採用活動は、企業にとって成長するために非常に重要な業務となり、会社の顔とも呼ばれるほど非常にやりがいのある仕事です。
採用担当者の主な業務は、採用計画の立案や採用方法の検討、面接の実施、就活生との連絡対応など、多岐に渡ります。
また、中小企業では、少数精鋭での運用となり、1人当たりの業務量が多くなりやすいといった課題があります。
採用活動は、企業の成長のためにも非常に重要となるので、やりがいはあるものの、精神的なストレスも抱えやすくなっているのが現状です。
本記事では、採用担当者の抱えやすい課題と解決策を徹底解説し、業務負担を軽減させるのに最適なツールもご紹介していきます。
目次
採用担当の業務とは
- 採用計画の立案
- 採用方法の検討
- 面接準備や適性検査の用意
- 面接希望者との連絡対応（合否連絡含む）
- 内定者との連絡対応
- 入社に関する事務処理
採用担当者は、採用に関する業務全般を担っていることが多く、実際に面接官として就活生と話すこともあります。
さらに、母集団形成のための広告や採用媒体へ掲載する内容を検討することもあり、非常に多くの業務を担当しています。
また、面接希望者・内定者との連絡対応や、入社に関する事務処理も採用担当者の業務となっているのが特徴です。
大手企業では、新卒・中途など、細かく採用担当が分かれていることがありますが、中小企業の場合、人事担当者が採用業務を兼務することもあります。
もし、人事と採用業務を同時にこなしているとなると、人事異動や労務管理といった業務も担当することになり、非常に多忙となります。
1人当たりの業務量が多い
中小企業では、人手不足により採用担当者が少なく、1人当たりの業務量が増える傾向にあります。
たとえば、面接１つにしても応募数が多い場合、場所の予約から面接希望者とのスケジュール調整、面接、合否の連絡と1日では終わりません。
新卒採用だと、採用媒体への掲載だけではなく、インターンシップの開催や合同説明会も行う必要がでてきます。
さらに、採用担当者は採用以外の業務も兼任することもあるため、人事や経理、総務といった多くの業務をこなすケースも起こりがちです。
また、企業の成長のためには新しい人材や新卒の確保が非常に重要となるので、新しいプロジェクトを始めるために早急に人材が欲しいといったケースもあります。
このように、採用ニーズが高いにもかかわらず、採用担当者数が少ないため、一人当たりの業務量が多くなりやすくなっています。
会社と就職希望者の板挟みによりストレスを感じやすい
会社として採用目標を決めていることがあり、採用担当者は目標達成のために試行錯誤して採用活動を行っていく必要があります。
そして、会社の代表として面接官として就職希望者と接するため、双方からの板挟みにより、ストレスを感じやすくなっています。
そのため、採用目標に達することができない・面接で思ったような人材が来ない・内定辞退されてしまうといった悩みを抱えやすいのが現状です。
採用担当者が離職してしまうと、新しい人材の確保や再教育といったコストもかかってしまうため、働きやすい環境の構築が必要不可欠となります。
採用担当は会社と就職希望者に対して悩みを持っている
採用担当者の人数が少ないにもかかわらず、会社からは「必要な人材のスキル」「必要な人材数」「できるだけ早く人材が欲しい」というリクエストが来ます。
そのため、会社からは多数のリクエストがあり、採用担当者は会社からのプレッシャーを感じやすくなっています。
現在の就職市場は売り手市場となっており、人材を確保するのは非常に困難です。
また、就職希望者とのコミュニケーションの取り方に悩むことも多く、世代が離れていると、価値観や話題などもなかなか合わないこともあります。
結果、採用担当者は内定辞退されないように、コミュニケーションを取ろうにも、どのように連絡をすればいいかわからないという悩みを抱えています。
採用業務は、会社にとって成長や事業を成功させるために非常に重要となるので、採用担当者の不安や悩みを解決して働きやすい環境を構築することが大切です。
採用目標に到達できるのか不安
採用担当者は、会社から設定された採用目標をクリアしなければならないため、プレッシャーや不安を感じやすくなっています。
