就活生と採用担当者や人事がLINEを交換するケースが増えていますが、企業がコミュニケーションの一貫で取り入れているのであれば問題はありません。
理由としては、LINEはメールよりも手軽となり、就活生からの反応も早いため、業務効率化やコミュニケーションの強化のために、企業が取り入れているためです。
しかし、個人的なやり取りをしてひいきと思われてしまったり、ガイドラインが決まっていなかったりする場合、問題になることがあります。
本記事では、就活生と採用担当者や人事がLINEを交換する際の注意点やメリットについて詳しく解説していきます。
目次
就活生と人事がLINEを交換するのはアリ
就活生と採用担当者や人事がLINEを交換するのは、企業がコミュニケーションツールとしてLINEを取り入れているのであれば問題ありません。
LINEを活用することで、リアルタイムで連絡が取りやすく、会社の強みや魅力、どういった業務を行っているのかといった発信がしやすくなります。
ビジネスシーンでも、LINEを使って取引先とやり取りする企業もあるため、どういう目的で活用するのか明確であればLINEは非常に有効です。
また、個人アカウントではなく、公式LINEのアカウントを活用すれば、どういった内容でやり取りしているかが可視化されます。
さらに、LINEを交換することに抵抗のある就活生もいますが、公式LINEであればプライベートさは薄れるので交換してもらいやすくなります。
なぜ就活生と人事がLINEを交換するのか
採用担当者や人事担当者がLINEを活用する理由としては、メールよりも開封率が高く返信のスピードが速いなどのメリットがあるからです。
現代では、メールよりもLINEを活用して連絡を取り合うことが多く、既読確認によりメッセージを見てもらったかも分かりやすくなります。
また、メールであれば複数アカウントを持てますが、LINEは基本的に1アカウントしか作成できません。
そのため、複数のアカウントがあるメールよりも連絡が埋もれにくくなり、メールを見逃してしまったといったトラブルも起きません。
さらに、LINEにはグループチャットというものがあり、複数の就活生と人事担当者のグループを作ることでよりコミュニケーション活動が広がります。
公式LINEであれば、登録している友達全員に一斉送信できるため、連絡事項の共有漏れも発生しません。
そのため、人事担当者の手間を減らし効率化するといった目的で、企業がLINEを取り入れているケースが増えてきました。
コミュニケーションが取りやすい
LINEは、年齢を問わずに多くの人が活用しており、今となってはメールよりもメッセージのやり取りはLINEですることの方が多いです。
LINEだと、チャット形式での送受信となるため、メールのような堅苦しさはなくやり取りが非常にしやすくなっています。
また、公式LINEでは予約機能や分析できるツールも備わっており、より就活生と密なコミュニケーションを取ることができます。
人事担当者は、就活生のことを深く知ることで、より自社にマッチした人材なのか・将来的に欲しいポジションについてもらえるか判断が可能です。
そのため、現在、採用市場は売り手市場となっているため、戦略的な採用活動を行うのであればコミュニケーションが取りやすいツールの導入が求められています。
採用活動の一環として企業が取り入れているから
これまで、メールでのやり取りが多かった採用活動ですが、SNSの普及が始まってから企業からLINEを取り入れることが増えてきました。
具体的には、多くの企業が公式LINEを作成しさまざまな情報を発信しており、インターン情報や合同説明会などの予約もLINEで行っています。
また、企業の公式アカウントでのやり取りであれば、就活生からすると個人アカウントよりも安心でき信頼感が生まれます。
LINEを使った採用管理ツールであれば、採用担当者ごとに公式アカウントの権限を付与できるため、1つの公式アカウントでも複数人で運営ができます。
採用担当者や人事担当者と就活生のやり取りの内容が明確となるので、トラブルが発生しないように監視も可能です。
就活生とLINE交換する際に注意すること
就活生と採用担当者や人事がLINEを交換するのは、企業としてルール化しているのであれば問題はありません。
しかし、個人的なやり取りを目的として交換するのは、ひいきしていると思われる可能性や、トラブルに繋がりかねません。
たとえば、まだ入社していない就活生とのLINE交換を個人的にしており、さらに企業がその事実を知らなかったとします。
内定していないにも関わらず、機密事項を話してしまう・内定させてあげると口約束をしてしまった場合、大きな問題につながります。
採用担当者や人事担当者のリテラシーが低い場合、責任問題にまで発展する可能性があるため、LINEは厳密にルールを決めて利用しなければなりません。
ひいきしていると思われないようにする
一部の就活生のみとLINEを交換してしまうと、ひいきしていると思われてしまうこともあるため、注意が必要です。
懇親会といった場所だと就活生も多く、こっそりLINEを交換しているのを目撃されてしまうと、あの就活生だけひいきしていると悪い噂が立ってしまいます。
LINEを活用するのであれば、就活生全員とLINEを交換するようにし、どの就活生も同様に扱うようにしましょう。
また、多くの就活生とのLINE交換だと、数も多く管理できないから、一部の学生のみと交換しているのであれば、LINEを使った採用管理ツールがおすすめです。
人事担当者それぞれにアカウントが付与され管理ができるため、就活生ごとに担当者を割り振ることもできます。
トラブルを避けるためにも、まだ入社していない就活生とのコミュニケーションを取るのは、個人アカウントよりも企業アカウントを使って公平に行いましょう。
社内でガイドラインを決める
LINEを使って就活生とやり取りをする際の、ガイドラインやルールといったものを社内で作成し、必ず人事担当者に守ってもらいましょう。
具体的には、個人的な連絡はしない・会社に関する機密事項は話さない・どの就活生も平等に対応するなどの内容を書いておきます。
