採用に関する新卒者の方からの問い合わせメールは多く、返信や管理の仕方に困っている採用担当者の方は多いのではないでしょうか。
就活生からすると、すぐに返事が返ってこないと不安になってしまうため、応募者の獲得をするためにも、できるだけ早く返事を返さなければなりません。
今回は、新卒採用において応募者から問い合わせメールの返信で採用担当者が気をつけたいポイントと、手軽にメールを管理する方法をご紹介します。
目次
新卒からよく来る問い合わせメールの対応のポイントは？
新卒採用をしていると学生からメールでよく来る問い合わせの代表例として以下のものが挙げられます。
- 新卒の求人募集はしていますか？
- 会社説明会や就活イベントに関する開催要項を知りたい
- 求人票の書き方について教えてほしい など
新卒からの採用の問い合わせメールは、さまざまな学生側の不安から質問が多く寄せられています。まずはその点を理解する必要があります。
そして、今からお伝えするポイントを押さえた対応することを推奨します。
会社の顔であることを自覚する
学生からの問い合わせメールに返信する場合、何よりも気をつけなければならないのは採用担当者として会社の顔になっている自覚を持つことです。
学生は採用担当者をその企業の顔として見ているため、採用担当者であるあなたは会社のブランディングを担う大切な存在です。
24時間以内に返信をする
返信時間や内容がずぼらになってしまうと、学生からの印象を悪くしてしまいます。
さらに、新卒の求人募集をしているか といった問い合わせの場合、 返事が遅いと応募してもらえない可能性もあります。
内定が決まった後も気を抜くことはできず、返信が遅いと会社への不信感につながります。内定辞退とならないための24時間以内の、早めのお返事をしましょう。
ビジネスマナーを大切にする
学生だからといって、メールへ返信する際には、ビジネスマナーをおざなりにしていいわけではありません。
きっちりしている学生ほど、社会的マナーに細かい配慮をしています。
会社のブランディングのためにも、以下の一連のビジネスマナーを守ることをおすすめします。
問い合わせメールに対して宛名
↓
名乗り挨拶
↓
要件
↓
結びの挨拶
↓
著名
そして、新卒の問い合わせメールに対しては真摯に対応し、自社へ興味を持ってもらうように努めましょう。
学生からのメールが管理できないと起こる弊害
採用担当者の中には、学生の問い合わせメールだけでなく、採用フロー全体を担当している方も多いでしょう。
もちろん全体の担当は業務量も多く、管理が難しくなります。
その際にメールの管理ができないと起こる弊害もあります。
選考に必要な対応がスムーズにできない
メールの管理ができなかったり、学生への返事が遅くなったりすると、選考の日時案内や送付物、手続きをスムーズに進めることができません。
優秀な人材の逃してしまう
返信する時間が無いからと後回しにしてしまうことは絶対にNGです。
先述した通り、学生の印象を悪くしてしまい、場合によっては優秀な人材を逃してしまう可能性もあります。
選考辞退の可能性がある
内定者のフォローもうまくできないことから、採用活動の支障となることも十分にありえるでしょう。
さらに、自社の印象が悪くなってしまうと、選考辞退という結果にもつながってしまいかねません。
そのため、学生からいい印象を得るためにも、こまめなコミュニケーションはとても大切です。
＼あわせて読みたい！／
【企業向け】内定辞退を防ぐLINEの活用方法！手軽さに負けない対策とは
【コピペ使用可】メールのテンプレートを作成する
メール返信を効率化するためには、まずはテンプレートを用意し、スムーズに返信作業を行わなければなりません。
問い合わせの内容ごとに、テンプレートの例をご紹介しますので、新卒からの問い合わせに対して返信をする際にぜひご利用ください。
詳細を後から連絡する場合のテンプレート
問い合わせのメールを受信したら、まずは確認した旨をすぐに連絡しましょう。
細かな説明や対応は、必要な確認が取れてからで構いません。
ここでは、確認した旨を伝える際におすすめな、「後ほど連絡する予定」であることを添えて返信するためのテンプレートをご紹介します。
※引用箇所についてはコピー使用して問題ございません
□□□□様
お世話になっております。
株式会社〇〇〇〇 採用担当です。この度は、弊社のサイトよりお問い合わせいただきまして誠にありがとうございます。
回答に関しましては確認次第、追ってご連絡いたします。
誠に恐れ入りますが、今しばらくお待ちいただけますようお願いいたします。尚、採用選考について何かご不明な点等ございましたら、ご遠慮なくお問い合わせください。
