面接をドタキャンされる原因はコミュニケーションにある！その理由は？

採用担当者の悩みのひとつに、面接の直前になってから応募者からキャンセルをされてしまう、いわゆる「ドタキャン」があります。
ドタキャンが発生すると、予定が崩れてしまい、採用業務がスムーズに進まなくなってしまいます。
採用担当者としては、何とかして減らしたいところです。
今回は、応募者が面接でドタキャンをする理由と、ドタキャンを減らす方法について紹介します。

なぜドタキャンをしてしまうのか

まずは、応募者がどのような事情でドタキャンをするのか、具体的な理由について紹介します。

ドタキャンしてしまう理由

ドタキャンしてしまう理由は、当日に体調が悪くなったり、思わぬ事故に巻き込まれたりというものが多いです。
応募者も申し訳ないと思っていることが多く、致し方ない理由でしょう。

また、応募後にじっくりと考えて、求人の内容が自分の希望に合わないと判断して、ドタキャンされるケースもあります。
応募前は自分に合っていると思っていても、改めて考えてみて、自分と合わない点に気づくことも多いです。

インターネット上の評判や企業側の対応が原因でキャンセルする例も見られます。
良くない評判を見たり、対応に不満を感じたりしたら、その企業では働きたくないと思ってしまうでしょう。
そのほかにも、自信がなくなったり、応募したことを忘れていたりと、さまざまな理由や事情があります。

連絡なしのドタキャンもある

面接をドタキャンする応募者は、基本的には電話かメールで連絡を入れてきます。
しかし、すべての応募者がきちんと連絡してくれるわけではありません。
連絡を入れずにそのまますっぽかしてしまう応募者もいます。

連絡を入れない理由は、辞退する理由をどう言えば良いのか分からないというものが多いです。
採用担当者にとっては、たとえマイナスな理由だったとしても、事実確認のため連絡をもらいたいところです。
しかし、その辺りの認識や感じ方が、応募者と採用担当者でやや異なるようです。中には、申し訳なさから連絡できない応募者もいます。

ドタキャンを防ぐにはコミュニケーションが重要

面接前から応募者とコミュニケーションを取っておくことが大切です。
そうすれば、応募者の方も、ドタキャンはしづらいと感じるでしょう。

リマインド連絡をする

面接日の前日か前々日に、リマインドメールを入れてみましょう。
応募者が日程を勘違いしていたことによるドタキャンは、これだけで防止できます。

辞退しようかどうか迷っている応募者に対しても効果的です。
企業から連絡が来ることで気持ちが和らぎ、まずは相談しようと考えるかもしれません。
当日に辞退の連絡を入れようと思っていた応募者でも、メールが来たことで、一応面接を受けてみようと考える人は多いです。

なかには、こちらから連絡を入れても返信が来ない応募者もいるでしょう。
その場合には、ドタキャンされる確率が高いと判断できます。
あらかじめそのようなことが分かるだけでも、1日の予定が立てやすくなり、採用担当者にとっては業務を進めやすくなるでしょう。

レスポンスは迅速にする

面接前に、応募者とメールなどでやり取りする機会があるでしょう。
面接の日程や求職者からの質問に回答する際には、迅速に返すことが重要です。
レスポンスの遅い企業は、応募者にマイナスなイメージを与えてしまいます。

また、早く内定が出た企業に入社しようと考えている応募者も多いです。
レスポンスが遅いと、その間に並行して応募している他社での選考が進み、流れてしまう可能性も考えられます。

良好な関係構築を意識する

求職者からの質問に回答したり、リマインド連絡をしたりすることは、求職者との関係構築にもつながります。
連絡を取る回数が多くなればなるほど、お互いの関係性は深まるでしょう。
良好な関係が構築されていれば、辞退することを迷った際でも事前に相談してもらえるなど、ドタキャンされる可能性は低くなります。

おすすめのコミュニケーションツール

応募者と密なコミュニケーションを取り、関係構築をすることは簡単ではありません。
電話やメールを主なツールとして活用している採用担当者では、そのノウハウを得ることも難しいです。

next≫なら、LINEを使っていつでも求職者とこまめにコミュニケーションを取ることができます。
利用者数が多く、メールや電話と比べて気軽に会話できるのが一番の利点です。

また、クリック履歴や動画再生履歴などから興味が高いか低いかを判別し、メッセージ送信を行うことができます。
応募者の興味・関心に応じたナーチャリングのノウハウを取り入れ、効果的なアプローチが可能です。

また、選考中の応募者や内定者などセグメント別にメッセージを配信することも可能です。
翌日や翌々日に面接予定の応募者にはリマインド配信も自動で行なえるため、採用担当者の負担を軽減できるでしょう。
ドタキャン防止のためには、応募の段階から求職者とコミュニケーションを取っておくことが大切です。
ぜひnext≫を活用し、効率的な採用につなげてください。

まとめ

面接のドタキャンは採用担当者にとって悩みの種ですが、応募者側もやむを得ない事情があることが多いです。
体調不良や事故などは致し方ありませんが、それ以外の理由なら、適切にコミュニケーションを取ることで、防げることもあります。
リマインド連絡やレスポンスを迅速に行うなどの対策を行い、応募者と良好な関係を構築していくことが大切です。そうすれば、ドタキャンは減らせるでしょう。

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