【例文付き】新卒からのお問い合わせメールに対応する効率的な方法

採用に関する新卒者の方からの問い合わせメールは多く、返信や管理の仕方に困っている採用担当者の方は多いのではないでしょうか。
新卒者からすると、すぐに返事が返ってこないと不安になってしまうため、応募者の獲得をするためにも、できるだけ早く返事を返さなければなりません。
今回は、新卒採用において応募者から問い合わせメールの返信で採用担当者が気をつけたいポイントと、手軽にメールを管理する方法をご紹介します。

1 新卒からよく来る問い合わせメール
2 問い合わせメールへの返信が重要な理由
3 学生からのメールが管理できないと起こる弊害
4 方法１．メールのテンプレートを作成する
5 方法２．メール返信にツールを活用
6 まとめ

新卒からよく来る問い合わせメール

新卒採用をしていると学生からメールでよく来るものが、「新卒の求人募集はしていますか？」という問い合わせです。
他にも、会社説明会や就活イベントに関する「開催要項を知りたい」という問い合わせや、求人票の書き方についての問い合わせメールが来ることもあります。
新卒からの採用の問い合わせメールは、さまざまな学生側の不安から質問が多く寄せられているため、採用活動を成功させるためにもきちんと対応しましょう。

問い合わせメールを返信する際のポイント

学生からの問い合わせメールに返信する場合、何よりも気をつけなければならないのは採用担当者として会社の顔になっている自覚を持つことです。
学生は、採用担当者をその企業の顔として見ているため、採用担当者であるあなたは会社のブランディングを担う大切な存在です。
その際に気をつけるべきポイントは2つあります。

24時間以内に返信をする

返信時間や内容がずぼらになってしまうと、学生からの印象を悪くしてしまいます。
さらに、新卒の求人募集をしているかといった問い合わせの場合、返事が遅いと応募してもらえない可能性もあります。
また、内定が決まった後も気を抜くことはできず、返信が遅いと会社への不信感につながり、内定辞退となってしまうため注意してください。

ビジネスマナーを大切にする

学生だからといって、メールへ返信する際には、ビジネスマナーをおざなりにしていいわけではありません。
きっちりしている学生ほど、社会的マナーに細かい配慮をしています。
会社のブランディングのためにも、問い合わせメールに対して宛名→名乗り挨拶→要件→結びの挨拶→著名といった一連のビジネスマナーを行うようにします。
そして、新卒の問い合わせメールに対しては真摯に対応し、自社へ興味を持ってもらうように努めましょう。

問い合わせメールへの返信が重要な理由

学生からの採用に関する問い合わせメールが多くなると、メール管理に見落としが出てしまうこともあるのではないでしょうか。
問い合わせメールの管理が出来ていないと、印象が悪くなったり応募してもらえなかったりと、さまざまな問題につながってしまうのも事実です。
ここからは、なぜ問い合わせメールへの返信が重要なのかについて、理由をご紹介していきます。

学生からのメールが管理できないと起こる弊害

採用担当者の中には、学生の問い合わせメールだけでなく、採用フロー全体を担当している方も多いでしょう。
学生からのメールを管理出来ないと、学生に対する説明会や面接、内定者研修やインターシップの日時案内など送付物や手続きをスムーズに進めることができません。

また、返信する時間が無いからと後回しにしてしまうことは絶対にNGです。
先述した通り、学生の印象を悪くしてしまい、場合によっては優秀な人材を逃してしまう可能性もあります。
そのうえ、内定者のフォローもうまくできないことから、採用活動の支障となることも十分にありえるでしょう。
さらに、自社の印象が悪くなってしまうと、選考辞退という結果にもつながってしまいかねません。

そのため、学生からいい印象を得るためにも、こまめなコミュニケーションはとても重要です。
とはいえ、業務過多になりがちな採用担当者にとって、学生とのやり取りに時間をかけて採用工数の圧迫を引き起こすことは避けなければなりません。

方法１．メールのテンプレートを作成する

メール返信を効率化するためには、まずはテンプレートを用意し、スムーズに返信作業を行わなければなりません。
問い合わせの内容ごとに、テンプレートの例をご紹介しますので、新卒からの問い合わせに対して返信をする際に是非ご利用ください。

各種問い合わせに後ほど返信する場合

問い合わせのメールを受信したら、まずは確認した旨をすぐに連絡しましょう。
細かな説明や対応は、必要な確認が取れてからで構いません。
ここでは、確認した旨を伝える際におすすめな、「後ほど連絡する予定」であることを添えて返信するためのテンプレートをご紹介します。

