採用管理ツールとは？導入するメリットから選び方まで解説！

多くの求職者が応募してきても、採用担当者が情報を正しく管理できなければ、重大な機会損失になってしまいます。
そのため、企業の採用活動では、いかに採用業務を正確かつ効率的に行うかが最大の課題です。

そこで役立つツールが「採用管理ツール」です。
事実、ツールを導入した多くの企業が採用活動を有利に進めています。
ここでは、採用管理ツールを導入する上で、採用担当者が知っておきたい必須の知識を紹介します。

採用管理をするならツールを導入しよう

採用活動においては、応募者情報やスケジュールなど、多くの情報を管理する必要があります。
以下では、そのような情報管理に役立つ採用管理ツールの基礎知識を解説します。

採用管理システムとは？

「選考の各段階における情報やスケジュールをどのように管理するか」という、採用担当者の悩みを解決する便利なツールが「採用管理ツール」です。
業界では、英語の頭文字を取って「ATS（Applicant Tracking System）」といわれます。

採用管理ツールを導入すると、それまで表計算ソフト等で管理していた応募者の個人情報や選考段階の進捗状況がツールで一括管理できます。
さらに、説明会・面接等の日程、内定者情報なども管理できるようになるため、業務の効率化を実現できます。

採用管理ツールには、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。
オンプレミス型はソフトをダウンロードして利用する従来型のツールで、クラウド型はクラウド上にデータを保存するタイプのツールです。

採用管理システムの主な機能

採用管理システムには、以下のような機能が採用担当者の業務を助けます。

・求人管理：
企業が複数の求人サイトに求人を出すことは珍しくありません。そのような求人を一括して管理するのが求人管理機能です。

・情報管理：
採用活動では、履歴書や職務経歴書など、応募者の個人情報を扱うことになります。これらの情報をシステム上で一元管理することができます。

・選考管理：
選考段階における、複数の応募者の進捗状況や評価をまとめて管理する機能です。

・内定者管理：
内定者フォローや業務連絡等で必要になる内定者情報を管理する機能です。

採用管理ツールを導入するメリット

採用ツールを導入すると、どのようなメリットが得られるのでしょうか。
ここからは、採用管理ツールを導入するメリットや得られる効果について紹介します。

業務効率化

採用管理ツールを導入すると、採用業務の効率化につながります。
採用担当者の大きな悩みとして、業務過多が挙げられます。
採用業務と一口にいっても、求人情報の管理や応募者と個別のメール対応に加え、面接日程の調整、応募者情報やデータの入力などがあります。
さらに、社内への情報共有、採用広報活動など多岐に渡るためです。

また、会社説明会などの就活イベント開催も必要になるでしょう。
採用管理ツールを導入すれば、あらゆる情報や工程を採用管理ツール上で一括管理できるようになります。
特に、これまで業務ごとにツールを分けていたり、情報を手動で管理したりしていた場合には、そのぶんの負担が大きく軽減されます。

ミスの防止

採用管理ツールの導入は、人的ミスの防止にも役立ちます。
紙ベースで採用業務を管理していると、記入ミスや漏れが発生することも少なくありません。

採用管理ツールであれば、応募者が登録した情報がそのままデータベース化されるなど、抜け漏れを防ぐ機能が備わったものも多くあります。
また、採用管理ツール上で応募者対応もできるものであれば、応募者からの連絡メールを見落とし、返信漏れしてしまうようなミスも予防できるでしょう。

コスト低減

採用管理ツールの導入は、人件費などのコストを削減することができるメリットもあります。
人材を採用するには、採用業務を担当する社員の人件費や求人広告の掲載料など、さまざまなコストがかかるものです。
採用管理ツールを導入して業務を効率化することによって、内定までにかかる工数が減り、人件費の削減にもつながるでしょう。
業務負担が軽減できれば、応募者一人ひとりに対して丁寧かつスムーズに対応できるようになるため、お互いの理解につながり、ミスマッチを防ぐことも期待できます。

また、過去の採用データを蓄積して分析することも可能です。
効果的な採用手法や応募率の高い求人広告が分かれば、自社にとっての最適な採用ノウハウを蓄積することができます。

最適な採用管理ツールを選ぶ2つの観点とは

最適な採用管理ツールを選ぶには、2つの観点を意識して導入するツールを比較検討することが大切です。
ここからは、最適な採用管理ツールを選ぶ際の2つの観点と注意点について解説します。

自社に合ったツールかどうか

採用管理ツールを選ぶ際には「自社に合うかどうか」という観点で比較検討する必要があります。
ツールの推奨規模が自社にマッチしているか、必要な機能が備わっているかなどを見極めましょう。

また、採用管理ツールは導入やランニングコストも必要になります。
不要な機能があるとランニングコストが高くなる可能性があるため、機能やコスト、対応している規模を比較しながら、導入するツールを検討しましょう。

使いやすい機能かどうか

採用管理ツールは、社員全員が使いやすいことが重要なため、「操作性の高さ」を意識して選びましょう。
ITツールに慣れていない社員でも直感的に使用しやすいデザインのものであれば、慣れるまでにかかる時間や負担を軽減できます。

また、コミュニケーションを取るために活用する場合は、求職者にとっても使いやすいツールと連携できるかどうかを確かめる必要があります。
求職者が普段活用していたり、普段から使い慣れていたりするツールと連携できれば、応募からスムーズに移行することができます。

採用管理ツールの操作に不安がある場合には、サポート体制が整っているものを選ぶのもおすすめです。
使いやすさと必要な機能が備わっているか、コストは妥当か見極めながら、導入するツールを比較検討しましょう。

まとめ

採用管理ツールの導入には、企業規模や採用予定人数、システムの使い勝手、ターゲットの年齢層など、複数の検討すべきポイントがあります。
自社に最適なツールを導入し、採用活動を有利に進めましょう。

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