採用業務を効率化することで、コスト削減や採用担当者の負担軽減、優秀な人材を確保しやすくなるなどのメリットがあります。
具体的に、どのように効率化するのかというと、採用プロセスの見直し・業務を自動化する・評価基準を社内共有するなど、方法はさまざまです。
しかし、採用業務は、母集団の形成から面接、学生との連絡対応、媒体の選定、求人広告の内容を検討するなど、多岐にわたるので、効率化するのはなかなか難しいでしょう。
本記事では、なぜ効率化が重視されるのか、課題点を解説したのち、採用業務を効率化できる方法5選をご紹介していきます。
目次
採用業務の効率化が重要視される理由
採用業務の効率化が重視される理由は、採用活動の成功は将来的に企業の成長につながるため、より効果的な採用活動を行う必要があるからです。
そのため、コストを削減しつつ、余った予算で求人広告を出す・より高い採用戦略を練るために時間を使うことが重要となってきます。
ほかにも、採用活動の成功とは、優秀な人材を確保することなので、採用業務を効率化して効果のある採用プロセスを練らなければなりません。
このように、効果的な採用業務を行うためには、無駄を省いてスムーズに業務をする必要があるため、採用業務の効率化が重要視されています。
コスト削減につながる
採用業務を効率化できれば、コストや工数削減につながり、より戦略的な採用活動に投資できるようになります。
従来の採用活動だけでは限界がある場合、より戦略的な採用活動を行おうと思っても、費用がかかると、なかなか踏み出せないこともあるでしょう。
わかりやすいケースだと、母集団形成できなかった場合には新たに広告を出したり、インターンシップの数を増やしたりと採用プロセスの練り直しが必要です。
しかし、業務を効率化することで、スムーズに採用目標をクリアできるので、コスト削減につながり、新しい採用戦略のために費用を割けるようになります。
採用業務は、ほかにも連絡対応や書類管理といったノンコア業務も多いため、できるだけ効率化をしコスト削減を行いましょう。
採用担当者の負担軽減でコア業務に集中できる
採用担当者の負担が軽減できれば、コア業務に集中できるようになるため、一歩踏み込んだ採用戦略を練る時間ができます。
中小企業の場合、採用担当者は人事も兼ねることがあるため、多くの業務をこなす必要がありなかなか時間に余裕が送れないことも多いです。
しかし、採用活動を成功させることは企業を成長させることにつながるので、自社の欲しい人材を確実に確保しなければなりません。
そのためには、採用担当者が戦略を練れる時間が必要なため、採用業務を効率化してコア業務に集中できるような環境を作るようにしましょう。
優秀な人材をしっかりと確保できる
採用業務が効率化されて、採用スピードが向上することで、優秀な人材をしっかりと確保できるようになります。
採用活動における成功とは、自社の欲しい能力を持った人材に入社してもらい、長期的に活躍してもらうことです。
現代の採用市場は売り手市場のため、欲しい人材が他社に流れる前に、自社へ惹き付けを行い、しっかりと心をつかむ必要があります。
インターンシップや合同説明会などで繋がりを持てた学生に、定期的に情報を提供したり内定者にはフォローが欠かせません。
ほかにも、母集団形成から選考への移行、内定出しまでスピーディーに行う必要があるため、採用活動の効率化は非常に重要となります。
採用業務を効率化できる方法5選
採用業務は多岐にわたる業務があるため、効率化できる方法も業務によって異なってきます。
たとえば、母集団形成はできているのになかなか選考に進んでもらえないのであれば、採用プロセスの見直しをすることで効率化できます。
ほかには、応募者との連絡対応に時間がかかりすぎているケースでは、自動化することで効率化が可能です。
このように、業務に応じて効率化できる方法は異なるため、まずは採用業務を効率化できる方法を5つ解説していきます。
①採用プロセスの見直し
採用プロセスの見直しをすることで、スムーズに採用活動を行うことができ、早い段階で内定出しが行えるようになります。
もし、母集団形成がうまくできているのに選考数が少ないのであれば、再度募集団形成を行うために、広告を出し直すといった手間が発生します。
しかし、一度の母集団形成で欲しい人材をしっかりと集められ、選考から内定出しまでスムーズにできれば、採用業務が効率化されます。
このようにうまくいっていない採用業務を見直すことで、時間や手間がかからずに採用活動が行えるため、採用業務の効率化が進みます。
②応募者との連絡対応を自動化
応募者との連絡対応を自動化できれば、採用担当者の業務負担を軽減でき、よりコアな業務に注力できるようになります。
採用担当者の数が少なく、人事まで担当している場合、多くの応募者への連絡対応を速やかに行うのは難しいのが現状です。
しかし、応募者から連絡が来た場合、速やかに回答しなければ、選考への移行率が下がる・内定辞退されるなどの恐れがあります。
そのため、企業はできるだけ速やかに応募者へ連絡を返す必要があり、応募者の心を離さないようにしなければなりません。
そこで、応募者から連絡が来たら、連絡が届いたことを伝え、後ほど担当者が返答する旨を自動返信できるようなツールの導入がおすすめです。
③評価基準を社内共有する
評価基準をしっかりと定めて社内共有しておくことで、ミスマッチの発生を防ぎ採用業務の効率化が行えます。
面接対応する担当者が複数いる企業では、評価基準が正しく設定されていない場合、選考結果を出す際には面接官の主観が含まれる可能性があります。
もし、採用基準を正しく設定していないと、本当に必要な人材を雇えない可能性があるため、採用のミスマッチが発生します。
