採用活動は、企業にとって成長するために非常に業務であり、会社の顔とも呼ばれるほど非常に重要なものです。
採用担当者の主な業務は、採用計画の立案や採用方法の検討、面接の実施、就活生との連絡対応など、多岐に渡ります。
やりがいはあるものの、膨大な業務量や責任により、精神的なストレスも抱えやすくなっているのが現状です。
本記事では、採用担当者に向け、採用担当者が抱えやすい課題と解決策を徹底解説します。
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目次
採用担当者の業務は？
採用担当者の業務は以下のようなものが挙げられます。
- 採用計画の立案
- 採用方法の検討
- 面接準備や適性検査の用意
- 面接希望者との連絡対応（合否連絡含む）
- 内定者との連絡対応
- 入社に関する事務処理
採用担当者は、採用に関する業務全般を担っていることが多いです。中には人事の業務も兼任している方もいます。
弊社のお客様の中には、膨大な業務量に悩んでいる方もいらっしゃいました。
学生のみなさんとのやりとりにかなりの工数がかかっていました。連絡手段がメールと電話だったため、メールを送っても読んでくれているのか分からないこと、また、電話したタイミングが合わずに会話ができないことなどもありました。
一方で、学生のみなさんも時間を気にして電話を会社に折り返してよいのか迷ってしまうなど、行き違いによりスケジュール調整にかなり時間がかかっていました。
特に応募者とのやり取りに苦戦している企業は多い傾向です。
採用担当者の悩みや課題とは？解決策も紹介
では、採用担当者は実際にどのような悩みや課題を抱えていることが多いのでしょうか。
代表される課題や悩みは以下のとおりです。
- 一人当たりの業務量が多い
- 会社と就活生との板挟みになり、ストレスを感じやすい
- 採用目標数に到達できるか不安を感じている
- 人手不足により業務量が増えている
- 募集していも人が集まらない
- 内定辞退が多く入社数が足りない
- 就活生が入社してもすぐ辞めてしまう
各悩みや課題の具体的な内容とその解決策について、ここでは解説します。
1人当たりの業務量が多い
中小企業では、人手不足により採用担当者が少なく、1人当たりの業務量が増える傾向にあります。
例えば、面接１つにしても応募数が多い場合、場所の予約から面接希望者とのスケジュール調整、面接、合否の連絡と1日では終わりません。
新卒採用だと、採用媒体への掲載だけではなく、インターンシップの開催や合同説明会も行う必要がでてきます。
さらに、採用担当者は採用以外の業務も兼任することもあるため、人事や経理、総務といった多くの業務をこなすケースも起こりがちです。
足りない業務量は外注や代行を検討しましょう。採用代行を意味するRPOを利用することで、採用担当者一人当たりの業務量を減らすことができます。
また、優先度の低い業務をRPOに当てることで、メイン業務に集中することも可能です。
RPOについては以下の記事で詳細に解説しています。併せてご覧ください。
採用代行とは？メリット・デメリットから注意点を解説｜人材紹介との違い
会社と就職希望者の板挟みによりストレスを感じやすい
会社として採用目標を決めていることがあり、採用担当者は目標達成のために試行錯誤して採用活動を行っていく必要があります。
そして、会社の代表として面接官として就職希望者と接するため、双方からの板挟みにより、ストレスを感じやすくなっています。
そのため、採用目標に達することができない・面接で思ったような人材が来ない・内定辞退されてしまうといった悩みを抱えやすいのが現状です。
ストレスが溜まりやすい業務であることを理解し、ストレスチェックツールなどを導入し、採用担当者の体調や状態を把握し、十分に配慮します。配慮により業務パフォーマンスの維持につながります。自社に合ったツールの導入を検討しましょう。
厚生労働省も無料でストレスチェックプログラムの提供をしています。まずはこちらからご確認いただくことをお勧めします。
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採用目標数に到達できるか不安を感じている
採用担当者は、会社から設定された採用目標をクリアしなければならないため、プレッシャーや不安を感じやすくなっています。
採用目標は、欲しいスキルを持った人材の確保に焦点が置かれることが多く、ただ募集をかけて採用すればいいわけではありません。
実際に採用活動の方法や面接の流れなどを工夫したとしても、内定後に辞退されるなど、想定外のトラブルが発生することもあります。
現在の採用プロセスに無駄がないかどうかを確認し、まずは見直しを行い修正することが大切です。
中途採用と新卒採用ではプロセスが異なるため、採用方法ごとにしっかりとプロセスを洗い出しましょう。
もし、「見直し方法がわからない」「何から着手したらいいのかわからない」という場合は、採用管理ツールの導入や採用コンサルタントに相談することがおすすめです。
また、無理な目標を立てるのではなく、採用目標に到達できるような仕組みや工夫を考えましょう。
人手不足で1人当たりの業務量が増えている
採用担当者の人数が少ない・事務作業が多く時間が取られているといった理由で、なかなか業務が進まないことがあります。
さらに内定者との連絡対応に時間が取られることもあり、少数で採用活動の業務を進めているとなると、業務量に対して人手も時間も足りません。
この時、社内全体で余裕があるのであれば問題ありませんが、人材を補充しても教育から始めることになり、早急な解決はできないでしょう。