引き続き、よろしくお願い致します。
株式会社〇〇〇〇
採用担当
00-0000-0000アローリンク作成
面接の日時を伝える場合のテンプレート
面接日時に関する問い合わせは、各種問い合わせの中でも頻度の高いものです。
事前にテンプレートを用意しておけば、日付を入れるだけですぐに送信することができます。
□□□□様
お世話になっております。
株式会社〇〇〇〇 採用担当です。この度は、面接日程に関するご連絡をいただきまして誠にありがとうございます。
次回の面接ですが、下記日程で予定しておりますのでご確認ください。
日時：◯月◯日（◯） 〇〇：〇〇〜〇〇：〇〇
場所：東京都〇〇区〇〇 △△ビル◯階 会議室
持ち物：筆記用具なお、万が一都合が悪くなった場合は、事前にご来社可能な日時をご連絡いただけますと幸いです。
その他、ご不明な点等ございましたら、ご遠慮なくお問い合わせください。
引き続き、よろしくお願い致します。
株式会社〇〇〇〇
採用担当
00-0000-0000アローリンク作成
面接の合否に関するテンプレート
合否に関する問い合わせについては、「合格者向け」と「不合格者向け」の2種類を用意しておくと便利です。
合格者へ送る場合のテンプレート
□□□□様
お世話になっております。
株式会社〇〇〇〇 採用担当です。先日は当社の面接にお越しいただき、ありがとうございました。
選考の結果、□□□□様の採用が内定しましたことをご連絡させていただきます。
今後の手続き等に関するスケジュールにつきましては、以下をご確認ください。
（今後のスケジュールについて記載）なお、採用についてご不明な点等ございましたら、ご遠慮なくお問い合わせください。
□□□□様を新たな仲間としてお迎えできることを、社員一同楽しみにしております。
引き続きよろしくお願い致します。
株式会社〇〇〇〇 採用担当
00-0000-0000アローリンク作成
不合格者へ送る場合のテンプレート
□□□□様
お世話になっております。
株式会社〇〇〇〇 採用担当です。先日は当社の面接にお越しいただき、ありがとうございました。
慎重に選考させていただきましたが、残念ながらご希望に添いかねる結果となりました。
誠に恐縮ではございますが、何卒ご理解の程お願い申し上げます。
末筆ながら、▲▲▲▲様の今後のご活躍とご発展を心よりお祈り申し上げます。
株式会社〇〇〇〇
採用担当
00-0000-0000アローリンク作成
メール返信に採用管理ツールを活用することで採用率UP
ツールを活用することで、採用活動に関する業務は効率化が可能となり、個別にメールを返信するよりも管理がしやすく、工数の削減にもつながります。
特にLINEを使ったツールがおすすめで、対面でなくても密なコミュニケーションが取りやすく、お互いに確認しやすいというメリットがあります。
弊社の採用管理ツール「採マネnext≫」であれば、応募者の資料作成や選考フローを一目でチェックすることができます。
応募者情報の一元管理が可能になっており、クリック数や滞在時間などを分析して直帰率など学生の興味具合を分析・解析することも可能です。
たとえば、「会場」という問い合わせであれば、地図のURL付き返信を自動で送ることができます。
事前に設定しておけば、「会場」という言葉にあわせて自動応答できるものなので、採用担当者に負担を掛けることはありません。
「学生のフォローアップ」や「アンケート機能の活用による学生が求めているポイントの認識をすり合わせ」も可能です。
コミュニケーションツールであるLINEをベースにしているので、新卒応募者の参入率を高められます。
また、弊社では公式LINEの活用術についてまとめた資料を提供しています。こちらはなんと無料で配布しておりますので、
以下のバナーよりぜひダウンロードください。
＼資料請求は無料！LINE活用術完全マニュアル／
まとめ
選考中に学生からのお問い合わせメールは必ずあると思って取り組むことが大切です。
メールやお問い合わせがあった際は、以下のポイントを必ず押さえて対応しましょう。
・会社の顔であることを自覚する
・24時間以内に返信をする
・ビジネスマナーを大切にする
やり取りの際にどんな返事をしたらいいか分からないという方は、本記事でお伝えしたテンプレートをぜひ活用ください。
「そもそも、採用がうまくいっていない！…」という企業は、弊社が提供している「採用戦略」の資料を目を通してみましょう。
採用マーケティングを駆使した大企業にも勝てるノウハウがこの１冊にまとまっています。資料は無料なので、ぜひ受け取ってください。
＼資料は無料！大企業にも勝てる採用戦略！／
