採用代行の利用をすることで、採用担当者の業務負担の軽減ができ、よりクオリティの高い採用戦略に注力できます。
さらに、採用活動において必要な知識などをもとにサポートしてくれるため、質の高い採用活動が行えるようになります。
しかし、採用代行を利用する際には、どの範囲まで任せるのか事前に決めておかないと、ミスマッチの発生やノウハウが蓄積されないといったデメリットがあります。
本記事では、採用代行とは何か、利用するメリット・デメリットのご紹介から、注意点や選ぶ際のポイントについて網羅的に解説していきます。
弊社アローリンクでは、採用管理ツールのnext≫やAI採用担当くんなど、企業様の採用活動をサポートするツールをご提供しています。
今回は、next≫と併用して利用いただける、採用代行ツールのAI採用担当者くんを本記事の最後にてご紹介しています。
目次
採用代行とは
採用代行とは、RPOとも呼ばれているもので、社内の採用担当者で行っていた採用活動を、外部の委託会社に任せることです。
現代の採用市場は売り手市場となっているため、求人媒体や広告を出すだけでなく、SNSの活用やマーケティングの知識なども活用しなければ採用が難しくなっています。
しかし、少子高齢化の日本では、採用担当者の数を多く取れないケースもあり、なかなか思ったような採用戦略が練れない企業も多いのが現状です。
その結果、採用担当者の業務を減らしつつ、より効果的な採用戦略が練れるようなサポートを採用代行に求める企業が増えてきました。
採用業務を外部会社に任せること
採用代行とは、採用業務を外部会社に任せることで、母集団形成から応募者との連絡対応、選考、内定など、多くの業務を依頼できます。
さらに、採用コンサルタントの在籍している会社であれば、採用計画の立案や現状会社が抱えている課題についてもサポートが得られます。
会社を立ち上げたばかりであったり、採用担当者の数が少なかったりする企業だと、採用代行を利用することで、より効果のある採用活動が行えます。
ただし、採用業務を全て丸投げしてしまうのは企業の成長につながらないため、自社の担当者と連携して運用できるような環境が必要です。
人材紹介との違いとは？
採用代行は委託業務ですが、人材紹介は、企業が求めている能力を持った人材を紹介するシステムのため、採用代行とは全く異なるものです。
実際に会社の欲しい人材かどうか、面談や条件面などの話し合いは人材紹介会社が対応しますが、母集団形成や採用活動のサポートは対応していません。
そのため、すぐに人材を集めたい企業なら人材紹介の利用がおすすめとなり、自社で欲しい人材を集めて内定まで進めたいのであれば、採用代行の利用がおすすめです。
採用代行と人材紹介は全く異なるものとして、目的や解決したい課題に合わせて選ぶようにしましょう。
採用代行を利用するメリット
採用代行を利用することにより、自社で採用活動に携わっている社員が少なかったとしても、戦略的かつ効果的な採用活動が行えます。
また、立ち上げたばかりの会社だと、採用活動のノウハウが少ないと思いますが、採用代行を利用することで、速やかに欲しい人材の確保がしやすくなります。
他にも、採用代行は時代に合わせた採用活動のノウハウをもとにサポートしてくれるため、質の高い採用活動を行えます。
ここからは、採用代行を利用するメリット3つを、具体的に解説していきます。
採用活動の工数削減になり残業時間を減らせる
採用代行を利用することで、業務の集中している案件を任せられるようになるので、工数削減になり残業の抑制につながります。
採用担当者の業務は多岐にわたり、母集団形成のためにインターンシップの開催や合同説明会を行ったり、応募者との連絡対応をしたりと業務量は非常に多いです。
他にも、中小企業の場合は採用担当者が人事も兼ねていることがあり、新人の教育から全社員のさまざまな管理などで、日々の業務に追われています。
採用担当者は残業や休日出勤が増えることがありますが、採用代行の利用でノンコア業務を任せられれば多くの工数が削減でき残業時間が削減されます。
採用担当者は採用戦略に注力できる
採用代行に、採用活動のノンコア業務や業務の集中している案件を任せることで、採用担当者は採用戦略に注力できるようになります。
さらに、社員に空いた時間ができれば採用活動におけるコスト管理もしやすくなるため、費用に見合った成果が得られているのかも可視化されます。
このとき、もし思ったような成果は得られていないのであれば、採用代行に相談を行いサポートしてもらうことも可能です。
採用コストの削減をしつつ、採用戦略に注力できるようになれば、より採用活動を優位にするような新しい手法を取り入れやすくなります。
採用活動の質が向上する
採用代行会社は、時代に合わせた採用戦略の知識が豊富なため、課題に合わせたサポートをしてもらうことで採用活動の質が向上します。
人材像がどのような求人媒体を使っているのか、アプローチ方法が適切かどうかは、時代によって異なってきます。
さらに、売り手市場の現代では、ただ求人媒体で募集を行うだけでは、欲しい能力を持った人材を集めるのは難しいのが現状です。