採用活動を効率化し、よりコミュニケーションを密に取りたいのであれば、LINEを使うのは非常に有効です。
しかし、ただ人事担当者が個人的に連絡先を交換し、やり取りしてしまうのは、後々トラブルが発生することもあるので注意しなければなりません。
採用担当者や人事担当者は、会社の顔ともいわれており、就活生が採用活動する上で最初に出会うのは人事担当者です。
悪い印象を持たれてしまったり、不信感を持たれてしまったりした場合、悪い評判により新卒採用が難しくなるので、必ず社内のガイドラインは決めておきましょう。
営業時間外での連絡は基本しない
LINEを使ったコミュニケーション管理は、非常に便利なものなので、会社にいなくても連絡を確認しやすいのがメリットです。
しかし、営業時間以外で連絡してしまった場合、この会社はブラック会社ではないかと悪い印象を与えてしまいます。
自宅にいても連絡を確認はできますが、就活生からの問い合わせへの返事をするのであれば、営業時間内で行うことが望ましいです。
ただし、コミュニケーションを取る上で、即時返答がしたいという要望があるのであれば、自動返信機能を活用しましょう。
LINEは、送られてきたチャットの内容に合わせて、自動で返信できる機能を持っています。
そのため、よくある質問などは登録しておき、就活生が連絡してきたら速やかに答えられるように構築しておくのがおすすめです。
人事のリテラシーが低いと問題が起きる
人事担当者のリテラシーが低い場合、就活生とトラブルが起きてしまい、会社に損失を与えてしまう可能性があるため注意が必要です。
実際にあった事例として、インターンシップ中の女子学生に対し人事担当者がエントリーシートの添削をしてあげるといった、個人的な連絡をしていたケースがあります。
就活セクハラと呼ばれるものですが、人事担当者のリテラシーが低いため起きてしまった問題といえます。
また、個人LINEを使った事例となるため、企業としては実態を知らずに後からこのことが発覚し、大きな問題になりました。
そのため、LINEを活用するのであれば人事のリテラシーをしっかりと高めつつ、個人LINEではなく企業アカウントで活用することが望ましいです。
公式LINEで作成したアカウントであれば、どういったやり取りをしているのかが明確となるため、人事担当者によるトラブルも防げるようになります。
LINEの採用管理ツールを取り入れるメリット
LINEを対応活動に取り入れるメリットには、情報発信がしやすい・内定者フォローができる・就活生の管理がしやすいといったものがあります。
まず、LINEの友達全員に情報を一斉送信する機能を持っているため、イベント情報などの周知がしやすくなっています。
さらに、内定した就活生へ入社までにどういったことを勉強して欲しいかといった連絡もしやすいのが魅力です。
また、就活生の管理がしやすいのも魅力で、エクセルで管理をするよりも情報がまとまっており、現在どこまで採用活動が進んでいるかも明確になります。
LINEを使った採用管理ツールなら、就活生ごとに現在どこまで進んでいるのか、情報をまとめて管理できます。
就活生の現在の状況に合わせた情報の発信も自動化できるため、LINEの採用管理ツールを導入するメリットは大きいといえるでしょう。
情報発信がしやすい
LINEは、コミュニケーションを取るのに非常に便利なツールとなっており、採用管理ツールと組み合わせることでより情報発信がしやすくなります。
具体的な機能としては、やり取りのテンプレートを保存しておくことで、よくある質問への回答に対し、スムーズに返答できます。
さらに、メッセージごとに対応マークをつけることも可能で、緊急に対応してほしいメッセージも強調して送ることが可能です。
また、事前に登録しておいた複数のメッセージを、送りたいタイミングで自動送信するといったシナリオ配信機能も搭載されています。
特定のキーワードに合わせた自動応答メッセージ送信機能も搭載されており、営業時間外でも就活生からの問い合わせに返信できます。
内定者フォローができる
内定辞退を防ぐためには内定者フォローがとても重要ですが、LINEを使った採用管理ツールでは内定者フォローも簡単になります。
セグメント配信機能で、内定者へ向けた情報を定期的に一斉配信できるように設定でき、必要な連絡を適切なタイミングで発信できます。
たとえば、内定してから1週間以内にはこの情報を送るといった自動配信機能や、内定者が現在見ている内容に合わせた情報の提供が可能です。
また、内定辞退が発生してしまう理由には、就活生が本当にこの会社でいいのかといった不安にかられてしまった結果、発生することがあります。
そのため、企業からの定期的な情報提供とともに、内定者が連絡をしやすいような環境を作ってあげることで内定辞退を防げるようになります。
就活生の管理がしやすい
LINEを使った採用管理ツールには、就活生ごとに情報を登録できる管理画面が搭載されており、就活生の情報を管理しやすくなっています。
さらに、就活生ごとに目印をつける機能があれば、対応済みかどうかも一目でわかるため、連絡漏れが発生することはありません。
また、LINEの予約機能を使ってインターンシップや面接を予約した就活生の情報は、自動で登録されます。
手作業による対応が減ることで、採用担当者の業務を効率化することができ、より戦略的な採用活動を進められるようになります。
LINEを取り入れるならコンサルティングを活用しよう
採用活動にLINEを取り入れるのであれば、トラブルが起きないように社内でガイドラインを決める・人事担当者のリテラシー強化を行うことが重要です。
初めてLINEを取り入れる場合、実際にどのように活用していけばいいのか、どういったガイドラインが必要なのか悩んでしまうかもしれません。
そんな時は、採用コンサルティングを活用することで、スムーズに採用活動を効率化できます。
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