【採用担当のお悩み】今日からできる解決策！

採用活動は、想像以上に大変な業務です。少人数で採用をしていると、1人あたりの業務負担は大きくなりますし、チームで採用を行っていてもまた違った悩みが出てくるでしょう。

ここでは、企業の採用担当者が悩んでいる項目を、採用前と入社後に分けてご紹介し、さらに解決策までをまとめています。採用で抱えている悩みを解決していきましょう。

採用活動は壁がたくさん。採用するまでの悩み

採用活動には、さまざまな壁が立ちふさがります。まずは、採用する前の段階で、多くの採用担当者がつまずく壁をご紹介します。

求人を出しても応募が来ない

求人を出せば応募者が集まり、その中から企業に合う人材を採用する…というのが基本的な採用前の流れですが、実際に求人を出してみると、なかなか応募が来ないこともあります。

とくに中小企業の場合は、企業の知名度が低く、応募の検討にすら入らなかったり、求人の詳細まで見てもらえなかったりすることも多いのです。

また、応募が来ても、採用条件を満たしている人からの応募ではないケースも多々あります。

採用活動は、企業が提示している条件を満たしている人からの応募がないと、次のステップである選考には移れません。

コミュニケーション不全・内定辞退が頻発している

応募者が集まり選考を行い、内定を出してホッとしたのも束の間、内定辞退となり、結局人員を充足できなかったという企業も多いです。

内定辞退の理由は応募者によってさまざまですが、よくある例では、条件的に有利な他社で先に内定が決まったケースや、コミュニケーション不足が挙げられます。

求職者は多数の求人に応募しているため、一方通行の連絡になることも珍しいことではありません。こちらの連絡レスポンスが遅れる、担当者が多忙すぎてスケジュール調整のタイミングが合わないなど、少しのきっかけが応募者の検討対象から外れることにつながります。

「内定を辞退します」の連絡があれば良いですが、中には途中で連絡が取れなくなったり、入社日や研修に現れなかったりということもあるのです。

内定の辞退は、企業側と応募者の希望条件が一致しなかった場合に起こります。「どうしてもこの会社で働きたい！」と思ってもらえるような工夫が必要でしょう。

以下の内定辞退率を下げる方法について紹介している記事もぜひ参考にしてみてください。

【新卒採用向け】内定辞退率が低下！学生が内定辞退する理由と対策

採用にかけるリソースの確保が難しい

中小企業の多くは、専任の採用担当者を準備することが難しく、ほかの人事業務や事務作業などと兼任しなければなりません。

企業によっては、社長みずからが行っていることもあり、ほかの業務と並行しながら採用活動を行うには、なかなかハードな側面があるのです。

時間的にも人員的にも十分なリソースがなければ、候補者の精査が困難になり採用失敗を招きやすくなるでしょう。

無事入社！でも採用活動は続いている…採用後の担当者の悩みとは

採用活動は、内定者が入社すれば終わるものではありません。採用後に出てくる担当者の悩みを、ふたつに分けてご紹介します。

自社に合った人材を採用できない

応募が多数あったにも関わらず、なかなか採用まで進められる人材がいないケースも多いです。

「採用したい！」と思える人材がいない中で、その応募者の中から「内定を出す」ことに注力するあまり、採用ができても結局仕事についていけず退職してしまったり、会社に馴染めず早期離職につながったりしてしまいます。

せっかく時間を使って採用しても、早期離職になれば人手不足は解消されません。

現場から新入社員に対する苦情が出ている

必須スキルを満たしていないことや、自社に適した人物でないことなどの精査が十分にできず、配属した現場から苦情が出ることもあります。

そのようなミスマッチを防ぐためには、新入社員を配属する部署との連携や面接担当者への教育が重要です。配属部署の責任者とよく話し合って、明確な選考基準も設定しておきましょう。

もう取り組んでみましたか？今日からできる2種類の解決策

採用活動において内定辞退になるケースは、もっとも避けたい問題です。内定辞退を防ぐためには、内定者とのコミュニケーションをどのように取っていくのかがポイントです。

今日からできる、コミュニケーションによる解決策をふたつご紹介します。

応募者と適度なコミュニケーションを取る

採用したいと思う「良い人材」は、他社も狙っている魅力的な存在です。そのような人材を他社に取られないためにも、選考から内定までをスピーディーに行いましょう。

具体的な流れとして、選考日前後には連絡を、また好印象を持ってもらうためにお礼の連絡もするようにしてください。

さらにプラスするならば、応募者都合による日程変更がないか、もしある場合は柔軟に対応できる旨を伝えれば、丁寧な対応に感じられ印象アップにつながるでしょう。

とはいえ、スピーディーなコミュニケーションを取るには、時間や人員の確保が必要になります。そこで、next»を利用すれば、簡単に負担を軽減できます。

next»は、LINEを活用したコミュニケーション採用管理ツールです。ひとつのツールで一元的に情報発信や応募者管理ができます。

next»は一般的に浸透しているLINEのメッセージ機能をカスタマイズしたツールであるため、開封率も高く、電話やメールよりも気軽に、スピーディーにコミュニケーションが取れます。

自社から送信したメッセージの既読・未読がわかることはもちろん、メッセージのやり取りを誰がいつ担当したのかも管理画面でわかるように設定できます。コミュニケーションもれの発生を減らしていきましょう。

そもそも、電話とメール以外でどのように求職者とつながりを持つのか、とお悩みの担当者様も多くいらっしゃいます。そこでご利用いただきたいのが、next»の導入コンサルティングプランです。

求職者とLINEでつながる方法としては、next»の一般的なLINEと同様に、運用する企業アカウントのQRコードを公開し、求職者に友だち追加してもらいます。作ったことがない、どのように公開していくのかという方もご安心ください。担当者が一人ひとり、丁寧にレクチャーを行います。

社内のコミュニケーションも効率的に行う

採用担当者には、社内と採用者の間を取りもつ意識が重要です。採用者とのコミュニケーションや、採用活動にあたる人員だけでなく、採用後一緒に業務や教育を行うメンバーにも、採用計画や採用基準を共有しておきましょう。

採用後に問題となる現場からのクレームは、事前の情報共有ができていれば、ある程度防げます。採用に関する情報がわかれば、現場の社員も安心です。

内定者がどのような人物であるかを社内で共有するとともに、内定者にも配属部署の環境を伝えましょう。

では採用担当者の連絡手段はどのツールが最適なのでしょうか。以下の記事で詳しく紹介していますので、そちらも確認してみてください。

採用連絡手段はどれを使うべきか！採用連絡を効率化させよう

まとめ

採用活動における悩みはコミュニケーションの取り方が深く関わっています。何が原因なのかを見つめ、自社に合ったツールを導入することで改善できることもあります。

現状の問題点や過去の採用を振り返って、ツールの導入も検討してみましょう。