「優秀な人材は欲しいけど、業務量は増やせない」
上記の悩みを抱える採用担当や企業は大変多いです。
採用業務を効率化すると、コスト削減や採用担当者の負担軽減、優秀な人材を確保しやすくなるなどのメリットがあります。
本記事では、なぜ効率化が重視されるのか、課題点を解説したのち、採用業務を効率化できる方法5選をご紹介していきます。
目次
採用業務を効率化するの3つのメリット
採用業務の効率化を実現すると、以下のメリットがあります。
・コスト削減につながる
・採用担当者の負担軽減でコア業務に集中できる
・優秀な人材をしっかりと確保できる
採用業務の効率化が実現できれば、余った予算で求人広告を出したり、より高い採用戦略を練ったりすることも今後できるようになります。
では、3つのメリットについて解説していきます。
コスト削減につながる
採用業務を効率化できれば、コストや工数削減につながり、より戦略的な採用活動に投資できるようになります。
従来の採用活動だけでは限界がある場合、より戦略的な採用活動を行おうと思っても、費用がかかるとなかなか踏み出せないこともあるでしょう。
業務を効率化することで、スムーズに採用目標をクリアできます。コスト削減につながり、新しい採用戦略のために費用を割くことも可能です。
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採用担当者の負担軽減でコア業務に集中できる
採用担当者の負担が軽減できれば、コア業務に集中できるようになるため、一歩踏み込んだ採用戦略を練る時間ができます。
中小企業の場合、採用担当者は人事も兼ねることがあるため、多くの業務をこなす必要があり、なかなか時間に余裕が持てないことが多いです。
採用担当者が戦略を練る時間が必要です。採用業務を効率化してコア業務に集中できるような環境を作るようにしましょう。
優秀な人材をしっかりと確保できる
採用業務が効率化することで採用スピードが向上し、優秀な人材をしっかりと確保できるようになります。
また、業務効率化により時間に余裕ができれば、内定者のフォローを手厚くし、優秀な人材の内定辞退を防ぐことも可能です。
現代の採用市場は売り手市場のため、欲しい人材が他社に流れる前に、自社へ惹き付けを行い、しっかりと心を掴んでいきましょう。
採用業務を効率化できる方法5選
採用効率化することで多くのメリットがもたらされます。
ここでは、メリットをもたらす採用業務を効率化できる方法を5つ解説していきます。
・採用プロセスの見直し
・応募者との連絡対応を自動化
・評価基準を社内共有する
・採用管理ツールの導入
・AIを活用した採用ツールの導入
上記の内容を実行すると、採用業務が劇的に良好になります。
では、5つの方法をそれぞれ解説していきます。
①採用プロセスの見直し
採用プロセスの見直しをすることで、スムーズに採用活動を行うことができ、早い段階で内定出しが行えるようになります。
通常採用プロセスに誤りがあると、原因となる選考ステップで採用活動が滞り、内定出しが遅れたり、選考期間が伸びたりしてしまいます。
効率化できていない原因を精査し、最短かつ高い実績を残せる採用プロセスを構築しましょう。
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②応募者との連絡対応を自動化
応募者との連絡対応を自動化できれば、採用担当者の業務負担を軽減でき、よりコアな業務に注力することが可能です。
応募者からの連絡の遅れは選考結果を大きく左右します。
速やかに回答しなければ、選考への移行率が下がる・内定辞退されるなどの恐れがあります。
企業はできるだけ速やかに応募者へ返信し、心を離さないようにしなければなりません。
応募者から連絡が来たら、後ほど担当者が返答する旨を自動返信できるようなツールの導入がおすすめです。
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③評価基準を社内共有する
評価基準をしっかりと定めて社内共有しておくことで、ミスマッチの発生を防ぎ採用業務の効率化が行えます。
評価基準が正しく設定されていない場合、選考結果を出す際には面接官の主観が含まれる可能性があります。
そして、採用基準の誤った設定や面接官の主観により、必要な人材を雇えず、採用のミスマッチが発生することがあるでしょう。
しっかりと客観的に判断できる評価基準を設定し、社内共有をするようにしましょう。
④採用管理ツールの導入
採用管理ツールを導入することで、応募管理から応募者ごとの現在の状況、設定した目標に対する進捗などを一元管理できます。
製品によっては、蓄積された情報をもとに分析できるような製品が搭載されているものもあり、採用管理ツールの導入は採用業務の効率化につながります。
採用担当者が複数いても、採用管理ツールにデータを登録しておくことで、タイムリーに状況共有できるのも魅力です。
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⑤AIを活用した採用ツールの導入
AIを活用した採用ツールの導入をすることで、応募者からの連絡対応や情報の発信などを自動化できるため、採用業務の効率化につながります。
例えば弊社のAI採用担当くんでは、採用担当者や代表取締役、配属先の社員の人格をAIに登録させることで、365日24時間連絡対応が可能です。
具体的に登録する内容は、会社の情報や福利厚生、求人情報から、人格ごとに応募者に伝えたいことを登録しておくことができます。
そのため、応募者からの問い合わせに対して適切な回答をAIが自動で行うため、今まで以上に会社の魅力を十分に伝えられます。
【人事担当者必見！】採用業務の効率化の3つの課題
採用の効率化が間に合っていない企業の多くは、以下のような課題に当てはまることが多いです。
- 連絡対応が多く時間が取られる
- 新しい手法を取り入れるのに人手と時間がない
- 採用ノウハウが足りていない
ここでは、これらの課題について解説し、解決策も提案します。
連絡対応が多く時間が取られる
複数の応募者と面接のスケジュールを調整したり、送られてきた質問へ返信をしたりと、連絡対応が多く時間が取られがちです。
応募者との連絡対応だけでなく、求人媒体を掲載している企業や社内の社員と連絡取り合うことも多いでしょう。
新しい手法を取り入れるのに人手と時間がない
採用担当者の数が少ない・通常の業務に追われてしまうことが多いと、新しい手法を取り入れたくてもなかなか進まないでしょう。
新しい求人媒体を活用するとしても、欲しい人材がよく利用するサイトを分析したり、求人広告の内容を考えたりと時間がかかります。
採用ノウハウが足りていない
立ち上げたばかりの会社や新卒採用に力を入れ始めた会社の場合、自社に蓄積されている採用ノウハウが足りていないことがあります。
そういった場合は、採用コンサルタントに現在自社の抱えている課題にはどのようなものがあるのか、どのように効率化していけばいいのか聞いてみると良いでしょう。
採用管理ツールを活用すれば、採用の業務効率化は実現できる
全ての業務の自動化は、人が関わる内容である以上できませんが、一次対応やある程度の質問には自動で返せるような自動返答対応できるツールの導入はおすすめです。
中でもLINEを導入した採用管理ツールの活用は、より効率化できます。
採用管理ツールをサービスとして提供している会社は多いですが、そのサービスにLINEを導入している企業も意外と多いです。
採用管理ツールの導入が初めての会社は、どんなツールがあるのか、一度比較してみましょう。
また、弊社では採用管理ツールの選び方についてまとめた資料を無料で提供しています。
ぜひこちらも手に取ってみましょう。
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まとめ
採用業務を効率化できれば、採用活動におけるコスト削減や採用担当者の負担軽減ができるため、より戦略的な採用手法を取り入れられるようになります。
しかし採用業務といっても多岐にわたるため、どのような業務を効率化したいのかによって、取り入れるべき方法は異なります。
そのため、効率化すべき業務は何があるのか、事前にしっかりと洗い出した上で効率化する方法を探さなければなりません。
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