採用目標は、欲しいスキルを持った人材の確保に焦点が置かれることが多く、ただ募集をかけて採用すればいいわけではありません。
実際に、採用活動の方法や面接の流れなどを工夫したとしても、内定後に辞退されるなど、想定外のトラブルが発生することもあります。
そのため、企業としては、無理な目標を立てるのではなく、採用目標に到達できるような、仕組みや工夫を考えていかなければなりません。
解決策：採用プロセスの見直しを行う
現在の採用プロセスに無駄がないかどうかを確認し、まずは見直しを行い修正することが大切です。
採用プロセスの具体的な流れは、「採用計画を立てる」「募集を出す」「説明会を行う」「面接」「内定」となります。
このとき、実際には中途採用と新卒採用ではプロセスが異なるため、採用方法ごとにしっかりとプロセスを洗い出すことが重要です。
また、採用プロセスを無駄がないように見直せたのであれば、次はプロセスごとの見直しを行っていきましょう。
もし、見直し方法がわからない・なにから着手したらいいかわからないのであれば、採用管理ツールの導入や採用コンサルタントに相談することがおすすめです。
人手不足で1人当たりの業務量が増えている
採用担当者の人数が少ない・事務作業が多く時間が取られているといった理由で、なかなか業務が進まないことがあります。
さらに、内定者との連絡対応に時間が取られることもあり、少数で採用活動の業務を進めているとなると、業務量に対して人手も時間も足りません。
このとき、社内全体で余裕があるのであれば問題ありませんが、人材を補充しても教育から始めることになり、早急な解決はできないでしょう。
会社の規模が大きくなれば、その分採用数も増えてきますので、人手の補充をしつつ、業務効率を向上させるようなツールの導入も検討してみてください。
解決策：採用管理ツールの導入でノンコア業務を効率化
採用業務の多くは、採用管理ツールの導入で効率化できるものが多くあります。
具体的には、応募者管理や進捗管理、問い合わせの自動回答といった機能を持っているので、活用することで人手不足を解消できます。
さらに、LINEを使った採用管理の場合、応募者や内定者への連絡を、それぞれの状況に合わせて最適な情報を自動で送信が可能です。
これは、応募状況や内定状況に合わせての情報共有だけでなく、登録者がLINEで検索している内容に合わせた内容を発信できます。
そのため、定期的に応募者の欲しい情報を自動で送信できるようになり、応募者へより自社のことを知ってもらえるようになります。
さらに、内定者フォローとして定期的なコミュニケーションも取りやすいツールとなっているので、内定辞退を防ぐ目的としても有効です。
募集しても人が集まらない
採用媒体に掲載をしても、人が集まらない・欲しい人材が見つからないといった悩みも採用担当者は抱えています。
情報が薄くどのような仕事をするのか、どんな会社なのかといった情報が少ない場合、応募したいという気持ちはわかないでしょう。
また、どういう人材が欲しいのかといった情報がわかりにくいのも、応募が集まらない原因となります。
さらに、他社と比べた時に、給与や福利厚生、残業時間といった面で劣っていると、なかなか人が集まらないこともあります。
解決策：採用サイトだけでなくSNSも活用する
採用サイトだけでなくSNSを活用することで、採用媒体だけに掲載するよりも、多くの情報や魅力を拡散できます。
会社に対する理解度や信頼性が高くなれば、その分応募してくれる人も増えるため、まずはSNSを活用して多くの人に会社について知ってもらうと良いでしょう。
また、求人媒体へ掲載しているターゲットや雇用条件の見直しを行うことも、応募者を増やすポイントとなります。
せっかくSNSで母集団形成しても、採用条件に魅力がないと選考辞退につながるため、合わせて見直しをしましょう。
内定辞退が多く入社数が足りない
現在の就活市場は、売り手市場となっているので、内定をもらったとしてもほかに魅力的な会社があると内定辞退されがちです。
そのため、募集で人が集まったとしても、結果的に入社数が足りなくなってしまい、採用目標数を達成できないことがあります。