採用業務の多くは、採用管理ツールの導入で効率化できるものが多くあります。人手不足で業務が追いついていない会社も採用管理ツールの導入で解決するケースが多いです。
具体的には、応募者管理や進捗管理、問い合わせの自動回答といった機能を持っているので、活用することで人手不足を解消できます。
定期的に応募者の欲しい情報を自動で送信できるようになり、応募者へより自社のことを知ってもらえるようになります。
さらに、内定者フォローとして定期的なコミュニケーションも取りやすいツールとなっているので、内定辞退を防ぐ目的としても有効です。
募集しても人が集まらない
採用媒体に掲載をしても、「人が集まらない」「欲しい人材が見つからない」といった悩みも採用担当者は抱えています。
情報が薄くどのような仕事をするのか、どんな会社なのかといった情報が少ない場合、応募したいという気持ちはわかないでしょう。
また、どういう人材が欲しいのかといった情報がわかりにくいのも、応募が集まらない原因となります。
他社と比べた時に、給与や福利厚生、残業時間といった面で劣っていると、なかなか人が集まらないこともあります。
採用サイトだけでなくSNSを活用することで、採用媒体だけに掲載するよりも、多くの情報や魅力を拡散できます。
会社に対する理解度や信頼性が高くなれば、その分応募してくれる人も増えるため、まずはSNSを活用して多くの人に会社について知ってもらうと良いでしょう。
また、求人媒体へ掲載しているターゲットや雇用条件の見直しを行うことも、応募者を増やすポイントとなります。
SNS採用については以下の記事で解説しています。併せてご覧ください。
SNS採用はメリットが多い？導入効果から炎上リスクまで徹底解説
内定辞退が多く入社数が足りない
売り手市場となっている就職・転職市場では内定をもらったとしてもほかに魅力的な会社があると内定辞退されがちです。
そのため、募集で人が集まったとしても、結果的に入社数が足りなくなってしまい、採用目標数を達成できないことがあります。
内定辞退をされてしまう原因には、
・入社までの期間が長い
・内定前後で得られている情報が少ない
などの不安感から発生します。
採用担当者が少ない企業では内定後のフォローまで気が回っていないこともあるので、フォロー体制が整っているか確認が必要です。
内定者に対して随時連絡や情報提供を行うことにより、不安感を払拭できるため、内定辞退を防げるようになります。
具体的には、入社するまでに勉強しておいてほしい知識の共有や懇親会の開催といった、コミュニケーションを取る方法があります。
また、内定者フォローはメールよりもSNSを利用したほうが、開封率や返信率が高いこともあるため、LINEといった個別連絡に長けているツールの活用もおすすめです。
入社してもすぐに辞めてしまう
実際に入社した時に想定していた会社・業務・社風ではなかったと感じてしまうと、早期退職をされることがあります。
入社後の早期退職は、せっかく採用したのにコストだけがかかってしまい、企業としてはデメリットでしかありません。
また、新しく従業員を採用するにしても、時間とコストがかかってしまい、採用担当者だけでなく経営面でも負担になります。
採用媒体への掲載内容やホームページの情報をより深いものにし、動画なども掲載して会社の雰囲気を知ってもらえるようにしましょう。
まずは、採用媒体への掲載内容の見直しやホームページの採用ページを充実させるなどの工夫が大切です。
また、SNSであればテキストだけでなく画像や動画を活用し、自社の魅力や雰囲気を随時発信できるため、実際に働いている環境がわかりやすくなります。
開催されたイベントの内容や、実際に職場の雰囲気を視覚的に伝えられるため、会社と求職者との乖離を最小限に抑えられます。
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採用担当の負担や悩みを軽減するなら、採用ツールの導入がおすすめ
採用担当者の業務内容は非常に多く、さらに会社の成長や経営にも関わってくる内容となるため、プレッシャーやストレスも感じやすくなっています。
そこで、ノンコア業務をシステムで自動化させつつ、負担を軽減しながら採用活動を成功に導いてみてはいかがでしょうか。
弊社の提供する採マネnext≫では、LINEを使った採用管理に特化したツールを提供しており、併せて採用コンサルティングも行っています。
採マネnext≫の機能は多岐にわたります。機能の例は以下のとおりです。
- 入社説明から書類提出までを自動化
- LINEに登録してくれた人に対して、選考フェーズごとにリマインドメッセージの送信
- ファイル提出機能も搭載（画像やPDF、Word、Excelといった拡張子に対応）
- Zoomや外部カレンダー、スマホ、スプレッドシートなどのさまざまな機能の連携にも対応
- 疑似AIチャットBoT搭載 など
採用活動を円滑かつ成功させたい方におすすめです。
採マネnext≫をはじめとした、LINE採用のメリットについて以下の記事で解説しています。併せてご覧ください。
採用にLINEを活用！メリット・選ばれる理由から人材別の活用例を紹介
採用担当の悩みは採用コンサルタントに相談しよう
いくら採用管理ツールを導入したとしても、あくまでも業務効率化の過程でしかないため、採用担当者の悩みは尽きません。
時代に合わせて適切な手法を持って採用活動をしていく必要があるので、採用コンサルティングに相談してみるのもおすすめです。
弊社では、LINEを活用した採用管理ツールと採用コンサルティングを提供しており、ツールの活用方法だけでなくさまざまなお悩みの解決をサポートさせていただきます。
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