しかし、採用代行を利用すれば、人材像にあったアプローチ方法や母集団形成の方法など、経験に基づいた提案をしてくれます。
その結果、従来よりも応募の数が増え、欲しい人材が確保しやすくなるといったメリットがあります。
採用代行を利用するデメリット
採用代行を利用することにより、工数の削減やより専門的な知識をもとに採用活動を行えるため、課題を抱えている会社におすすめです。
しかし、多くの採用担当者がいる会社では、採用代行を利用するのはかえってデメリットになる可能性があります。
理由としては、採用代行の利用はミスマッチやノウハウが蓄積されない可能性があるため、採用活動に人数を割けるなら自社で完結した方が良いでしょう。
さらに、応募者との連絡対応を採用代行に任せていると、入社した際にどういった人なのか書類上でしか知らないという問題も起きます。
事前にどのようなデメリットがあるのかを把握し、採用代行の利用が自社にとってメリットが大きいのかしっかりと見極めましょう。
ミスマッチの発生など想定している効果が得られない
採用代行の利用は、事前に欲しい人材像を伝えておかなければ、ミスマッチが起きる可能性があります。
他にも、綿密な採用計画を立てて採用代行会社に伝えなければ、自社で想定していたような効果が得られない可能性があります。
そのため、採用代行を利用する際には、いつまでにどの部署でどのような人材を雇いたいのか、詳細を伝えるようにしましょう。
自社に採用活動のノウハウが蓄積されない
採用代行会社に多くの採用活動を任せてしまうと、自社にノウハウが蓄積されない可能性があるのはデメリットといえるでしょう。
採用活動のノウハウが蓄積されない理由は、自社の採用担当者と採用代行会社でコミュニケーションが取れていないことです。
実際に、どのような手法を取っているのかが明確なっていない・課題に合わせてどのようなアプローチをしているのかがわからないとノウハウは蓄積できません。
そのため、採用代行会社に依頼をする際には、必ず自社の採用担当者とコミュニケーションをとる環境を構築した上で、利用するようにしましょう。
応募者との接点が薄くなる
応募者との連絡対応を採用代行に任せると、自社の採用担当者が応募者と接触する機会が少なくなり、コミュニケーション不足が起こります。
採用担当者は、応募者にとって企業の顔といえる存在のため、どのような会社なのか把握するためにはコミュニケーションが非常に重要です。
しかし、採用代行に応募者との連絡対応を全て任せてしまうと、応募者との接点が薄くなり、応募者の生の声が届きにくくなります。
応募者の生の声は、現代の採用市場を知るためにも非常に重要なため、採用代行に任せたとしても情報が入ってくるように環境を作りましょう。
採用代行を利用する際の注意点
採用代行を利用するのであれば、採用代行会社と依頼会社が厚生労働省や都道府県労働局長の許可が必要となります。
そのため、基準に満たしていない会社で採用代行を利用してしまうと、違法になるケースがあるため注意が必要です。
また、採用代行会社だけでなく依頼者側も厚生労働省や都道府県知事労働局長の基準を満たす必要があります。
ここからは、具体的にどのようなケースだと違法になるのか、詳しく解説していきます。
厚生労働大臣の許可を得ないと違法になる
労働者を雇用しようとする者が、その被用者以外の者をして報酬を与えて労働者の募集に従事させようとするときは、厚生労働大臣の許可を受けなければならない。
採用代行は、外部会社に採用活動を任せるため、委託業務となり、職業安定法第36条1項の委託募集に該当します。
報酬を支払って採用代行を利用するのであれば、法令に則る必要があり、届け出を出さなければ違法となってしまいます。
また、採用代行と依頼者側も届け出を出す必要があり、労働者が不利益を得ないような許可基準が設定されています。
ただし、採用の募集や選考を採用代行に依頼しないのであれば、許可は不要となり、あくまでも労働者の募集を委託するのであれば必要となります。
許可の必要なケースをしっかりと把握したうえで、違法にならないように採用代行を利用しましょう。
採用代行の利用をおすすめするケース
採用担当者の数が少ない・採用活動に避ける時間が少ない企業であれば、採用代行の利用がおすすめです。
また、採用活動がうまく進んでいない企業も、第三者からの意見を取り入れて新しい手法を取り入れたいケースでも、採用代行の利用は有効でしょう。
ここからは、採用代行の利用をおすすめするケースについて解説します。
多くの人材を確保する必要のある企業
事業拡大のため、急遽多くの人材を確保する必要のある企業であれば、採用代行を利用することで応募者との連絡対応を一任できます。
応募者との連絡対応は時間がかかる業務のため、採用担当者の少ない企業であれば任せてしまった方が良いでしょう。
また、これまで以上に採用数を増やしたいという企業も、採用代行に母集団形成を依頼することでより多くの応募者を確保できます。
採用担当者の負担軽減をしたい企業