スキル面や経験、コミュニケーション能力など、どの面接官が対応しても同じ評価になるような指標の作成が重要です。
そのため、面接官の主観で選考基準がぶれないように、しっかりと客観的に判断できる評価基準を設定し、社内共有をするようにしましょう。
④採用管理ツールの導入
採用管理ツールを導入することで、応募管理から応募者ごとの現在の状況、設定した目標に対する進捗などを一元管理できます。
製品によっては、蓄積された情報をもとに分析できるような製品が搭載されているものもあり、採用管理ツールの導入は採用業務の効率化につながります。
採用担当者が複数いても、採用管理ツールにデータを登録しておくことで、タイムリーに状況共有できるのも魅力です。
採用担当者ごとに業務内容が異なるとしても、業務内容がブラックボックス化することはないため、効率的な採用活動が行えるでしょう。
⑤AIを活用した採用ツールの導入
AIを活用した採用ツールの導入をすることで、応募者からの連絡対応や情報の発信などを自動化できるため、採用業務の効率化につながります。
例えば弊社のAI採用担当くんでは、採用担当者や代表取締役、配属先の社員の人格をAIに登録させることで、365日24時間連絡対応が可能です。
具体的に登録する内容は、会社の情報や福利厚生、求人情報から、人格ごとに応募者に伝えたいことを登録しておくことができます。
そのため、応募者からの問い合わせに対して適切な回答をAIが自動で行うため、今まで以上に会社の魅力を十分に伝えられます。
企業に質問をしたいと思っても、なかなか踏み出せずにいる応募者も多いですが、AIによる自動対応であれば質問しやすいのも魅力です。
企業としても、採用担当者の業務負担を減らすことにつながるため、採用業務の効率化として活用できます。
採用業務の効率化には課題も多い
採用業務を行う際に、多くの企業で立ちはだかっている課題は、連絡対応に時間が取られる・通常業務に時間を取られすぎている・採用ノウハウが足りないなどです。
母集団形成を行い、選考に参加してもらうとなると、面接のスケジュール調整や応募者からの質問対応で多くの時間が取られます。
さらに、中小企業の場合、採用担当者が人事も兼ねていることが多く、多岐にわたる採用業務に追われてしまい、通常業務だけで手いっぱいです。
時代に合わせた採用ノウハウを分析する時間がない企業も多く、少ない採用担当者で高い効果を得ようとしてもスムーズにいかないことがあります。
連絡対応が多く時間が取られる
複数の応募者と面接のスケジュールを調整したり、送られてきた質問へ返信をしたりと、連絡対応が多く時間が取られがちです。
欲しい能力を持った人材に入社してもらいたい場合、コミュニケーションを円滑に取らなければ自社への興味が薄くなる可能性があります。
そのため、丁寧な連絡対応が必要となり、連絡が来た際には速やかに返事を返さなければなりません。
また、応募者との連絡対応だけでなく、求人媒体を掲載している企業や社内の社員と連絡取り合うことも多いでしょう。
採用活動は、採用担当者だけで完結するものではなく、適宜経営層とも連絡を取る必要があるため、すべての連絡は自動化できません。
そのため、連絡の一次対応やある程度の質問には自動で返せるような自動返答対応できるツールの導入がおすすめです。
そして、社内との連絡対応であれば、情報共有を簡略化できるように採用管理ツールの導入といった工夫が必要です。
新しい手法を取り入れるのに人手と時間がない
採用担当者の数が少ない・通常の業務に追われてしまうことが多いと、新しい手法を取り入れたくてもなかなか進まないでしょう。
新しい求人媒体を活用するとしても、欲しい人材がよく利用するサイトを分析したり、求人広告の内容を考えたりと時間がかかります。
他にも、SNSを活用して自社の認知度を上げたい・ブランディングしたい場合だと、定期的に投稿する必要があり、コンテンツも日々考えなければなりません。
このように、新しい手法を取り入れるためには、人手と時間、さらにはコストも必要となるので、思うように進められないことも多くあります。
人手と時間が足りないのであれば、採用代行の活用や採用管理ツールの利用がおすすめで、業務効率化を図りつつ新しい手法まで提案してくれます。
弊社の提供している採用管理ツールのnext≫では、採用コンサルタントによるサポートも行っており、業務効率化から新しい手法まで提案が可能です。
採用ノウハウが足りていない
立ち上げたばかりの会社や新卒採用に力を入れ始めた会社の場合、自社に蓄積されている採用ノウハウが足りていないことがあります。
たとえば、採用業務を効率化するために、採用プロセスの見直しを行おうと思っても、どのように見直せばいいのかわからないことも多いでしょう。
採用ノウハウの足りていない企業だと、どのように効率化していけばいいのかわからないケースもあります。
そういった場合は、採用コンサルタントに現在自社の抱えている課題にはどのようなものがあるのか、どのように効率化していけばいいのか聞いてみると良いでしょう。
採用の効率化を行い優秀な人材を確保しよう
採用業務を効率化できれば、採用活動におけるコスト削減や採用担当者の負担軽減ができるため、より戦略的な採用手法を取り入れられるようになります。
しかし採用業務といっても多岐にわたるため、どのような業務を効率化したいのかによって、取り入れるべき方法は異なります。
そのため、効率化すべき業務は何があるのか、事前にしっかりと洗い出した上で効率化する方法を探さなければなりません。
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