の採用担当者をリーダーとして配置し、採用代行会社の業務内容がブラックボックス化しないように体制を整える
・採用代行会社の行っている業務内容や情報をしっかりと管理できるようなシステムやツールを導入する
正しく情報共有ができるような体制が整っていれば、採用状況が可視化され、想定している着地点に届くのか定期的に確認可能です。
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まとめ
採用代行を利用したい目的は会社によってさまざまで、依頼できる範囲も会社によって異なります。
しかし、多くの採用代行会社では、時代に合わせた採用活動を行える幅広い知識を持っているのが特徴です。
どのような課題や目的があって採用代行を利用したいのか、明確にしたうえで課題解決に直結できるような会社を選ぶようにしましょう。
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