採用担当者の業務負担が多く、残業時間も増える一方だという企業だと、採用代行の導入で工数削減を行うと良いでしょう。
選考や面接対応は採用担当者が行い、母集団形成や応募者との連絡対応などのノンコア業務を採用代行に任せるだけでも、採用担当者の負担軽減ができます。
採用活動以外に人事も担当しているケースだと、コア業務に集中できないという課題を持っていることもあります。
そのため、採用担当者の業務負担が軽減できれば、コア業務に集中できるため、採用代行の利用がおすすめです。
採用プロセスの改善を目指している企業
採用代行を利用することで、第三者視点での意見や豊富な知識を持った採用コンサルタントからサポートを受けられるため、採用プロセスの改善ができます。
より効果的な採用活動を行いたい、新しい戦略を導入し、コストを抑えつつも欲しい人材をしっかり確保したいなど、課題解決が可能です。
時代によって、学生の特徴も異なってくるため、効果的な採用プロセスは時代に合わせて変更しなければなりません。
そのため、採用代行を利用して、より時代に合わせた採用プロセスの改善を行いたい企業におすすめです。
採用代行を選ぶ際のポイント
なぜ採用代行を利用したいのか、明確な理由を事前に洗い出すことで、ミスマッチの発生や採用ノウハウが蓄積されないなどのデメリットが起きにくくなります。
たとえば、採用担当者に負担が多くかかっているので、採用代行に応募者との連絡対応を任せたいなど利用したい理由を洗い出します。
ここからは採用代行を選ぶ際に、具体的にどのような流れで行っていくのかポイントをご紹介します。
自社の課題を事前に洗い出す
採用代行を選ぶ際には、まずは採用活動における自社の課題を事前に洗い出すようにしましょう。
採用活動がうまくいっていないから採用代行に頼ろうと、漠然とした理由だと思ったような効果は得られません。
そのため、採用担当者の負担軽減のためノンコア業務を採用代行会社に依頼したい・豊富な知識をもとに戦略的な採用プロセスを練ってほしいなど具体的に決めます。
また、採用代行会社によっては、採用課題の洗い出しも対応してくれる場合があるため、具体的にどのような課題があるか知りたい場合は聞いてみると良いでしょう。
依頼する業務範囲を細かく決めておく
採用代行会社に依頼する業務範囲を細かく決めておくことで、スムーズな採用活動を行えるようになります。
採用活動とは、非常に幅広い業務を行うため、明確な業務範囲を決めておかなければ、作業の重複や対応漏れなどが発生する恐れがあります。
さらに、具体的な業務範囲を決めずにあれもこれもと依頼してしまうと、コストが多くかかったり、ノウハウが蓄積できなかったりする可能性もあるでしょう。
そのため、依頼する業務範囲を採用担当者全員に通知し、新しく業務を依頼する場合事前に社内で相談するように体制を整えておくことが大切です。
採用ターゲットを明確に伝える
採用ターゲットの詳細を事前に決めておき、採用代行に伝えることでミスマッチが起きずに採用活動を進められます。
採用ターゲットが明確に伝えられていないと、効果のある採用活動の方向性は決められません。
また、採用媒体の選定や母集団形成を依頼しない場合でも、どのようなターゲット像を採用したいのか伝えておくのは非常に重要です。
ミスマッチや採用活動の方向性にズレが起きないように、必ず採用ターゲットは詳細に伝えるようにしましょう。
採用状況が可視化されるように仕組作りをする
せっかく採用代行会社を活用するのであれば、その知識やノウハウは自社にとって非常に重要となるため、採用状況が可視化されるような仕組みづくりが大切です。
具体的には、自社の採用担当者をリーダーとして配置し、採用代行会社の業務内容がブラックボックス化しないように体制を整えます。
他にも、採用代行会社の行っている業務内容や情報をしっかりと管理できるようなシステムやツールを導入し、可視化されるようにします。
正しく情報共有ができるような体制が整っていれば、タイムリーに採用状況が可視化され、想定している着地点に届くのか定期的に確認可能です。
採用代行を検討しているならAI採用担当くんもおすすめ！
採用代行を利用したい目的は会社によってさまざまで、依頼できる範囲も会社によって異なります。
しかし、多くの採用代行会社では、時代に合わせた採用活動を行える幅広い知識を持っているのが特徴です。
そのため、どのような課題や目的があって採用代行を利用したいのか、明確にしたうえで課題解決に直結できるような会社を選ぶようにしましょう。
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社員の人格をAIに登録しておくことで、会社の魅力を存分に伝えやすくなり、就活生も話を聞きたい人物の画像をタップするだけで話したい社員を選べるようになります。
たとえば、気軽に話しかける機会の少ない代表取締役の人格を登録しておくことで、会社に対する理解も非常に深まるでしょう。
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