採用と内定の違いを理解しよう！トラブル回避には内定通知書も重要！

採用と内定の違いとは、労使契約が発生しているかどうかの違いとなります。
具体的には、採用は、求職者に合格の通知を出した状態となり、まだ労使契約成立していません。
そして、内定とは入社の意思確認がすでに済んでおり、労使契約を結んでいるため、法的効力が発生しています。
採用と内定は似ているように感じますが、両者の違いをしっかりと認識しておかないと、後々求職者とトラブルになる可能性があります。
そこで、今回は採用と内定の違いについて解説し、内定を出す際に気をつけたいポイントまで解説していきます。

採用と内定の違いとは？内々定とは？

採用と内定は全く意味の異なる言葉となり、「採用=合格通知を出した状態」「内定=雇用の意思確認が済み労使契約が成立した状態」です。
また、内々定という言葉もあり、労使契約は成立していませんが、いついつ内定を出します。と企業が口約束をすることです。
採用活動における「採用」「内定」「内々定」には、それぞれの違いがあるため、ここからは具体的な解説を行っていきます。

採用

採用とは、企業が求職者に対して「合格」という結果を示した状態です。
採用の段階では、求職者を企業で働かせることはできません。
これは、書面で契約をまだ交わしておらず、正式に働いてもらう（入社）には、採用した求職者の「入社する意思」を確認する必要があるためです。

内定

内定は、企業の雇用意思と求職者の入社意思が決定した状態です。
企業が送付した内定通知書（労働契約書）に内定者がサインをし、企業へ送り返すことで、労使契約が成立します。
労使契約を結んだ場合には、法的拘束力も発生しますので、覚えておきましょう。
 
新卒者の内定に関しては、日本経済団体連合会（経団連）が発表する「採用活動に関する指針」にて、日程が記載されています。
卒業・修了年度の10月1日以降でなければ、企業は内定を出すことができないので、確認をしておきましょう。

内々定

採用と内定とは別に、内々定というものがあります。
10月1日以降に内定を出すといった旨を口頭やメールで求職者に告げる、いわば口約束になります。
内々定が出る時期は、新卒者ならば卒業・修了年度の6月1日以降となります。
内々定に関しては、まだ口約束の段階ですので、法的拘束力はありません。

採用通知書と内定通知とは？内々定の通知書は必要？

企業の採用担当者は、求職者に対して内定を出すとき、採用通知や内定通知を送るのが一般的です。
採用通知書は、求職者に自社への採用決定を知らせる書面になります。
採用は求職者の入社意思が決まっていない状況ですので、「〇〇様の入社を心よりお待ちしております」など、入社意思を促す内容も入れておきましょう。
 
内定通知書は正式に「採用内定通知書」と呼びます。
正式な労使契約が成立する書面ですので、入社日やそれまでの準備物、提出物を記載することがほとんどです。
 
ちなみに、これら採用通知書や内定通知書ですが、様式や発行の有無、発行時期などは法律で定められてはありません。
そういった理由からも、一部の企業では内定通知書を発行せず、メールや電話などの口頭で伝えるケースもあります。
とはいえ、「契約内容の齟齬」など、内定後のトラブルを未然に防ぐためにも、採用通知書や内定通知書は発行しておくことが望ましいといえるでしょう。

内定を出す際に気をつけること

内定を出す際には、合格が決まったタイミングで迅速に通知を出さなければなりません。
基本的に、新卒は複数社から内定をもらうことがあるので、人材を確保したいのであればスピード感が重要です。
また、内定後には内定式まで時間があくことがありますが、内定辞退されないためにもフォローが重要です。
ほかには、企業の都合による内定取り消しはトラブルに繋がることがあるため、慎重にならなければなりません。

内定の連絡、採用通知は迅速に行う

新卒の就職活動においては、学生は複数の企業に応募しているのが基本です。
面接から時間が経てば経つほど、学生は他社へ移ってしまう危険性が高くなってしまいます。
それだけでなく、なかなか内定の連絡をくれない会社というのは、学生に企業への不信感を抱かせることにも繋がります。
内定や採用通知の連絡は迅速に行うようにしましょう。

内定式前もしっかりフォローする

内定者は無事に内定を貰ったとしても、「自分は職場で活躍できるのか」「人間関係は上手くいくのか」などといった、さまざまな不安を抱えています。
そんな不安が元で、直前になってから内定辞退となってしまうことも珍しいケースではありません。
こういった内定辞退を防ぐ取り組みとして、懇親会や食事会、内定者研修合宿などを行う企業もあります。
悩みや疑問を相談しやすい場を設けることで、内定者の不安を軽減するのが狙いです。
懇親会や食事会をはじめとする定期的な内定者フォローも、内定辞退を防ぐ方法として効果的なアプローチだといえるでしょう。

内定取り消しはトラブルになりやすい

一時期、企業の「内定取り消し」が問題になりました。
内定は労使契約、つまり、「入社日以降に雇用する」ことを契約した状態です。
内定通知書を出したあとに取り消すことは、「解雇」と同じ意味になり、企業は正式な解雇の手続きを行う必要があります。
 
具体的な解雇の規定については、厚生労働省のホームページにて書かれてあります。

出典：厚生労働省「労働契約の終了に関するルール」

こういったケースでは、学生側に問題があり企業が内定を取り消すこともあります。
「単位不足で卒業できない」「犯罪行為があった」などが大きな理由です。
また、健康上の理由で働けなくなったなど、学生側から内定辞退を申し出る場合もあります。
 
最近では、SNSに不適切な内容を投稿した学生に対して、内定取り消しを行った企業もあります。
もしものときの「内定取り消し」に備えて、企業の採用担当者は、内定通知書に「取り消し事項」を明記しておくことも必要です。
場合によっては求職者が訴えを起こす可能性もありますが、あらかじめ取り消し事項を記載しておくことで、裁判ではしっかりと正当性を主張できるでしょう。
 
もちろん、学生側に問題がない場合には不当解雇にならないよう、整理解雇についてもきちんと把握しておくことが大切です。
売り手市場と言われている時代ですので、企業側としては、優秀な人材がいればすぐに確保しておきたいところです。
とはいえ、むやみやたらに内定を出すとトラブルにつながりやすいので、内定を出すときは細心の注意を払いましょう。

円滑な採用活動には『next≫』がおすすめ

「内定辞退」や「内定取り消し」といった採用活動におけるトラブルは、企業の採用担当者を悩ませる問題です。
しかし、採用業務をスマートにしてくれる「採用管理ツール」を活用すれば、こういったトラブルを未然に防ぎやすくなります。
弊社アローリンクでも、採用活動に役立つ機能を備えたnext≫という採用ツールを提供しています。
「next≫」は、従来のLINEを使った採用活動をより拡張させるサービスです。
特に求職者とのエンゲージメント(愛着心・思い入れ)を高めやすくする、さまざまな機能が充実しています。

以下に機能の一部を紹介します。

こういった「next≫」の管理機能を活用すれば、内定者フォローも容易に行えるようになります。
学生情報をデータベースにしてシンプル化することで、それぞれの状況に合わせた細やかな対応が可能となるでしょう。
それにより、「内定辞退」や「内定取り消し」が起きにくくなります。

まとめ

企業の採用担当者は、「採用」や「内定」「内々定」の違いを把握したうえで、きちんとした採用通知書や内定通知書を発行しておくことが大切です。
こういった取り組みを意識しておくことが、採用活動におけるトラブル防止に有効であることを覚えておきましょう。

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