採用代行のメリット・デメリット｜最適化に重要な3つのポントとは

毎年新卒の採用を行っているが、採用管理をはじめとした業務を、通常業務と並行して行うのが難しいという企業も多いのではないでしょうか。

そんなお悩みを、解決してくれるのが採用代行サービスです。

利用することで得られるメリットや、実際に活用する際のポイントについてご紹介します。

新卒採用の代行サービスって？

新卒採用の代行サービスはRPO（Recruitment Process Outsourcing）とも呼ばれます。

新卒採用時期は業務量がどうしても多くなることから、採用活動における業務削減を目的に行われているサービスです。

採用代行サービスとはいえ、すべてを代行に依頼するのには不安が残るでしょう。

そこで、間接的業務部分を任せることで、面接や選考といったコアな部分に集中することができます。

以下のような業務を代行してもらうことができます。

業務内容例

・採用に当たっての求人広告や求人票の作成

・母集団形成により、募集媒体の選定や説明会の実施

・スカウトメールなどの送信

・エントリー対応

・面接の日程調整
・候補者の管理

・合否の連絡など

個別に対応する可能性があることから、この部分を代行してもらえるだけで随分、業務削減が可能となります。

採用代行を利用するメリット

採用代行を利用するメリットを3つ紹介します。委託することで、現在の業務がどう変わるのか知っておきましょう。

採用課題の改善につながる

採用代行を利用すると、企業が抱えている採用課題の改善につながる可能性があります。

採用代行は、人事採用の専門家です。採用計画の立て方から効果的な募集の仕方、応募者への対処法を熟知したプロに任せれば、自社の採用活動の質を高められるでしょう。

また、就活性の扱いに慣れた採用代行は、対応が迅速かつ丁寧で、応募者が集まりやすい傾向があります。内定辞退も防げるため、これも採用課題の改善につながります。

採用担当者が選考に専念できる

面倒な業務を委託することで、企業の採用担当者が選考の重要部分に専念できるのも、採用代行を利用するメリットのひとつです。

採用業務は多岐にわたり、応募者の管理や選考日程の調整などの雑用が多いのが実情です。

雑用となる業務を採用代行に任せれば、採用担当者に余裕が生まれます。結果、採用担当者は面接や内定者フォローなどの重要な業務に専念できるため、効率化が図れます。

また、採用活動に習熟したプロが代行することで、内定までの手続きがスムーズにすすむため、採用担当者は自分の業務に集中できます。

入社後の教育も任せられる

採用代行のなかには、入社後の研修や新入社員のフォローなども依頼できる会社があります。入社後の新人教育も任せられれば、さらに採用担当者の業務負担を減らすことができるので助かります。

採用活動に引き続き、その先も採用代行のプロに新入社員へのきめ細やかなケアを任せることで、早期離職を防ぐ効果も期待できます。

採用代行を利用するデメリット

メリットがある反面で、採用代行にはデメリットもあるため注意が必要です。

両方を比較して、採用代行を利用する必要性を検討してください。

社内に採用ノウハウが蓄積されない

採用代行を利用することで、自社に必要な採用ノウハウが蓄積しない可能性があります。

人事採用は毎年、繰り返し行う必要があるため、市場の動向を調べたり効果的な募集をかけたりと、人事担当者にはある程度の知識と経験の習得が必要です。ですが、採用代行に任せきりにしていると、委託した範囲のノウハウを得ることができません。

採用代行の利用をやめたとき、急な退職者がでて自社で採用活動をする必要に迫られたときに混乱する可能性があるため、注意をしてください。

代行業者に任せきりにするのではなく、採用担当者が全体をディレクションすることを心がけましょう。

求める人物像からズレる可能性がある

採用代行は人事採用のプロですが、企業が求める人物像とはズレた応募者が集まってしまうことがあります。

主に、企業の採用担当者と採用代行との認識のズレから生じるものです。企業が求める能力を備えていない新人を採用してしまうのは、困りものです。

上に挙げたミスを防ぐためにも、企業が求める具体的な人物像や自社の魅力などを、事前にしっかりすり合わせておくことが大切です。応募をやり直すことで余計なコストがかかるケースもあるので、代行業者とは念入りに打ち合わせを重ねましょう。

代行業者との相性が合わないことも

代行業者によっては、依頼した業務をこなしきれないこともあります。そうなると、結局は自社で作業しなければならないため、逆に採用担当者の業務負担が大きくなりかねません。

トラブルを避けるためには、依頼する前に、採用代行の力量をしっかり見極めることが大切です。代行業者によっては得意とする業界と苦手な分野があるため、会社の規模や実績とともに、信頼性のリサーチをしてください。

新卒採用に採用代行サービスを利用する前にしっておきたいこと

新卒採用で採用代行サービスを利用する前に、知っておきたいポイントを3つ、ご紹介しましょう。

新卒採用のゴールを共有する

まず、新卒採用における自社のゴールを共有することです。

自社内ですべて、採用活動を行うのであれば、どのような人材を求めているのかということが、定まらないことはないでしょう。

しかし、採用代行サービスを利用する場合は、当然ですが自社の人間ではありません。

そこでどういった人材が欲しいのか、そのためにこういった部分を見て評価している、といた基準などがあれば、共有しておくことをおすすめします。

「プロに依頼しているから、全て任せておけば大丈夫だろう」と考えるのではなく、こまめに採用代行担当者とコミュニケーションを取るようにしましょう。

そうすることで、自社が求めている質を安定させることにも繋がりますし、採用された側としても、入社後にギャップを感じてしまうリスクを回避することができます。

ポイントごとに、確認を取り合いながら進めることで、軌道修正もしやすくなります。

当然ですが、依頼する前にどの部分は自社で行い、どの部は代行へお願いしたいという業務分担について明確にしておきましょう。

応募者や内定者とのコミュニケーションを大事にする

企業の採用担当者として、応募者や内定者とのコミュニケーションを積極的にとることも大事です。

採用代行はあくまでも一時的なものであり、契約期間が過ぎれば、自社で応募者や内定者と向き合わなくてはいけません。採用代行が間に入っているときから積極的にコミュニケーションをとり、信頼が得られれば、その先の引き継ぎがスムーズに進みます。

採用担当者が応募者とのコミュニケーションを親密にし、信頼関係を構築することで内定辞退も防げるため、ぜひ前向きに取り組んでください。

採用情報を一元管理する

採用情報は、一元管理することをおすすめします。

これは、採用代行を利用することのデメリットである採用ノウハウが、定着しないというリスクを少しでも補完するために欠かせません。

昨今、採用に関しても、応募を待つというスタイルではなく、アクションを起こす採用が重視されています。そのため、ノウハウを共有することは重要です。

採用管理システムを導入しておくと、採用代行会社との情報共有に非常に便利です。

採用管理システムのなかでも、多くの企業が導入している採用管理next≫を利用すると、LINE上で採用情報の管理を行うことができます。

まとめ

新卒採用の人事業務の多さや煩雑さ、人選に苦労している会社は、多いのではないでしょうか。

重要な採用の判断やフォローアップといった人の力が必要とする部分に、より力を集中させるためにも、一部をアウトソーシングする動きが高まっています。

採用管理システムと合わせて上手に利用することで、自社内にノウハウの定着も可能です。

ぜひ、検討してみてはいかがでしょうか。