採用管理システムを導入するメリットや選び方を知って業務負担を減らそう

採用管理ツール メリット

アロタメTV

採用に関する業務負担を軽減するために、採用管理システムの導入はとても有効な手段です。

しかし、採用管理システムの種類は多く、実際に導入を検討しだすと、どのシステムが良いのか悩んでしまうでしょう。

 

ここでは、採用管理システムを導入すると、どのようなメリットがあるのか、どんな採用管理システムを選べば良いのかなど、システム導入時に必要な知識について解説します。

採用管理システムとは一体どんなものなのか

採用管理システムとは、応募から採用までの複雑な工程を、ひとつの場所で一括管理できるシステムのことを指します。

 

求人を行うときには、求人管理や応募者の情報管理、それぞれの評価や日程調整、内定者へのアナウンスなど、人事担当者には多くの業務負担があるのです。

従来までであれば、これらをExcelで管理していた企業も多いですが、採用管理システムを導入すれば、システム上で応募者の履歴書情報の管理はもちろん選考日程の管理まで簡単に行えます

 

応募者との個別のやり取りまでできる採用管理システムもあるので、応募者との円滑なコミュニケーションはもちろん、経営陣への進捗状況の共有や情報のシェアが楽に行えるようになるのです。

応募者が多い企業や、複数の求人を一度に出したい企業など、煩雑になりやすい情報をシンプルにまとめ、今後の分析につなげることもできます。

 

採用管理システムを導入するメリット

採用管理システムを導入すると、どのようなメリットがあるのか、大きく3つに分けて解説します。

進捗状況を共有できる

採用管理システムを導入すると、社内での連絡や共有を自動化することが可能です。

わざわざ共有フォルダやメールを使って情報が記載されているExcelを共有する必要がなくなりますし、抜けや漏れを防ぎます。

進捗状況の共有が上手くできていないと、どうしても社内で「この人は把握しているけれど、この人は知らない」など、情報に差が出てしまうのです。

抜けや漏れを防ぎ、社内全員が情報を確実に共有できていることで、人事担当者が傷病で突発的に休暇に入ってしまったときもすぐにフォローできますし、何か問題が発生したときにも、ほかの社員がカバーすることで未然に大きなミスを防げます

 

採用に関する業務が効率化する

求職者とのやり取りをスピーディーに行えるので、多くの人材とコミュニケーションを取れるチャンスが格段にアップし、より優秀な人材を確保しやすくなります

近年では、パソコンだけでなくスマホやタブレットから簡単に企業へ応募できるようになり、求職者のほとんどは多くの企業へ同時に応募しているので、優秀な人材を確保するには採用スピードの早さが重要なのです。

 

採用管理システムを利用すれば情報の一括管理ができるため、複数のツールや紙媒体をチェックして入力するなどの複雑な事務作業が減って、時間短縮になり求職者とのコミュニケーションや別業務に集中できます。

 

応募者の分析が可能

採用管理システムを使うことで、どのような経路で応募した人が入社したのかなどの分析が可能です

 

採用管理システムを使うと、各段階でのログを残せるので、採用活動が終了したあとも振り返りができます。

応募者の分析は、今後の採用活動でより優秀な人材を確保するためには必須です

採用管理システムで一元管理ができていないと、分析に入る前に採用結果の集計からスタートさせなくてはなりません。

採用後の分析が重要と理解していても、採用した人材のフォローや入社準備を行いながら、集計やデータの抽出など細かな事務作業まで手が回らず、疎かになってしまう企業も多いのです。

 

採用管理システムを導入すれば、細かな事務作業の手間を省き、今後の改善点を明確にすることができます。

 

採用管理システムの選び方

ここからは、具体的に採用管理システムの選び方について解説します。

採用管理システムには、さまざまなものがありますが、自社に合った採用管理システムを導入しなければ、業務の効率化は望めません。

 

選ぶときに、とくに意識したいポイントを3つに絞ってご紹介します。

 

連携機能があるか

まず、なんらかのシステムと連携できる機能があるのかを確認しておきましょう

既存のシステムと連携できる機能があれば、便利に利用できます。

 

しかし、大前提として考えなければならないのは、使いやすいツールと連携しているかという点です。

応募者との連絡をスムーズに行いたいと考えているため、メールではなくチャットツールを使いたいと思っているなら、何らかのチャットツールと連携できる採用管理システムを選びましょう。

 

たとえば、社内で日頃からLINEを使用している企業であれば、LINEと連携できるシステムを選べば使い方のレクチャーをする必要がありません。

スケジュール管理をGoogleカレンダーで行っている企業なら、Googleカレンダーと連携できるシステムを選ぶことでストレスなくワークフローに埋め込みやすくなるでしょう。

まずは、すでに自社で使用しているツールを確認しながら連携機能の有無を確認してみてください。

 

企業の規模と一致しているか

採用管理システムの中には、幅広いターゲットに対応したシステムのほかにも、アルバイト採用や新卒採用といった、特定のターゲットに対応しているシステムがあります。

 

会社の規模が小さく年間少人数しか採用しないのであれば、たくさんの機能が付帯した大掛かりなシステムを導入するのは、コスト面でもおすすめできません。

逆に、コストばかりを重視して機能が不足しているシステムを導入してしまえば、採用管理システムのメリットを十分に実感できないこともありえます。

企業の規模や採用したいターゲットを明確にし、機能をもて余したり、機能不足に陥ったりしないような、自社にあったシステム選びをしましょう

 

セキュリティ対策は整っているか

採用管理システムでは、応募者の履歴書をはじめ、細かな個人情報を管理します。

このような個人情報の流出を防止するために、セキュリティ対策が整っている採用管理システムを導入しましょう。個人情報の流出は、会社の信頼を失うことにもつながるのです

 

セキュリティ対策が整っていることの指標に、不正ログインの防止を目的とした監視体制があるか、SSLで暗号化通信が行われているかなどが挙げられます。

プライバシーマークを取得しているか、ISMS認証を取得しているかもあわせて確認しておきましょう。

 

LINEを活用したnext≫で採用活動を効率化させよう

next≫なら採用管理システムの導入がはじめてでも、サポート体制が万全なので安心してご利用いただけます

 

採用業務に関するコミュニケーションから管理までを、簡単にシステム上で一括管理できるようになっていますので、質の高い採用とコストダウンが実現可能です。

 

next≫はLINEと連携できる機能を搭載しています。LINEは、メールと比べて開封率が高いため連絡が取りやすく、迅速なコミュニケーションを実現し、優秀な人材を逃しません。

応募者のデータ管理機能も充実していて、LINEの登録名ではなくフルネームでの管理も可能です。応募者が回答フォームに回答するだけで詳細情報が自動で反映されるので、入力の手間も必要ないのです。

 

情報管理機能だけでなく、自動応答・セミナー振り分け・シナリオ配信などの機能もあるので、採用業務の負担を軽減しつつも、応募者との親密感溢れるコミュニケーションが可能となり、質の高い人材を逃しません。

 

また、ただ単にツールを提供して終わりではなく、採用に関するノウハウも提供いたします。これまで培ってきたノウハウを提供することで、採用活動を成功に導く過程での細かな部分まで徹底的にサポート可能です。

 

採用管理システム選びで迷っているなら、ぜひnext≫にお任せください。

 

まとめ

採用管理システムは、すでに多くの企業で導入されています。自社にあったシステムを選ぶことで、業務効率をアップさせ、より良い採用へと導くでしょう。

 

人事担当者の業務負担を軽減したい、内定辞退者を減らしたい、優秀な人材を獲得したいと考えているなら、ぜひ導入を検討してみてください。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。