内定辞退をされてしまう原因には、入社までの期間が長い・内定前後で得られている情報が少ないといった、不安感から発生します。
採用担当者が少ない企業では、内定後のフォローまで気が回っていないこともあるので、フォロー体制が整っているか確認するようにしましょう。
解決策：内定者フォローを実施する
内定者に対して随時連絡や情報提供を行うことにより、不安感を払拭できるため、内定辞退を防げるようになります。
具体的には、入社するまでに勉強しておいてほしい知識の共有や懇親会の開催といった、コミュニケーションを取る方法があります。
また、内定者フォローはメールよりもSNSを利用したほうが、開封率や返信率が高いこともあるため、LINEといった個別連絡に長けているツールの活用もおすすめです。
もし、内定者フォローに悩むのであれば、採用コンサルティングに相談してみると、内定者とのコミュニケーションの取り方も教えてもらえます。
入社してもすぐに辞めてしまう
実際に入社したとき、想定していた会社・業務・社風ではなかったと感じてしまうと、早期退職をされることがあります。
入社後の早期退職は、せっかく採用したのにコストだけがかかってしまい、企業としてはデメリットでしかありません。
また、新しく従業員を採用するにしても、時間とコストがかかってしまい、採用担当者だけでなく経営面でも負担になります。
そのため、母集団形成や面接、内定前といったタイミングで、しっかりと業務内容や社風を伝えることが大切です。
解決策：入社後のギャップを減らすように情報を発信する
採用媒体への掲載内容やホームページの情報をより深いものにし、動画なども掲載して会社の雰囲気を知ってもらえるようにしましょう。
まずは、採用媒体への掲載内容の見直しやホームページの採用ページを充実させるなど、工夫が大切です。
また、SNSであれば、テキストだけでなく画像や動画を活用し、自社の魅力や雰囲気を随時発信できるため、実際に働いている環境がわかりやすくなります。
開催されたイベントの内容や、実際に職場の雰囲気を視覚的に伝えられるため、会社と求職者との乖離を最小限に抑えられます。
さらに、実際に内定をした際には、どういう仕事を依頼するのか、覚えてほしい業務知識を伝えることも有効です。
入社前の懇親会も、面接や面談よりもラフな形式のものとなるので、どのような社風なのかを伝えやすくなるでしょう。
採用担当の負担を軽減するならシステム導入がおすすめ
採用担当者の業務内容は非常に多く、さらに会社の成長や経営にも関わってくる内容となるため、プレッシャーやストレスも感じやすくなっています。
そこで、ノンコア業務をシステムで自動化させつつ、負担を軽減しながら採用活動を成功に導いてみてはいかがでしょうか。
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Zoomや外部カレンダー、スマホ、スプレッドシートといった、さまざまな機能との連携にも対応しています。
また、LINEによるコミュニケーションを取りやすい機能として、個別に対応マークやメモをつけられ、疑似AIチャットBotなども用意があります。
ブロック確認機能も搭載しているので、なぜ連絡が来ないのかとやきもきする心配もありません。
なぜ、ブロックされてしまったかの分析としても活用できるため、より採用活動を成功させられるように改善できます。
採用担当の悩みは採用コンサルタントに相談しよう
いくら採用管理ツールを導入したとしても、あくまでも業務効率化の過程でしかないため、採用担当者の悩みは尽きません。
時代に合わせて適切な手法を持って採用活動をしていく必要があるので、採用コンサルティングに相談してみるのもおすすめです。
採用コンサルティングでは、どうすれば自社の魅力を最大限に伝えられるのか、毎年実態の変わる新卒とのコミュニケーションの取り方などを教えてもらえます。
さらに、抱えている課題に合わせて最適な改善方法も教えてもらえるので、採用課題を多く抱えているのであれば、コンサルティングを受けるのもおすすめです。
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