近年、就活生と採用担当者や人事がLINEを交換するケースが増えています。実際、LINE（ライン）の交換は問題ないのでしょうか。
個人的なやり取りをしてひいきと思われてしまったり、ガイドラインが決まっていなかったりする場合、問題になることがあります。
本記事では、就活生と採用担当者や人事がLINEを交換する際の注意点やメリットについて詳しく解説していきます。
目次
就活生と人事がLINE（ライン）を交換するのはアリ
就活生と採用担当者や人事がLINEを交換するのは、企業がコミュニケーションツールとしてLINEを取り入れているのであれば問題ありません。
LINEを活用することで、リアルタイムで連絡が取りやすく、会社の強みや魅力、どういった業務を行っているのかといった発信がしやすくなります。
ビジネスシーンでも、LINEを使って取引先とやり取りする企業もあるため、どういう目的で活用するのか明確であればLINEは非常に有効です。
どういった内容でやり取りしているかが可視化されます。
さらに、LINEを交換することに抵抗のある就活生もいますが、公式LINEであればプライベートさは薄れるので交換してもらいやすくなります。
LINE採用の成功事例は以下の記事をご覧ください。
≫新卒採用時のLINE活用術を成功事例をもとに徹底解説｜メリットも紹介
なぜ就活生と人事がLINE（ライン）を交換するのか
なぜ、人事や採用担当者の間で就活生とLINEを交換する機会が増えているのでしょうか。
ここでは、LINEを交換する理由について解説します。
コミュニケーションが取りやすい
LINEは、年齢を問わずに多くの人が活用しており、今となってはメールよりもメッセージのやり取りはLINEですることの方が多いです。
LINEだと、チャット形式での送受信となるため、メールのような堅苦しさはなくやり取りが非常にしやすくなっています。
また、公式LINEでは予約機能や分析できるツールも備わっており、より就活生と密なコミュニケーションを取ることができます。
採用活動の一環として企業が取り入れているから
これまで、メールでのやり取りが多かった採用活動ですが、SNSの普及が始まってから企業からLINEを取り入れることが増えてきました。
多くの企業が公式LINEを作成しさまざまな情報を発信しており、インターン情報や合同説明会などの予約もLINEで行っています。
企業のLINE公式アカウントでのやり取りであれば、就活生からすると個人アカウントよりも安心でき信頼感が生まれます。
LINE公式アカウントはリッチメニュー※をの多様な連携で、業務効率や採用実績が飛躍的に良くなります。
弊社では採用コンサルタントが抜粋した、おすすめのリッチメニューをまとめた資料を無料で提供しています。公式LINEで採用を成功させたいという方はぜひ手に取ってください。
＼資料請求は無料！採用コンサルタント抜粋、リッチメニュー30選／
就活生と人事がLINE（ライン）を交換するメリット
ここでは、人事や採用担当者がLINEを交換するメリットについて解説します。
メリットは以下の通りです。
・開封率が高く、やり取りがしやすい
・連絡手段として埋もれづらい
・グループチャットが活用できる
・情報発信がしやすい
・内定者フォローができる
これらについて理解し、採用活動を成功に導きましょう。
開封率が高く、やり取りがしやすい
LINEはメールよりも開封率が高く返信のスピードが速い傾向にあります。
LINE for Business「メッセージ配信の特長や種類、効果的なメッセージとは」より引用
LINEヤフー株式会社の調べによると、「LINEを受け取って2割の方が開封しており、受け取った当日中に開封する方が8割に及ぶ」と発表しています。
現代ではメールよりもLINEを活用して連絡を取り合うことが多く、既読確認によりメッセージを見てもらったかも分かりやすくなります。
連絡手段として埋もれづらい
メールであれば複数アカウントを持てますが、LINEは基本的に1アカウントしか作成できません。
LINEは複数のアカウントがあるメールよりも連絡が埋もれにくくなり、メールを見逃してしまったといったトラブルも起きません。
グループチャットが活用できる
LINEにはグループチャットというものがあり、複数の就活生と人事担当者のグループを作ることでよりコミュニケーション活動が広がります。
公式LINEであれば、登録している友達全員に一斉送信できるため、連絡事項の共有漏れも発生しません。
人事担当者の手間を減らし効率化するといった目的で、企業がLINEを取り入れているケースが増えてきています。
情報発信がしやすい
LINEは、コミュニケーションを取るのに非常に便利なツールとなっており、情報発信がしやすいです。
採用管理ツールと組み合わせることでより情報発信がしやすくなります。
具体的な機能として以下のようなものが挙げられます。
- やり取りのテンプレートを保存でよくある質問へのスムーズな回答
- メッセージごとに対応マークを付加
- 緊急に対応してほしいメッセージも強調して送付
- 事前に登録しておいた複数のメッセージを送りたいタイミングで自動送信
- 特定のキーワードに合わせた自動応答メッセージ送信
営業時間外の対応も可能となり、情報発信がしやすいのが特徴です。
内定者フォローができる
LINEを使った採用管理ツールの活用で、内定者フォローもしやすくなります。
セグメント配信機能で、内定者へ向けた情報を定期的に一斉配信できるように設定でき、必要な連絡を適切なタイミングで発信できます。
（例）
・内定後の自動配信の設定