詳細を後から連絡する場合のテンプレート

□□□□様
お世話になっております。株式会社〇〇〇〇　採用担当です。

この度は、弊社のサイトよりお問い合わせいただきまして誠にありがとうございます。

回答に関しましては確認次第、追ってご連絡いたします。
誠に恐れ入りますが、今しばらくお待ちいただけますようお願いいたします。

尚、採用選考について何かご不明な点等ございましたら、
ご遠慮なくお問い合わせください。

引き続き、よろしくお願い致します。

株式会社〇〇〇〇　採用担当
00-0000-0000

面接日時に関する問い合わせ

面接日時に関する問い合わせは、各種問い合わせの中でも頻度の高いものです。
事前にテンプレートを用意しておけば、日付を入れるだけですぐに送信することができます。

面接の日時を伝える場合のテンプレート

□□□□様

お世話になっております。株式会社〇〇〇〇　採用担当です。
この度は、面接日程に関するご連絡をいただきまして誠にありがとうございます。

次回の面接ですが、下記日程で予定しておりますのでご確認ください。
日時：◯月◯日（◯）　〇〇：〇〇〜〇〇：〇〇
場所：東京都〇〇区〇〇　△△ビル◯階　会議室
持ち物：筆記用具

なお、万が一都合が悪くなった場合は、
事前にご来社可能な日時をご連絡いただけますと幸いです。

その他、ご不明な点等ございましたら、
ご遠慮なくお問い合わせください。

引き続き、よろしくお願い致します。

株式会社〇〇〇〇　採用担当
00-0000-0000

面接の合否に関する問い合わせ

合否に関する問い合わせについては、合格者向けと不合格者向けの2種類を用意しておくと便利です。

合格者へ送る場合のテンプレート

□□□□様
お世話になっております。株式会社〇〇〇〇　採用担当です。

先日は当社の面接にお越しいただき、ありがとうございました。
選考の結果、□□□□様の採用が内定しましたことをご連絡させていただきます。

今後の手続き等に関するスケジュールにつきましては、以下をご確認ください。
（今後のスケジュールについて記載）

なお、採用についてご不明な点等ございましたら、
ご遠慮なくお問い合わせください。

□□□□様を新たな仲間としてお迎えできることを、社員一同楽しみにしております。

引き続きよろしくお願い致します。

株式会社〇〇〇〇　採用担当
00-0000-0000

不合格者へ送る場合のテンプレート

□□□□様
お世話になっております。株式会社〇〇〇〇　採用担当です。
先日は当社の面接にお越しいただき、ありがとうございました。

慎重に選考させていただきましたが、残念ながらご希望に添いかねる結果となりました。
誠に恐縮ではございますが、何卒ご理解の程お願い申し上げます。

末筆ながら、▲▲▲▲様の今後のご活躍とご発展を心よりお祈り申し上げます。

株式会社〇〇〇〇　採用担当
00-0000-0000

方法２．メール返信にツールを活用

ツールを活用することで、採用活動に関する業務は効率化が可能となり、個別にメールを返信するよりも管理がしやすく、工数の削減にもつながります。

特に、LINEを使ったツールがおすすめで、対面でなくても密なコミュニケーションが取りやすく、お互いに確認しやすいというメリットがあります。

また、採用をさらに効率化させるには、LINEと連携できる採用ツールを導入しましょう。
当社の採用管理ツール「採用next≫」であれば、CSVデータと連携をして応募者の資料作成や選考フローを一目でチェックすることができます。
応募者情報を一元管理することも可能になっており、クリック数や滞在時間などを分析して直帰率など学生の興味具合を分析・解析することも可能です。

たとえば、「会場」という問い合わせであれば、地図のURL付き返信を自動で送ることができます。
これは、事前に設定しておけば、「会場」という言葉にあわせて自動応答できるものなので、採用担当者に負担を掛けることはありません。

学生との1to1トークでしっかりと学生のフォローアップを行うことも可能で、アンケート機能を使うことで学生が求めているポイントの認識をすり合わせることもできます。
何よりも特徴的なのは、コミュニケーションツールであるLINEをベースにしていることで、新卒応募者の参入率を高めているということです。
普段から身近なLINEだからこそ、採用の問い合わせに至るまでスピーディに済ませることができます。
学生にとって身近なツールを新卒採用ツールへ置き換えることで、採用活動を手軽かつ幅広く行うことが出来るといえるでしょう。