・内定者に合わせた情報の提供
内定辞退が発生してしまう理由は「就活生が本当にこの会社でいいのか」といった不安にかられてしまった結果、発生することがあります。
企業からの定期的な情報提供とともに、内定者が連絡をしやすいような環境を作ってあげることで内定辞退を防げるようになります。
なお、お伝えした内定辞退防止策はほんの一部です。「内定辞退の方法を理解しておきたい」という方は『内定辞退を防ぐ次世代採用ノウハウBOOK』にはぜひ一度目を通しましょう。内定辞退率が33％も減少したノウハウが詰まっています。
＼資料請求は無料！費用かけない内定辞退防止ノウハウ／
就活生とLINE交換する際に注意すること
就活生と採用担当者や人事がLINEを交換するのは、企業としてルール化しているのであれば問題はありません。
しかし、個人的なやり取りを目的として交換するのはトラブルに繋がりかねません。
ここでは就活生とLINEを交換する際の注意点について解説します。
ひいきしていると思われないようにする
一部の就活生のみとLINEを交換してしまうと「ひいき」をしていると思われてしまうこともあるため、注意が必要です。
懇親会といった場所だと就活生も多く、こっそりLINEを交換しているのを目撃されてしまうと、あの就活生だけひいきしていると悪い噂が立ってしまいます。
就活生全員とLINEを交換するようにし、どの就活生も同様に扱うようにしましょう。
社内でガイドラインを決める
LINEを使って就活生とやり取りをする際の、ガイドラインやルールといったものを社内で作成し、必ず人事担当者に守ってもらいましょう。
具体的には「個人的な連絡はしない」「会社に関する機密事項は話さない」「どの就活生も平等に対応する」などの内容を書いておきます。
営業時間外での連絡は基本しない
営業時間以外で連絡してしまった場合、「この会社はブラック会社ではないか」と悪い印象を与えてしまいます。
自宅にいても連絡の確認はできますが、就活生からの問い合わせへの返事をするのであれば、営業時間内で行うことが望ましいです。
ただし、コミュニケーションを取る上で「即時返答がしたい」という要望があるのであれば、自動返信機能を活用しましょう。
人事のリテラシーが低いと問題が起きる
人事担当者のリテラシーが低い場合、就活生とトラブルが起きてしまい、会社に損失を与えてしまう可能性があるため注意が必要です。
【実際にあった事例】
インターンシップ中の女子学生に対し人事担当者がエントリーシートの添削をしてあげるといった、個人的な連絡をしていたケースがあります。
就活セクハラと呼ばれるものですが、人事担当者のリテラシーが低いため起きてしまった問題といえます。
また、個人LINEを使った事例となるため、企業としては実態を知らずに後からこのことが発覚し、大きな問題になりました。
LINEを活用するのであれば人事のリテラシーをしっかりと高めつつ、個人LINEではなく企業アカウントで活用することが望ましいです。
公式LINEで作成したアカウントであれば、どういったやり取りをしているのかが明確となるため、人事担当者によるトラブルも防げるようになります。
個別でLINEの交換は基本的にしない
人事担当者が個人的に連絡先を交換し、やり取りしてしまうのは後々トラブルが発生することもあるので注意しなければなりません。
採用担当者や人事担当者は、会社の顔ともいわれており、就活生が採用活動する上で最初に出会うのは人事担当者です。
悪い印象を持たれてしまったり、不信感を持たれてしまったりした場合、悪い評判により新卒採用が難しくなるので、必ず社内のガイドラインは決めておきましょう。
交換ではなく、LINE採用管理ツールの誘導がおすすめ
多くの就活生とのLINE交換だと数も多く管理できません。このような場合はLINEを使った採用管理ツールがおすすめです。
採用管理ツールの導入は以下の点が期待できます。
- 人事担当者それぞれにアカウントが付与され管理ができる。就活生ごとに担当者を割り振ることが可能
- 就活生ごとに情報を登録できる管理画面が搭載されている。就活生の情報を管理の簡易化
- LINEの予約機能が導入されている。インターンシップや面接を予約した就活生の情報を自動登録が可能
手作業による対応が減ることで採用担当者の業務を効率化することができ、より戦略的な採用活動を進められるようになります。
弊社でもLINEを導入した採用管理ツール「採マネnext≫」を提供しています。
採マネnext≫は、応募管理と採用マーケティングに特化した機能を搭載しているため、より戦略的な採用活動をLINEにて使って行っていただけます。
専属のフォロー担当者による活用提案や個別レクチャーも行っておりますので、サポートが充実した採用管理ツールをお探しであればぜひご相談ください。
【最新】採マネnext≫の口コミ｜評判は悪い？お客様の声を紹介！
LINEを取り入れるなら採用コンサルティングを活用しよう
採用活動にLINEを取り入れるのであれば、トラブルが起きないように社内でガイドラインを決める・人事担当者のリテラシー強化を行うことが重要です。
初めてLINEを取り入れる場合、実際にどのように活用していけばいいのか、どういったガイドラインが必要なのか悩んでしまうかもしれません。
そんな時は、採用コンサルティングを活用することで、スムーズに採用活動を効率化できます。
弊社の提供する採マネnext≫では、LINEを活用した採用管理ツールを提供しつつ、採用コンサルティングも同時に提供させていただいております。
まずは資料請求をご検討ください。資料は無料で受け取れます。
